II.2. Diseño del procedimiento de control interno para implementar el Perfeccionamiento Empresarial en la empresa de Comercio y Gastronomía del municipio Amancio

Se parte de la conceptualización y definición del término procedimiento en su sentido más amplio, pues lo específico de su uso en el control interno ya ha sido tratado teóricamente en el primer capítulo.

Todos los diccionarios en sus diferentes acepciones coinciden en que procedimiento en esencia es acción o modo de obrar. Sinónimo de método, y método es el modo razonado de obrar o de hablar. Así mismo cuando se busca el concepto Técnica, se define como el conjunto de procedimientos de un arte o ciencia.

Buscando un acercamiento al procedimiento para el control que se necesita en la presente investigación, se asume que es “la acción de proceder. Método de ejecutar algunas cosas. Definición, paso a paso, del método de resolución de un problema. El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo”. Christian Guzmán Napuri- El Procedimiento Administrativo. Lima: Ara Editores, 2007.

Para diseñar y llevar a cabo el proceso de creación de un procedimiento en una entidad determinada, se hace necesario de acuerdo a los conceptos planteados y a la experiencia obtenida en el desarrollo de estos trabajos, ordenar el proceso de obtención de la información, garantizando en todo momento, no sólo la obtención de los datos y los controles, sino también una vía capaz de guiarnos consecuentemente a nuestros objetivos.

PROCEDIMIENTO

El procedimiento que se propone esta estructurado en tres etapas para su mejor comprensión y aplicación, con una lógica de desarrollo y que responde a los principios que derivan de la teoría estudiada en el primer capítulo y a las necesidades del contexto que derivan de los resultados del diagnóstico aplicado a la empresa ya expuesto en el epígrafe II.1, como veremos a continuación.

Principios del procedimiento.

Precisamente, el estudio teórico realizado, la experiencia profesional de la autora en el sector y las normas que exigen la aplicación del control interno para la implementación de sistema de gestión empresarial, permiten asumir como principios los siguientes.

1. Preparación continua, integral y pertinente, de los actores que aplicarán el procedimiento de acuerdo con las necesidades a cada nivel.

2. Que responda a las necesidades e insuficiencias detectadas en la caracterización inicial de la empresa.

3. Carácter integrador de las acciones previstas en cada etapa, las que deben tienen un carácter dinámico, coherente e integrador.

4. Flexible, pues durante el análisis y evaluación de las acciones se perfeccionan, reajustan, suprimen o promueven nuevas acciones.

5. Pleno acceso, pues todos los trabajadores pueden participar en todas las actividades que necesiten del sistema.

5. Esfuerzo adicional, basado en la motivación y compromiso de los trabajadores, se requiere de un esfuerzo adicional, de un extra en su preparación consciente al que debe dedicarse tiempo y trabajo independiente.

6. Delimitación de responsabilidades, de todos los actores a diferentes niveles, de acuerdo con las responsabilidades en la organización.

7. Autoevaluación permanente, como vía implícita en el procedimiento, para darle continuidad a su cumplimiento y reflejar los resultados a nivel individual y colectivo.

Para lograr estos principios, y alcanzar los resultados pertinentes del procedimiento diseñado se establecen objetivos que implican transformaciones, propósitos de cambio, en correspondencia con las necesidades concretas y las posibilidades reales en la aplicación del perfeccionamiento empresarial, con énfasis en el control interno.

Objetivo general del procedimiento.

Contribuir a mejorar el impacto económico en el territorio, a través de la aplicación de un procedimiento de control interno para implementar el perfeccionamiento empresarial en la empresa de Comercio y Gastronomía en Amancio.

Para dar cumplimiento al objetivo propuesta se precisa de una adecuada estructura funcional del procedimiento que responda a este propósito. A continuación las etapas con su argumentación y acciones correspondiente.

Estructura del procedimiento.

Como ya se ha dicho el procedimiento que se propone consta de tres etapas y 13 pasos en las que además se incluyen sus objetivos específicos y principales principios a los que responde cada una.

Etapa 1: Diagnóstico de la situación del control interno.

Etapa 2. Diseño de los pasos y acciones de control interno.

Etapa 3. Implementación y evaluación de los pasos y acciones de control interno.

A continuación se explica y argumenta cada etapa con sus elementos constitutivos ya expuestos, donde se aprecian la relación entre etapas, los principios a que responden y su pertinencia de acuerdo a la situación de la empresa en este sistema, que ha limitado esta organización para iniciar el perfeccionamiento empresarial.

Argumentación de cada etapa.

Etapa 1 Diagnóstico de la situación del control interno.

Objetivo: Identificar el estado de los elementos del sistema de control interno que limitan la implementación del perfeccionamiento empresarial en la Empresa de Comercio y Gastronomía de Amancio, con el análisis de sus resultados a partir de encuestas y entrevistas.

Pasos de la etapa 1.

1. Elaborar la guía para el diagnóstico de la situación del control interno a partir de la que establece la Contraloría General de la República con este propósito, ajustada a las condiciones de la Empresa de Comercio y Gastronomía de Amancio.

