CAPITULO II: PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA IMPLEMENTAR EL PERFECCIONAMIENTO EMPRESARIAL EN LA EMPRESA DE COMERCIO Y GASTRONOMÍA DE AMANCIO

En el capítulo se diseña el procedimiento de control para contribuir a implementar el perfeccionamiento en la empresa objeto de investigación a partir de su caracterización. El procedimiento contiene características que la hacen integradora y desarrolladora. Comprende etapas y pasos para su ejecución, aplicables sin alterar los conceptos actuales de desarrollo económico en la empresa socialista. Contiene la evaluación de la factibilidad de aplicación del procedimiento de control interno.

II.1 Diagnóstico de la situación del sistema de control interno en la Empresa de Comercio y Gastronomía de Amancio

La Empresa de Comercio y Gastronomía en Amancio fue creada en 1982, con el objetivo de satisfacer las demandas de la población en cuanto a la gastronomía y prestar servicios comerciales de productos con buena calidad.

Esta situada en la calle Rubén Batista No. 33 Pueblo Nuevo, Batey, Amancio y pertenece al Ministerio de Comercio Interior (MINCIN), quien asesora y rige las políticas de su objeto social, a través de la Dirección del Sectorial Provincial de Comercio, organismo encargado de dirigir metodológica y administrativamente este sector.

En la planeación estratégica de la entidad se destacan en esta caracterización:

Como misión, prestar servicios gastronómicos y de alojamiento con calidad; comercializar mercancías, productos industriales en tiempo y de manera eficiente, los productos de la canasta básica a través de su red de unidades comerciales, y garantizar el servicio de alimentación a los organismos para sus eventos planificados mediante ventas a crédito.

Su visión, es la de clasificar como empresa en perfeccionamiento empresarial, con un servicio especializado a la población, con mayor calidad y un estilo de trabajo propio, además, de una oferta estable y variada.

Para desarrollar su actividad la empresa cuenta con 134 establecimientos, de ellos: 79 unidades de comercio que incluyen seis mercados artesanales e industriales y 51 unidades gastronómicas, que son nueve mercaditos de la familia, un centro de elaboración, un comedor de servicio a trabajadores (SAT) y dos almacenes. El resto son unidades que prestan servicios.

Para cumplir su misión tiene una plantilla ocupada de 615 trabajadores, de ellos son dirigentes 137 (Siete cuadros). El gasto de salario en el 2009 fue de 2 325.6 MP, con un salario medio por trabajador ascendente a 314.10 pesos.

La contabilidad se gestiona de forma automatizada y realizan sus operaciones hasta la elaboración de los estados financieros, utilizando para ello el sistema Versat Sarasola, el que se encuentra certificado por los ministerios de la Informática, la Comunicación y el de Finanzas y Precios.

Resultados del diagnóstico del control interno.

Se resumen las deficiencias detectadas en la contabilidad y el control interno en la empresa de Comercio y Gastronomía, a partir de la guía de la Contraloría General de la República (Ver anexo 2). El diagnóstico fue aplicado en noviembre de 2010, por la propia empresa a través de la Subdirección de Contabilidad y el Departamento de Auditoría. Se aplicó a nivel de la Empresa Municipal y en todas sus unidades de comercio y gastronomía.

Resultados a nivel de empresa.

En la evaluación de los aspectos sobre la competencia profesional, el organigrama y los recursos humanos, la que fue evaluada de deficiente, se destacan como resultados insuficientes:

• No todos los trabajadores tienen elaborado su plan individual de capacitación a partir de la determinación de las necesidades y los resultados de las evaluaciones.

• No todas las áreas efectúan las evaluaciones del desempeño a los trabajadores.

• El Comité de Ingreso no funciona.

Durante el diagnóstico, las políticas y prácticas en el área de personal resultaron evaluadas de deficiente por:

• No cumplir con lo establecido en el periodo de prueba para evaluar que el trabajador logre la idoneidad para el puesto al que aspira.

• Existen documentos que no están actualizados como: plantillas de cargo; expedientes laborales de los trabajadores; y el reglamento de estimulación material y moral.

