DISEÑO DE UNA CAMPAÑA DE RELACIONES PÚBLICAS PARA PERFECCIONAR LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA FILIAL MUNICIPAL DEL INASS EN LAS TUNAS

Fernando E.Ricabal Avilés

CAPITULO III. DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE RELACIONES PÚBLICAS PARA CONTRIBUIR AL PERFECCIONAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA FILIAL MUNICIPAL DEL INASS EN LAS TUNAS.

Titulo de la campaña: “Por un INASS de excelencia.”
Lema central.
Se utilizará el  lema o slogan “Por un INASS de excelencia”.  El mismo cumple con el requisito de  sencillez, claridad y precisión. Se escoge el mismo porque hace alusión al objetivo de los trabajadores de lograr la excelencia en los servicios. Y la necesidad de solucionar las deficiencias en la comunicación interna para el logro de los objetivos esperados.
III: 1 Análisis de la situación
Los resultados obtenidos a través del diagnóstico que se realizó a la  filial municipal del INASS en Las Tunas demuestran que en la misma el sistema de comunicación es ineficaz. El mismo no posee un enfoque sinérgico que le permita vincular los elementos de la comunicación interna para alcanzar una mejor gestión de  la misma.
A través de los mensajes comunicativos y en las acciones planificadas para llevar a cabo las estrategias de la campaña,  se realizaran acciones de Relaciones Públicas que permitan solucionar los problemas existentes teniendo en cuenta  la misión, visión y objeto social de la institución, con el objetivo fundamental de  estrechar el vínculo con el público  interno,  establecer adecuados canales de comunicación entre los distintos departamentos, y aportándole un mayor nivel de disponibilidad de información  se garantizará mayor calidad en los resultados de trabajo y servirán de base para tomar medidas concretas que perfeccionen la comunicación interna  y contribuyan al logro de la excelencia en los servicios.
 A continuación se exponen los problemas internos que se detectaron:

La campaña que se propone se planifica como transitoria y se proyecta teniendo en cuenta las deficiencias determinadas, a  encaminar acciones en pos de su solución.
III: 2 Definición del problema y las oportunidades
Problema: ¿Cómo perfeccionar la comunicación interna en la Filial Municipal del INASS en Las Tunas?
Oportunidades; Fueron especificadas en el capitulo dos de este trabajo. (Pág. )
III: 3 Objetivo General:
Perfeccionar de la comunicación interna en el público interno de la filial municipal del INASS en Las Tunas.
Objetivos Específicos:

III: 4.  Identificación y caracterización del público objetivo
Los públicos son los protagonistas de los procesos comunicativos en la organización.
Las acciones de  Relaciones Públicas deben tener en cuenta el público al que van dirigidas para ser programadas adecuadamente, razón por la cual el público es segmentado teniendo en cuenta el organigrama de la organización y dentro de el, a los niveles de dirección, la investigadora identifica dos niveles a tener en cuenta.
En el público interno directivo se encuentran dos niveles de dirección. Un primer nivel conformado por la directora de la filial y un segundo nivel en donde se encuentran los dirigentes no cuadros integrados por los especialistas de los departamentos., suman la cifra de cinco personas, con una edad que oscila entre los 30 y 45 años.
Este público está compuesto por cinco  mujeres, la directora, Los especialistas de  los departamentos. Se puede afirmar que  dentro de este público es  necesario  reafirmar los conocimientos en materia de comunicación, debido a que sobre el recae el peso fundamental de la comunicación entre los trabajadores.
Los trabajadores  subordinados son un total de 28, integrado por  14 hombres y 14 mujeres, son trabajadores jóvenes y entusiastas, muchos de los cuales iniciaron su vida laboral en la filial, su nivel de escolaridad en cuatro casos es de nivel superior, y los restantes son técnicos medios y  graduados de nivel medio superior.
Dentro de este público se  observan conflictos y una deficiente comunicación interpersonal, Esta realidad está determinada por el insuficiente  conocimiento  que tienen en cuanto a la  comunicación y el irrespeto a las normas de cortesía y respeto entre ellos. Aunque vale señalar que la organización cuenta con varios trabajadores, fundadores de la misma, con gran experiencia en la Seguridad Social.
La campaña tendrá una duración de un año, se hará el lanzamiento en el mes de julio de 2011.
Contará con tres etapas, la primera de ellas abarcará los meses de julio a  octubre del 2011, la segunda desde noviembre hasta febrero de 2012 y la tercera de marzo a julio del mismo año.
Cada tres meses, a partir de la puesta en marcha de la misma, se realizará una evaluación para analizar el estado de las acciones comunicativas. Además, se realizarán los ajustes necesarios en el transcurso de la campaña, a fin de lograr una mayor y mejor recepción de los mensajes.
III: 5 Selección de mensajes:
Cada acción que se ejecute va orientada a comunicar que la Filial Municipal del INASS, en  Las Tunas. Encamina sus esfuerzos a  lograr satisfacer las necesidades espirituales del público interno.