En la tesis se hace una propuesta que se ajusta a las condiciones propias de las unidades del comercio y la gastronomía en el municipio Amancio (Ver anexo 3)

2. La empresa designa los grupos de trabajo para el diagnóstico y análisis de sus resultados en cada área de esta organización.

Se sugiere que estos grupos de trabajo estén integrados por auditores internos, comprobadores y personal capacitado de los Departamentos de Contabilidad General, Economía y Recursos Humanos, de entre los cuales el Comité de Control Interno designa el jefe.

3. Elaborar y aprobar en el consejo de dirección, el cronograma de control a aplicar a cada departamento o unidad.

Aunque es responsabilidad del comité de control interno la propuesta del cronograma, la tesis contiene un ejemplo de los elementos que no pueden dejar de aparecer en dicho cronograma a consideración de la autora. (Ver anexo 4)

4. Ejecución del autocontrol por áreas y unidades según cronograma de control aprobado. Entrega al comité de control interno de la empresa.

Para este paso se utilizará la misma guía del paso uno basada en la establecida por la Contraloría General de la República ya citada en el anexo 3, con los mismos ajustes a las condiciones de la empresa. El autocontrol se evaluará en dependencia del conocimiento que tengan los trabajadores de los elementos presentes en el sistema de control interno.

5. Aplicar los instrumentos de diagnóstico por parte de los grupos de trabajo para el control de acuerdo al cronograma aprobado. Entrega al comité de control interno de la empresa.

Estos instrumentos a aplicar tienen su base en la propuesta de la autora de la tesis que aparecen en los anexos 5 y 6. En ellos se tienen en cuenta los cinco componentes del control interno del Decreto 281 y de la Resolución Ministerial 297-03 del MFP, que son: Ambiente de control, Evaluación de los riesgos, Actividades de control, Información y comunicación, y Supervisión y monitoreo.

6. Análisis de los resultados del diagnóstico aplicado por los grupos de trabajo y del autocontrol y su consulta con el Comité de Control de la empresa, para su implementación en la etapa 2.

Este análisis debe ser integral y se le debe dedicar suficiente tiempo para que queden evidentes las insuficiencias a las que se le brinde tratamiento adecuado en la siguiente etapa.

Métodos utilizados en la etapa 1.

Para el diseño e implementación de la etapa se utilizan en lo fundamental los métodos de:

• Revisión de documentos.

• Mediciones.

• Encuestas.

• Entrevistas y otros métodos de comprobación.

Principios del procedimiento que se asumen en la etapa 1.

• Preparación continua, integral y pertinente y carácter integrador.

• Pleno acceso a la participación de los trabajadores

• Delimitación de responsabilidades, de todos los actores a diferentes niveles.

• Autoevaluación permanente.

Etapa 2. Diseño de los pasos y acciones de control interno.

Objetivo: Diseñar los pasos y acciones para la aplicación del control interno de forma eficiente según los resultados y análisis de la etapa 1.

Pasos de la etapa 2:

1. El comité de control interno de la empresa en su reunión semanal o quincenal concibe y aprueba las acciones para erradicar las deficiencias que van surgiendo de la aplicación de la etapa 1 y sobre la prevención de riesgos.

Esta reunión es sistemática debido a que el diagnóstico es permanente y por tanto el comité de control debe hacer los análisis también de forma permanente donde se vayan aprobando las acciones que contrarresten las deficiencias que le vayan despachando los diferentes grupos de trabajo, además de generar acciones que prevengan los distintos tipos de riesgos detectados.

Se sugiere que el comité de control tenga en cuenta la identificación de los riesgos fundamentales internos y externos, que pueden incidir en el cumplimiento de las funciones. Su estimación y determinación de las medidas y objetivos de control

Además la autora recomienda la revisión del Plan de Prevención de forma mensual para incorporar los aspectos y medidas que sean necesarias y considera que deben establecer los mecanismos para la actualización sistemática de este importante documento para que analicen su cumplimiento y la participación, divulgación y discusión de éste en las asambleas de trabajadores.

2. El comité de control interno establece contactos de consulta de las acciones propuestas con directivos y trabajadores de departamentos y unidades de la empresa, antes de su aprobación en el consejo de dirección.

Se sugiere incluir en el sistema de trabajo de la empresa un día fijo de la semana para estas consultas o incluirlas como parte de las reuniones o actividades ya programadas en dicho sistema de trabajo.

3. Análisis de las acciones para su aprobación en el consejo de dirección.

Se sugiere incluir en el sistema de trabajo de la empresa evaluar mensualmente como punto permanente del órgano colegiado el tema relacionado con el control interno analizado en el comité de control y el cumplimiento del cronograma de autocontrol.

4. Elaboración y aprobación por parte del consejo de dirección del cronograma de aplicación de las acciones para erradicar las deficiencias derivadas del diagnóstico y la prevención de riesgos.