El Comité de Control fue evaluado de satisfactorio, sin embargo la planificación estratégica, el plan y presupuesto, recibieron categorías de deficiente, señalando que todas las actividades de la empresa no cuentan con las normas unitarias de gastos y no se analiza su comportamiento periódicamente. Los Manuales se evaluaron de aceptable, pues no existe el manual de organización y funciones de la entidad.

La identificación del riesgo, aunque fue evaluada de aceptable, no están identificadas las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades por cada área y en la entidad en general. La documentación fue evaluada de deficiente porque el expediente único no está actualizado como lo establece la ley y la empresa no cuenta con la certificación de los Sistemas Contables que se están utilizando en la entidad.

El control aplicado para diagnosticar el acceso restringido a los recursos, activos y registros se evalúa de deficiente, pues no existen mecanismos de seguridad para proteger los recursos, activos, registros y comprobantes, además los activos de valor no están bien protegidos a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarmas, pases de acceso y otros.

El Control del Sistema de Información recibió categoría de aceptable, señalándose que no existen procedimientos para las copias de seguridad, ni el control sobre la adquisición, implementación y mantenimiento del software del Sistema.

El Combustible, se constituyó en otro de los aspectos evaluados de deficiente, señalando entre las insuficiencias más significativas que:

• Existen entregas de combustible a equipos que no son activos fijos de la entidad y no existe el contrato para estos casos.

• Los contratos que existen para equipos que no son de la entidad no cuentan con las cifras a entregar.

• Los equipos de transporte no tienen establecidas normas de consumo de combustibles.

• No se hacen análisis de las normas de consumo.

• La tabla de distancias de recorridos no existe, ya que no se ha hecho este año el contrato con la empresa Geocuba para que elabore la tabla oficial.

• Las tarjetas de combustible no se custodian en la caja fuerte, por lo que es imposible llevar y mantener actualizado el registro de entrega y devolución de estas como establece la Resolución 60.

• No se cuenta con un listado actualizado del combustible asignado a cada tarjeta o actividad.

Se diagnosticó el estado de las cuentas por cobrar y pagar, evaluadas de aceptable porque no existe un submayor por cada expediente y clientes donde se anoten los cargues y además los pagos realizados a los proveedores. No todos los organismos se concilian dentro del mes o antes de cerrar el balance, además las cuentas por cobrar diversas y los pagos anticipados no se analizan en los consejos de dirección.

La evaluación de los activos fijos tangibles (AFT) fue de aceptable, señalando que los modelos utilizados no tienen los datos de uso obligatorio: movimientos de AFT y el submayor de edificios y construcciones.

Los inventarios recibieron categoría de aceptable, detectándose que:

• No se informa en todos los documentos de entradas y salidas, las existencias que van quedando de los productos en el almacén.

• No tienen actualizado el listado del personal autorizado a distribuir y tampoco el personal autorizado a extraer recursos.

• No se utiliza el modelo “Movimiento de Reservas Movilizativas” para hacer la rotación de la reserva.

• No tienen el Plan de Prevención.

Resultaron evaluados de deficiente el aspecto Caja y Banco, señalándose que:

• La caja no tiene la seguridad adecuada para el efectivo y documentos.

• No se realiza siempre el reembolso de fondos de efectivo al cierre de mes.

• Se incumple con el depósito diario establecido al Banco.

• Se viola la Resolución 324 del Banco Central de Cuba.

• Todos los modelos establecidos para caja y banco no tienen los datos de uso obligatorios, tal es el ejemplo de los anticipos y liquidación de gastos de viajes, el reembolso de fondos y el arqueo del efectivo en caja.

El control efectuado a las nóminas fue evaluado de aceptable, entre las dificultades se registraron las siguientes:

• No se usa el Modelo Control de Datos Nóminas como establece el MFP, para los recursos humanos.

• Las extracciones de salarios no reclamados no las aprueba el área económica como establece la ley.

• Existen modelos sin los datos de uso obligatorio referidos a control de datos nóminas, (no se lleva), los movimiento de nóminas y el autorizo de cobro.