III: 7 Estrategias
1- Capacitar a los trabajadores en materia de comunicación. (Organizacional, interpersonal y Relaciones Públicas).
2- Propiciar espacios de participación que faciliten el flujo de comunicación y el intercambio entre los trabajadores.
3- Estrechar los vínculos de comunicación entre los trabajadores, estableciendo medios que contribuyan a elevar  la motivación, el sentido de pertenencia.
Estrategia No.1. Capacitar a los trabajadores en materia de comunicación organizacional, interpersonal y Relaciones Públicas.
Tácticas

a) Ser trabajador del INASS.
b) Entregarlo impreso en original y dos copias, sé exigen dos cuartillas como mínimo.
Temáticas:
Establezca una relación entre la misión, la visión y el objeto social del INASS, en función de lograr la excelencia en los servicios. 
¿Qué importancia le atribuyes a los servicios que brinda el INASS para la sociedad?
Recomendaciones a la dirección del INASS para perfeccionar la comunicación con su público interno.
Estrategias 2- Propiciar espacios de participación que faciliten el flujo de comunicación y reconocimiento a los trabajadores por sus resultados.
Tácticas

Estrategia No 3. Estrechar los vínculos de comunicación interpersonal entre los trabajadores, estableciendo medios que contribuyan a elevar  la motivación, el sentido de pertenencia a la institución.
Tácticas

III.8 Calendario y equipo de trabajo


No

Fecha

Hora

Acción

Respon-sable

Ejecuta

Participan

1

1/7/2011

10 :a.m.

Apertura de la campaña .actividad en saludo al 26 de julio

RRPP:

Consejo de dirección

Trabajadores
de la filial
e invitados

2

Todos los lunes

8:00AM

Debatir en los despachos semanales un punto referente a las inquietudes de los trabajadores.

Especialistas de cada departamento

Especialista del departamento

Trabajadores del departamen-to.

3

Julio/2011

3:00PM

Curso de Relaciones Interpersonales para trabajadores.

RRPP

Asociación cubana de comunicado-res sociales.

Trabajadores de la filial y especialista en la materia

4

Trimestralmente, durante el año que dure la campaña

.

Celebración de cumpleaños colectivos

RRPP.

Sección Sindical

Trabajadores de la filial

5

26/7/2011

8:00
a.m.

Acto en conmemora-
ción por el 26 de julio, día de la rebeldía nacional.

RRPP

Administración y Sección Sindical.

Trabajadores de la filial.

6

23/8/2011

10:00
a.m.

Intercambio de regalos en conmemoración al aniversario de la FMC.

RRPP

Sección Sindical

Trabajadores de la filial.

7

5/9/2011

9:00
a.m.

Encuentro deportivo entre los Trabajadores de la filial.

RRPP.

Sección Sindical

Trabajadores de la filial.

8

Octubre de 2011

 

Curso de Relaciones Públicas.

RRPP

Asociación cubana de comunica-dores sociales

Trabajadores de la filial y especialista en la materia

9

10/10/2011

8:00
a.m.

Actividad por el día de la independencia nacional.

RRPP.

Consejo de Dirección

Trabajadores de la filial.

