PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

Desarrollo

Capítulo I: Fundamentos Teórico Conceptuales

El acceso y uso de la información tiene un gran valor e impacto en todos los procesos  que se llevan a cabo en una organización, en la toma de decisiones, en la solución de problemas, en la generación de proyectos, productos y servicios, en la investigación científica y la innovación tecnológica, al dar respuesta a necesidades concretas que surgen en el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la organización a corto, mediano y largo plazo.

En la literatura consultada se aprecia diversidad de enfoques a la hora de definir la información, aunque muchos coinciden al valorarla,  desde una perspectiva organizacional, como un elemento que posibilita que las organizaciones se adecuen al entorno, mejoren sustancialmente en todo su quehacer, además de elevar la competitividad y la eficiencia, según las exigencias de las actividades de control y de los riesgos que se detecten.

En las organizaciones se identifican múltiples tipos de informaciones que serán fuentes (internas, externas, personales, organizacionales), servicios o sistemas asociados a las diferentes funciones que se realizan. Podrán estar impresas o en otros medios como las microfichas o los soportes digitales (disquetes, CDs, DVD, etc.). También podrá apreciarse cómo se maneja información externa; es decir, recursos de información que no necesariamente existen en la organización pero que se utilizan regularmente (Ponjuán Dante, 2004).

Eso condiciona que la información, dentro de la organización, se pueda considerar como un sistema, este o no definido, documentado y aprobado de manera específica.

Los sistemas son conjuntos de elementos que interactúan y de sus interrelaciones surge un comportamiento como un todo. Tienen 3 características estructurales básicas: los elementos que lo componen, las relaciones entre ellos y los límites de cada elemento y del propio sistema. Los elementos que componen un sistema pueden ser procesos (conjunto de tareas relacionadas de forma lógica y para obtener un resultado determinado) o entidades (personas, grupos, objeto, institución). Cada uno de esos elementos del sistema pueden valorarse de manera independiente y ser considerados también como sistemas.

Toda organización es un sistema socio técnico abierto, que forma parte de un sistema mayor, que es la sociedad, con la cual interactúa, recibiendo sus influencias y aportándole resultados (servicios, productos, proyectos, etc)  (Ponjuán, Mena, Villardefrancos, & et.al, 2004). La organización, como sistema social, integrado por individuos, grupos, donde se producen y desarrollan varios procesos, responde a una determinada estructura y sus elementos o componentes se interrelacionan.

En la organización se pueden visualizar los principios que cumplen todos los sistemas: relatividad (todo sistema es un subsistema de otro mayor y a su vez, todo subsistema es un sistema al que se le subordinan otros subsistemas); ambiente; frontera, entradas, salidas, retroalimentación (Figura 3). Tiene entre sus características básicas  (Ponjuán et.al, 2004), que son:

 

Figura 3. Representación general de una Organización como Sistema.

Fuente: Elaboración Propia

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