PROPUESTA DE BASES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE ENERGÍA RENOVABLE DEL MINBAS

Anaely Saunders Vázquez

3.1.4. Almacenamiento de información

La información que se recibe y envía no está registrada oficialmente (hay un registro informal) y los documentos que genera cada especialista, por la compartimentación de las funciones, se archivan de manera personal, por lo que no existe tampoco un registro centralizado, aspecto constatado en la descripción y análisis de los flujos de información.

En cuanto al almacenamiento de la información, cada especialista almacena la que genera y la que recibe, de manera independiente, en carpetas individuales y no existe salva de información de manera centralizada, lo que implica que de existir un fallo en cualquier PC, la información se perdería.

3.1.5. Valor, acceso e información compartida y difundida

Entre las variables que nos interesaba conocer en la investigación se encuentran: el valor de la información que se genera relativa a las fuentes renovables de energía, el acceso a esa información (nacional e internacional, interna y externa) y cómo se comparte y difunde la información.

Para determinar el valor de la información, en la encuesta realizada se indago sobre: la estrategia de información, si la información es difundida ampliamente, si se era consciente del valor de la información generada por el GNER, y si se tiene acceso a la información externa (internacional) y los resultados obtenidos se muestran en la Figura 14.


Figura 14. Variable encuestada: Valor de la información

Un 56 % de los encuestados considera que está definida la Estrategia de Información (Figura 15), toda vez que cada uno de los miembros del Grupo Central conoce que, todo lo referente a la gestión de información (búsquedas especializadas, estudios de vigilancia y prospectiva, boletines temáticos, etc) es responsabilidad de los especialistas de CUBAENERGÍA miembros de cada uno de los Grupos Nacionales, y que en esos grupos tienen la función de ser gestores de información, lo que fue orientado en el proceso de conformación inicial del GNER. En la práctica, no todos los Grupos Nacionales utilizan esta ventaja de contar con el trabajo especializado de un gestor de información, para una actividad compleja, pero que muchos consideran no importante y que pueden asumir.

Los representantes de los grupos provinciales y de algunos OACEs  (44 %) consideran que no está definida esta estrategia y la DER, no cuenta con una documentación que respalde la existencia de dicha estrategia. De igual manera, la información interna de trabajo  de cada grupo, es gestionada por sus máximos representantes y se entrega a la DER la información que solicita que no se almacena adecuadamente, sino de manera individual.


Figura 15. Definición de la Estrategia de Información

Al indagar acerca de  si la información es difundida ampliamente (Figura 16), la mayoría de los encuestados considera que no es suficiente (52 %), teniendo en cuenta que solamente reciben la información que se difunde a través de boletines temáticos, y aun cuando CUBAENERGIA tiene habilitada en su página Web un resumen de todas las búsquedas, compendios y estudios de vigilancia sobre temas relativos a las fuentes renovables de energía y las tecnologías asociadas a ellas, no todo el país ni los especialistas conocen estas facilidades, ni cuentan con posibilidades para el acceso a esta fuente de información.

 

Figura 16: Difusión de la información

El 92 % de los encuestados está consciente del valor que posee la información que genera el GNER y la DER, así como la que se logra recibir por diferentes vías (Figura 17), sobre todo porque, en lo fundamental, es lo que se ha venido haciendo durante años en el país y también puede utilizarse como base para la proyección futura.


Figura 17. Valor de la información del GNER

En cuanto al acceso a la información externa, principalmente se valoró las posibilidades de acceso a Internet que tiene cada especialista de manera individual (Figura 18), y el 72 % de los encuestados tiene la posibilidad de ese acceso, estando las principales dificultades en los especialistas provinciales.

 

Figura 18. Acceso a información externa

La posibilidad de acceso a Internet influye en que, en la mayoría de las ocasiones, los productos informativos especializados de CUBAENERGÍA no se soliciten con la frecuencia debida y se demore el proceso de análisis y toma de decisiones,  al no aunarse esfuerzos en la solución de una problemática determinada, además de duplicar información.

Al tener en cuenta el tema del acceso a la información, quisimos reforzar los resultados obtenidos, profundizando en varios aspectos como: si la información necesitada siempre era encontrada, si la información clave y actualizada está fácilmente disponible, si hay almacenamiento duplicado de información, si se recibe información actualizada periódicamente y sobre el exceso de información relativa a la temática de las fuentes renovables de energía (Figura 19).