10

15/1/2012

 

Espacio establecido para establecer una Tormenta de Ideas.

 

RRPP.

Sección sindical.

Trabajadores
de la filial.

11

Enero de 2012

 

Curso de Comunicación Organizacional

RRPP

Asociación cubana de comunicado_ res sociales

 

12

14/2/2012

2:00
a.m.

Cena por la amistad en saludo al 14 de febrero.

RRPP.

Sección sindical.

Trabajadores
de la filial.

13

8/3/2012

2:00
a.m.

Actividad por el día internacional de la mujer.

RRPP.

Sección sindical

Trabajadores
de la filial.

14

15/4/2012

3:00
p.m.

Concurso “Por un INASS de excelencia” en conmemoración al día internacional de los trabajadores.

RRPP

Sección sindical

Trabajadores
de la filial.

15

1/5/2012

7:00
a.m.

Actividad por el día internacional de los trabajadores.

RRPP

Sección sindical

Trabajadores
de la filial

16

8/5/2012

4:30

Actividad recreativa por el día de las madres.

RRPP

Consejo de Dirección

Trabajadores
de la filial

17

26/7/2012

10:00

Cierre de la campaña Actividad  por el 26 de julio.

RRPP

Consejo de Dirección

Trabajadores
de la filial.

Acción 1: Apertura de la campaña.
Actividad en saludo al 26 de julio.
Lugar: INASS municipal
Duración: 3:00 Horas.
Objetivo de la acción:
Explicar la importancia de la campaña para los trabajadores y para lograr los objetivos de la filial, la unidad del público interno y el perfeccionamiento de la comunicación interna.
Aseguramientos:
Banderas cubanas y del 26 de Julio. Merienda (bocaditos de jamón).Refrescos.
Guión:


8:00a.m. 

Se reunirán los trabajadores en la filial  a las 8: AM. (Es inviolable la puntualidad.)

9:00a.m.

Comenzará el acto. Presidido por Madelin Scriba Santiesteban  en su condición de directora del INASS provincial., Teresa Leticia García Cordovés, directora INASS municipal, Una representación de la Sección Sindical, Y el PCC, como  representación política de la institución  y los trabajadores de la base.

A continuación el encargado de la Campaña de  Relaciones Públicas dará lectura al informe de lanzamiento de la campaña donde hará énfasis en  los objetivos de la misma y su importancia para el buen funcionamiento de la comunicación en la  filial.
Al terminar el acto se repartirá la merienda y se dará por terminada la actividad.
Acción 2: Debatir en los despachos semanales un punto referente a las inquietudes de los trabajadores  y  al debate de los mensajes de tipo humano.
Objetivo: Establecer un espacio de comunicación ascendente donde los trabajadores puedan exteriorizar sus inquietudes, quejas, opiniones y donde se de prioridad a los mensajes humanos.
Acción 3: Curso de Relaciones interpersonales para trabajadores. Este curso se efectuará en el mes de julio de 2011, al iniciar la campaña, la fecha no se ha especificado.
Lugar: INASS municipal
Duración: 3Horas
Objetivo de la acción

Acción 4: celebración de cumpleaños colectivos.
Lugar: INASS municipal.
Duración: (no está prevista)
Objetivo de la acción:

Aseguramientos: kake. Bocaditos de jamón. Refrescos. Helado. Platos y vasos desechables. Un equipo de música.
Guión:


1:00 p.m

Al iniciar la actividad se explicará el objetivo de la misma y se presentarán los trabajadores homenajeados, donde se le hará entrega de un estímulo material por parte del colectivo.
Se pondrá música a gusto de los participantes y comenzará el  brindis, la terminación de la actividad se dejará a decisión de los participantes.