Este cronograma incluye los elementos mínimos que no deben dejar de tenerse en cuenta como aparece en el anexo 7.

Métodos utilizados en la etapa 2.

Para el diseño e implementación de la etapa se utilizan en lo fundamental los métodos de:

• Consulta de documentos.

• Dinámica de grupos para generación de soluciones a los problemas, con tormentas de ideas, costo beneficios y otras técnicas

Principios del procedimiento que se asumen en la etapa 2.

• Preparación continua, integral y pertinente de los actores.

• Que responda a las necesidades e insuficiencias detectadas.

• Carácter integrador de las acciones previstas en cada etapa.

• Flexible en el análisis y evaluación de las acciones.

• Delimitación de responsabilidades, de todos los actores a diferentes niveles.

• Autoevaluación permanente.

Etapa 3. Implementación y evaluación de los pasos y acciones de control interno.

Objetivo: Implementar y evaluar los pasos y acciones de control interno diseñados en las etapas anteriores.

Pasos de la etapa 3:

1. Aplicar en departamentos y unidades las acciones propuestas y aprobadas por el comité de control interno y el consejo de dirección respectivamente.

Se sugiere incluir en los planes de trabajo de la empresa, departamentos y los individuales de cada dirigente las tareas derivadas de los acuerdos que se aprueben en el consejo de dirección.

Estas acciones, una vez aprobadas, son la prioridad fundamental de directivos y trabajadores a todos los niveles de la organización por lo que es conveniente invitar a trabajadores a los consejos de dirección donde se analicen las propuestas y comprometer al sindicato en este noble empeño. Se sugiere como vías utilizar posprincipios de la emulación socialista, la información sistemática a los colectivos laborales, entre otras.

2. Desarrollar intercambios con jefes de unidades:

Los intercambios con grupos de dirigentes, son importantes vías para informar, orientar, escuchar inquietudes, sugerencias, explicar, persuadir para erradicar las deficiencias y generalizar las experiencias. Se desarrollarán mensualmente con la agenda previamente elaborada para lograr la activa participación en el debate.

3. Implementar un sistema de control y evaluación del procedimiento, desde dos miradas diferentes pero con igual propósito: Evaluación interna y externa.

La interna le corresponde a la empresa a través del comité de control interno y el consejo de dirección, donde el primero va retroalimentando al segundo, lo que se constituye en una autoevaluación permanente del sistema.

La evaluación externa, es la coordinada con el Grupo Municipal de Perfeccionamiento Empresarial que dará seguimiento a la aplicación del procedimiento en todas sus etapas y pasos. Lo preside el Vicepresidente de la Economía, lo integran los directores de los organismos globales: Finanzas, Economía y planificación, Trabajo, el Banco de Crédito y Comercio, el Banco Popular de Ahorro, la Oficina Nacional de Administración Tributaria y el representante de la Empresa de Seguros.

El grupo se reúne de forma mensual y analiza a partir del plan de temas elaborado para el año, los principales problemas que afectan al municipio, haciendo énfasis en la empresa de Comercio y Gastronomía, por ser la empresa de subordinación local más importante en el territorio.

Este grupo designó a la dirección de Finanzas para atender el perfeccionamiento empresarial en la empresa de Comercio y Gastronomía. Se acordó que esta dirección visitara mensualmente la empresa, lo que permite continuar perfeccionando las acciones. La implementación de algunas de estas acciones y la consulta a especialistas sobre la factibilidad de la propuesta aprueba la necesidad de su aplicación

Métodos utilizados en la etapa 3.

Para la aplicación y evaluación de los pasos y acciones de control interno diseñado se utilizan en lo fundamental los métodos de:

• Consulta de documentos.

• Encuestas.

• Entrevistas.

• Trabajo en grupo y otras técnicas.

Principios del procedimiento que se asumen en la etapa 3.

En la presente etapa, integradora del procedimiento, pues permite implementar y retroalimentar los actores del sistema de control interno y el perfeccionamiento, se asumen entre los principios con mayor significación:

• Preparación continua, integral y pertinente, de los actores.

• Que responda a las necesidades e insuficiencias detectadas.

• Carácter integrador de las acciones previstas en todas las etapas.

• Flexible, pues durante el análisis y evaluación de las acciones se perfeccionan, reajustan, suprimen o promueven nuevas acciones.

• Esfuerzo adicional, basado en la motivación y compromiso de los trabajadores.

• Delimitación de responsabilidades, de todos los actores a diferentes niveles.

• Autoevaluación permanente.

Si bien el procedimiento propuesto, es considerado un aporte de la presente investigación, con su concepción, propósito y estructura general, es justo reconocer que algunos de los pasos de las distintas etapas, ya se han venido aplicando, lo que en alguna medida permite corroborar parcialmente su factibilidad en su aplicación. No obstante es necesaria una consulta a especialistas, con los principales actores y responsables del control interno en la provincia y el municipio que integren una evaluación a priori de la significación práctica que tendrá la propuesta y que se verá en el próximo epígrafe.