 

Figura 19. Variable encuestada: Acceso a la información

La información que necesitan los especialistas siempre es encontrada (56 %) (Figura 20), por varias vías, pero la mayoría de los especialistas  (80 %) consideran que la información actualizada y clave no está fácilmente disponible (Figura 21), lo que refuerza nuestro criterio de que, en la búsqueda de información, como paso inicial de la gestión de información, en muchas ocasiones se obvia el papel de CUBAENERGIA como unidad de información, que debe contribuir a agilizar el trabajo de los especialistas vinculados a las FER.

 

Figura 20. Información que necesita siempre es encontrada

No debe olvidarse que en Internet puede encontrarse mucha información redundante y de baja calidad junto a otras importantes y sólidas, por lo que es difícil de encontrar la que buscamos, en un tiempo oportuno, cuando se realiza este proceso sin conocer todos los aspectos que deben tenerse en cuenta, como el filtrado de la información, que fuentes son las más seguras y confiables, entre otras, y refuerza el principal problema que describimos en cuanto al acceso a la información externa.

 

Figura 21. Información actualizada y clave fácilmente disponible

El 64 % de los encuestados está en desacuerdo con que la información relativa a las FER está almacenada en varios lugares y no está clara cuál es la versión correcta, lo que evidencia que, a pesar de que el almacenamiento es individual, se tiene cuidado en almacenar las actualizaciones correspondientes. (Figura 22)

 

Figura 22. Almacenamiento de información y actualización adecuada

Al indagar acerca de si todos reciben información periódica de actualización, el 56 % de los encuestados refiere estar de acuerdo con que esto ocurre, pero estas informaciones a las que se refieren son básicamente las que se difunde a través de los boletines temáticos (“renovables.cu”, “Clips de energía”) y algunas alertas informativas enviadas por miembros de la DER (Figura 23).


Figura 23. Información periódica de actualización

También quisimos conocer acerca de si los especialistas consideran que se sienten saturados con la información que reciben relativa a las fuentes renovables de energía y el 96 % expresó que no, lo que evidencia las lagunas que existen en la difusión de la información y la necesidad de continuar ofertando productos informativos con valor añadido a los especialistas del país vinculados con esta temática (Figura 24) para cubrir sus necesidades.


Figura 24. ¿Se siente saturado de información sobre las FER?

 

Figura 25. Variable encuestada: Compartir Información

 

 

La última variable que analizamos a través de la encuesta fue compartir información, para conocer fundamentalmente si toda la información que generan los grupos de trabajo de las energías renovables (provinciales y nacionales) se comparte, si es sencillo compartir y distribuir la información y por último, si es fácil identificar personas y grupos con conocimientos concretos (Figura 25).

Los encuestados (88 %) consideran que toda la información que generan los grupos de trabajo de las FER no se comparte (Figura 26) y el 80 % opina que no es sencillo compartir y distribuir información (Figura 27) muy relacionado a que no todos poseen suficiente capacidad de correo electrónico (no todos admiten correos de más de 600 kb), ni acceso a la Internet nacional, aspectos muy condicionados a restricciones nacionales derivadas no solo del bloqueo, sino a las condiciones económicas y las tipologías de las instituciones, empresas y organismos del país, además del equipamiento (TICs) que poseen y las restricciones de seguridad informática implementadas.

 

Figura 26. ¿Toda la información que generan los grupos de trabajo de ER se comparte?

Se evidencia la necesidad de crear mecanismos para que todos los especialistas e instituciones vinculados a las fuentes renovables de energía, puedan tener acceso a las informaciones fundamentales generadas por la DER, el GNER, los grupos nacionales y provinciales, y este aspecto debe quedar establecido en el sistema de gestión de información que se proponga.

Figura 27. Es sencillo compartir y distribuir información

A pesar de los problemas con la difusión de la información, el 80 % de los encuestados considera que es fácil identificar personas y grupos con conocimientos concretos, los que pueden ser contactados para cualquier consulta (Figura 28).


Figura 28. Identificar personas y grupos con facilidad

En este particular, consideramos que sería positivo realizar un levantamiento actualizado de la cantidad de especialistas que existen el país vinculados a las fuentes renovables de energía; las instituciones y organismos a los que pertenecen estos especialistas; los trabajos de investigación, innovación y desarrollo que han realizado; las publicaciones, entre otras informaciones que pueden ser almacenadas y gestionadas desde una base de datos.

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