Acción 5: Acto en conmemoración por el 26 de julio, día de la rebeldía nacional.
Lugar: Plaza de la Revolución Mayor General Vicente García.
Duración: 3:00 horas.
Objetivo de la acción:
Manifestar la importancia del conocimiento de nuestra historia para mantener las conquistas alcanzadas.
Lograr la integración del colectivo.
Participar en un día de fiesta popular.
Aseguramientos: Dulces. Refrescos. Bocaditos. Termo con agua. Sombreros. Banderas cubanas y del 26 de julio, y carteles alegóricos a la fecha.
Todos los trabajadores irán vestidos con los colores de la bandera del 26 de julio
Guión:


6:30.a.m.

Los trabajadores del INASS se reunirán en el punto tradicional para la celebración de fechas conmemorativas, para esperar el inicio del acto.

Al concluir el acto se distribuirá la merienda y por decisión colectiva se escogerá el área para participar en la fiesta popular.
Acción 6: Intercambio de regalos en conmemoración al día internacional de la mujer
Lugar: INASS municipal
Duración: 3:00 Horas

Lograr la motivación de las trabajadoras.
Establecer relaciones cordiales de solidaridad, respeto y amistad.
Resaltar en el colectivo el valor de la mujer en el desarrollo de la sociedad y su valor dentro del colectivo de trabajadores.
 Intercambiar regalos entre las mujeres,
Aseguramientos: Kake Refrescos Ensalada fría Bocadillos .Platillos, vasos y servilletas desechables.
Los regalos son personales e individuales. y se compraran con los recursos personales de cada una.(El precio es de 2:00 CUC)
Guión:


10:00 a.m.

Se convocará a los trabajadores en su totalidad. La sección Sindical dará lectura a un comunicado a las mujeres por su condición de federadas a través del cual se hará énfasis en el importante papel de las mismas para el desarrollo social. Se le hará entrega de una postal dedicada por la Sección Sindical.

10:40 a.m.

Se dará comienzo al intercambio de regalos y al concluir se repartirá el brindis.

Acción 7: Encuentro deportivo, entre los Trabajadores de la filial.
Lugar: Sala techada Raúl Gómez García.
Duración: 2 Horas.
Objetivo de la acción:

Aseguramientos: Pelota de  voleibol. Refrescos de sirope. .Bocadito de queso. Frutas.
Guión:


8:00.a.m.

Se reunirán los trabajadores  en la filial para de ahí partir para la Sala Techada, lugar escogido para el encuentro deportivo

8:30.a.m.

Comenzarán los preparativos para el encuentro deportivo

Al terminar el partido se repartirá la merienda y se dará por concluida la actividad.

Acción 8: Curso de Relaciones Públicas
Lugar: INASS
Duración: 3: Horas
Objetivo de la acción: Preparar a los directivos y especialistas Sobre los conocimientos básicos de las Relaciones Públicas.
Aseguramiento: Realizar un convenio con la (ACCS;) Asociación cubana de comunicadores sociales.)
Acción 9: Actividad por el día de la independencia nacional.
Lugar: INASS
Duración: 1:00 Hora
Objetivo de la acción:
Manifestar la trascendencia histórica  del 10 de octubre y el significado del acontecimiento  para  nuestra historia  nacional.
Aseguramientos: Documentos referentes a la fecha. Adornar los departamentos.
Guión:


8:00.a.m.

Se hará un acto en recordación a la importante fecha

Acción 10: Se realizara un encuentro para establecer una tormenta de ideas que sirva de retroalimentación en función de perfeccionar la comunicación interna.
Lugar: INASS
Duración: 3:00 Horas.
Objetivo de la acción:
Contribuir a  potenciar la retroalimentación entre trabajadores y directivos.
Aseguramientos:
Una merienda. (Aún no especificada).Agua fría


Guión:

El día señalado, se reunirán trabajadores y directivos  de la filial municipal del INASS en las Tunas con el objetivo de establecer una tormenta de ideas, donde se escuchen todos los criterios y las opiniones del público interno, con el objetivo de establecer una retroalimentación, que sirva de conocimiento en función de perfeccionar la comunicación interna.