El registro, submayores y otros modelos fueron evaluados de aceptable, donde se señala documentos que no tienen los datos de uso obligatorios establecidos, como: comprobantes de operaciones que le faltan las firmas de revisado y tienen borrones y tachaduras.

Fueron evaluados de aceptable los faltantes, pérdidas y sobrantes, pues existe un expediente de Gastos de Años anteriores que no tiene los datos establecidos por la Resolución 20/2010.

El compromiso de la dirección se evaluó de aceptable, porque esta no puede garantizar los recursos necesarios para los sistemas de información ya que el 40 % de los técnicos no tienen calculadora, no existen soportes para almacenar datos y hacer las salvas del balance. Las oficinas tienen una situación constructiva y ambiental pésima.

Obtuvo categoría de deficiente la evaluación del sistema de control interno, ya que le fue señalado que:

• No se lleva un monitoreo permanente sobre las actividades que se efectúan en la entidad.

• No se evalúa periódicamente el desempeño de la entidad.

• Los trabajadores no realizan el control permanente sobre las actividades que ellos mismos llevan a cabo y esperan que se haga por el Comité de Control Interno.

La eficacia del Sistema de Control Interno se valoró deficiente, teniendo en cuenta que:

• No constituye un medio que refuerza y apoya el compromiso por la rendición de cuentas.

• No contribuye al logro de la economía, eficiencia y eficacia de la entidad.

• No permite detectar el incumplimiento de la legislación y normas vigentes.

El epígrafe auditorías del sistema de control interno, alcanzó evaluación deficiente al detectarse que no existen todos los mecanismos para revelar las deficiencias de este sistema y las acciones de control no proporcionan recomendaciones para fortalecer el control interno.

En resumen se aprecian deficiencias muy significativas que afectan a la empresa y a las que su dirección les debe prestar la debida atención en cuanto a, la competencia profesional, el organigrama, los recursos humanos, las políticas y prácticas en el área de personal, el acceso restringido a los recursos, activos y registros, el combustible, el aspecto Caja y Banco, el sistema de control interno, la eficacia del Sistema de Control Interno y el epígrafe auditorías del sistema de control interno

Resultados en las unidades de comercio.

Al analizar el resumen del control interno a las unidades del comercio, se obtuvo como resultados que, de un total de 46 unidades inspeccionadas, fueron evaluadas de Satisfactorias ocho, lo que representa un 17 %. Recibieron categoría de Aceptables, 31 para el 67 % y de Deficientes 7 para el 16 %.

Resultados en las unidades de gastronomía.

Durante el control interno a las unidades de la gastronomía, concluyó que del total de 29 unidades inspeccionadas, se evaluaron de Satisfactorias una, que representa el 3 %, de Aceptable 18 para el 62 % y 10 de de Deficientes, para el 35 %. De forma general en ambos tipos de unidades controladas se registraron insuficiencias que constituyen regularidades, las que se mencionan a continuación:

• Falta de seguridad al efectivo y recursos de la unidad.

• Unas no tienen el plan de ahorro y las que lo tienen, los trabajadores no lo conocen.

• Los administradores no elaboran los planes de trabajo en correspondencia con lo indicado.

• Falta de seguridad en las unidades, por problemas constructivos.

• No tienen implementado el plan de prevención y lo relacionado con la Seguridad y Protección.

• Los trabajadores tienen desconocimiento del aporte individual al plan de ventas de la unidad, así como el plan de ingresos y gastos.

• No se elabora adecuadamente el Modelo Informe de Recepción a los productos que reciben.

Los resultados registrados durante la aplicación del control a las unidades de Comercio y Gastronomía indican que no se han producido las transformaciones, ni los cambios deseados en el sistema empresarial. Lo que evidencia que se requiere de un nuevo sistema de pensamiento y actuación de todos los actores, de la aplicación de nuevos procedimientos en cada uno de los procesos que se practican en la organización, convirtiéndose en una nueva ideología de trabajo para el sistema empresarial cubano, acorde con la situación económica que hoy vive la humanidad.