PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

1.3. Diseño de un Sistema de Gestión Estratégica de Información

Para diseñar un Sistema de Gestión Estratégica de Información (SGEI) se precisa realizar:

• El análisis previo de las necesidades de información de la organización: “...la cuidadosa descripción de las necesidades informativas de los usuarios, constituye un requisito previo para una efectiva gestión de información” (Choo, 1995).

Conocer las necesidades, relativas a la información, de los  usuarios de una organización, representa un factor determinante para el diseño de un Sistema de Información cualquiera. El usuario considerará actualizado, oportuno y eficiente el sistema, en la medida en que sus necesidades sean satisfechas.

• El diagnóstico de la situación actual.

Es el proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

• Una auditoría de información

Una auditoría de información evalúa la efectividad y la eficiencia del sistema de información de la organización, las necesidades actuales de información, la efectividad del uso y distribución de la información;  y los usos y necesidades de información por área funcional o departamento. También identifica las lagunas, inconsistencias y  duplicidades, recursos de información nuevos, puntos débiles y oportunidades del sistema, y comportamiento y prácticas de los usuarios con respecto a la información.

La implicación de los usuarios es de suma importancia desde el momento en que se decide diseñar el sistema hasta que se quiere implementar.  Aja Quiroga (2002)  plantea que para la implementación de cualquier sistema es la gerencia o el equipo de dirección la máxima autoridad para establecer la política de la organización. En dicho proceso, es imprescindible la información generada por las diferentes fuentes y medios, propios de la infraestructura de información que posee la organización. Es la alta dirección de la organización la primera que ha de sensibilizarse, motivarse, convencerse y decidirse a realizar los cambios necesarios en materia de política en la organización.

Para poder articular una propuesta coherente de SGEI, es necesario tener en consideración:

1. Análisis de los ambientes internos y externos que inciden en el funcionamiento de la organización.
2. Examen de toda la información disponible que pueda aportar elementos importantes para el SGEI en la organización: documentos de gestión estratégica, políticas de información, manuales de procedimientos, entre otros.
3. Análisis de los documentos y la información existente para el desarrollo del SGEI.
4. Identificación de los procesos (entradas, salidas) de la organización.
5. Identificación de elementos de control que permitan detectar la eficiencia del sistema desde el punto de vista del usuario.
6. Implementación.
7. Evaluación de los resultados.
8. Examen de alternativas diversas en la mejora del sistema.

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