Acción 11: Cena por la amistad en saludo al 14 de febrero.
Lugar: INASS municipal
Duración: A criterio de los participantes.
Objetivo de la acción:
 Crear un espacio de amistad y unidad en el colectivo.
Lograr  un estimulo a ser mejores compañeros y trabajadores.
Estimular a los trabajadores y sus parejas en el valor de la amistad y el amor.
Aseguramientos: Pollo frito .Congrí .Yuca hervida. Dulce de fruta bomba con queso (postre).Cerveza.
Guión:


6:00 p.m.

Se dará inicio a la actividad con la intervención del encargado de las Relaciones Públicas, donde se hará alusión al significado de la fecha y el objetivo de la celebración.

6:30p.m.

Comenzará la, Cena por la amistad, donde cada trabajador y su pareja escogerá la otra pareja de compañeros que lo acompañará en la velada.

El local estará limpio y organizado y las mesas estarán decoradas con manteles, búcaros  con flores.
Los participantes deben vestirse adecuadamente.
El local será amenizado con música del recuerdo.
Acción 12: Actividad por el día internacional de la mujer.
Lugar: INASS municipal.
Duración: 3 horas.
Objetivo de la acción:
Reconocer en el colectivo el papel de la mujer.
Estimular a las mujeres a ser mejores cada día como madres y trabajadoras.
Aprovechar el marco de la fecha para homenajearlas.
Aseguramientos: Una caldosa tunera .Viandas. Especias. Carne de cerdo. Cóctel de frutas.
Guión:


3.00p.m.

Se dará inicio a la actividad con un comunicado de la Sección Sindical  dirigido a las mujeres en homenaje al día internacional de la mujer.

3:30:p.m.

Todos los trabajadores pasarán al patio para comenzar los preparativos de la caldosa.

La actividad se extenderá a voluntad de las homenajeadas.
Acción 13: Actividad por el día de los pioneros y la juventud.
Lugar: INASS
Duración: 2:00 Horas.
Objetivo de la acción:
Estimular a los jóvenes del centro a ser cada día mejores.
Aseguramientos:
Comunicado de la Sección Sindical dedicado a los jóvenes del centro. Mesa cubana con platos tradicionales. Platillos y vasos desechables.
 Guión:


1:30 p.m.

Se reunirán los trabajadores con el objetivo de recordar la fecha del cuatro de abril y resaltar la labor y los resultados de trabajo de los jóvenes del centro.

2:00 p.m.

La Sección Sindical dará lectura a un comunicado dirigido a los trabajadores más jóvenes del centro. y a continuación los trabajadores pasaran a servirse de los diferentes platos tradicionales.

Acción 14: Concurso Por  un “INASS de excelencia” en conmemoración al día internacional de los trabajadores.
Lugar: INASS municipal.
Duración: Un mes
Objetivo de la acción:
Motivar a los trabajadores por el conocimiento de  la misión, visión y objeto social de la entidad.
Motivarlos por el cumplimiento del código de ética de la entidad.
Lograr que los trabajadores se sientan orgullosos de la noble tarea que realizan.
Aseguramientos:
Un regalo consistente en: Jabones y champú, Libros. Lapicero, Folletos, souvenir, reconocimiento especial.
Guión:


3:00 a. m:

Se  dará inicio al acto en el cual se lanzará la convocatoria para el concurso “Por un INASS de excelencia., donde se darán a conocer las base para el mismo, los temas a tratar, y los premios para el concursante que resulte ser el ganador.

Acción 15: Actividad por el día internacional de los trabajadores.
Lugar: Plaza de la Revolución mayor general Vicente García.
Duración: 3:00 horas.
Objetivo de la acción:
Patentizar nuestro compromiso inquebrantable con la Revolución en defensa de las conquistas alcanzadas.
Fomentar una conciencia política e ideológica en el público interno.
Participar en un día de fiesta popular que estimulé la unidad del colectivo.
Aseguramientos:
Banderas cubanas, Pancartas alegóricas al primero de mayo, Refrescos, bocaditos.
Termo con agua potable.
Sombreros.
Guión:


6:30.a.m.

Los trabajadores del INASS se reunirán puntualmente en el área de concentración. Irán vestidos con los colores de la bandera.

8:00.a.m.

Dará inicio el acto por el día  internacional de los trabajadores

Al concluir el acto se distribuirá la merienda y por decisión colectiva se escogerá el área para participar en la fiesta popular
Acción 16: Actividad recreativa por el día de las madres.
Lugar: INASS
Duración: 3:00 Horas
Objetivo de la acción:
Estimular a las madres del centro, por su esfuerzo y dedicación a la familia  y el trabajo diario
Aseguramientos:
Los hombres del centro serán los encargados de organizar  la actividad.
Un modesto brindis por el día de las madres.
Cada mujer recibirá de las manos de uno de sus compañeros, un ramo de flores.
Ensalada fría. Un Kake .Refresco. Dos botellas de vino. Vasos  y platos desechables.
Acción 17: Cierre de la campaña actividad  por el 26 de julio.
Lugar: INASS Municipal.
Duración: 3:00 Horas.
Objetivo de la acción: En un acto político por el día de le rebeldía nacional se dará las conclusiones de la campaña. Se, escogerá este marco para intercambiar con los trabajadores sobre su opinión respecto a si se cumplieron los objetivos de la misma.
Aseguramiento: Se realizará un acto político con el objetivo de dar las conclusiones de la campaña,
Presidirá el acto Madelin Scriba Santiesteban  en su condición de directora del INASS provincial., Teresa Leticia García Cordovés, directora INASS municipal, Una representación de la Sección Sindical, Y el PCC, como  representación política de la institución  y los trabajadores de la base.
A continuación el encargado de la Campaña de  Relaciones Públicas dará lectura al informe de las conclusiones de la campaña, los resultados obtenidos y si se cumplieron o no los objetivos. se hará énfasis en  los objetivos de la misma y su importancia para el buen funcionamiento de la comunicación en la  filial.


III.9 Presupuesto.
En los momentos actuales teniendo en cuenta la grave crisis económica mundial y  su incidencia directa en la economía cubana, además del hecho de que el INASS municipal es una institución presupuestada que no tiene autonomía para crear un presupuesto extra, se hace necesario que sea valorada su aprobación y puesta en práctica. El presupuesto será  usado  en la impresión de los distintos soportes de comunicación y para los medios y soportes que se utilizarán en la campaña.


DESCRIPCIÓN

U/M

CANT

Precio Unitario

Importe

CUC

CUP

CUC

CUP

Meriendas

U

150

 

8.00

0.00

1200.00

Alquiler de Banderas

U

10

 

20.00

0.00

200.00

Alimentos(Almuerzos)

U

150

 

25.00

0.00

3750.00

Audio

U

2

 

250.00

0.00

500.00

Regalos para a los trabajadores

U

33

 

50.00

0.00

1650.00

Foto

U

40

0.35

 

14.00

0.00

Refrigerio

U

 

 

 

0.00

0.00

Regalos para ganadores de concurso.

U

3

5.00

 

15.00

0.00

Materiales promociónales

Afiches

U

10

 

50.00

0.00

500.00

Sueltos A4

U

100

 

2.00

0.00

200.00

Mural

U

1

 

100.00

0.00

100.00

Materiales de oficina

Lapiceros

U

40

0.70

 

28.00

0.00

Hojas A4

U

2

3.85

 

7.70

0.00

Tonel de Impresora Láser

U

1

80.00

 

80.00

0.00

Cursos

Comunicación organizacional.

U

1

 

300.00

 

300.00

Cultura organizacional.

U

1

 

300.00

 

300.00

Relaciones Públicas.

U

1

 

300.00

 

300.00

TOTAL

 

140.70

9000.00

 

III.10 Evaluación
En cada acción se llevará un control para saber si ha sido adecuada o inadecuada la ejecución de la misma al seguir los siguientes parámetros: Opinión de los participantes, Cortesía empleada, Ética, Ambientación de los locales, Calidad de la Acción, Cumplimiento de los Objetivos.

Después de cada acción se deben hacer las observaciones para la posterior evaluación de la campaña. Para la evaluación final se aplicarán  técnicas de investigación como la entrevista y la encuesta para corroborar si se cumplieron los objetivos.

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