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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE NIVEL SUPERIOR, BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2000 / NMX-CC-9001-IMNC-2000, CASO INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TANTOYUCA

Fabiola Sánchez Galván y otros



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CAPÍTULO IV. MARCO OPERATIVO

En el presente capítulo se describe el proceso que se siguió para lograr la certificación, bajo la norma ISO 9001:2000, de los procesos académicos y administrativos del Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca. El proceso se inició con la creación de un comité de calidad, el cual estableció un plan de trabajo partiendo de la Misión, Visión, Valores y la Política de calidad de nuestra institución. Después de un mapeo de procesos se elaboraron documentos que contienen las instrucciones de trabajo y los 42 procedimientos generales que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad del instituto. Después del proceso de implementación se generó la evidencia de operación de cada procedimiento. Una auditoría interna y una auditoría externa fueron el preámbulo de la auditoría de certificación efectuada en Octubre del 2005.

4.1.- INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD

La integración del comité de calidad es una estrategia de trabajo de la alta dirección que permitirá la participación e involucramiento del personal de los procesos claves dentro del instituto, esto es esencial ya que el comité de calidad, es el pilar principal para lograr la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para su integración se convocó por parte de la Dirección General del plantel a una reunión con los Subdirectores, Jefes de División y Jefes de Departamento, incluyendo también a tres docentes asesores por haber cursado estudio de posgrado en ingeniería industrial con especialidad en calidad, conocedores de la norma. Una vez reunidos el Director habló sobre la importancia de cumplir con el segundo eje rector del Plan Nacional de Desarrollo concerniente a educación de calidad, y se dio a conocer las funciones del comité de calidad, determinándose por todos los presentes que el Comité quedara plenamente constituido a partir de esa fecha.

4.1.1.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD

• Revisar a intervalos definidos el sistema de calidad.

• Enfocar energía en la aportación de ideas para solucionar los problemas.

• Planear la implementación del sistema y verificar que cada una de las actividades planeadas se ejecuten en tiempo y forma.

• Fomentar la participación y modelar a los integrantes del equipo de mejora cumpliendo con sus compromisos del plan.

• Documentar y difundir los documentos del sistema de calidad de acuerdo con su área de responsabilidad.

• Asegurar la implantación de éstos.

• Definir acciones correctivas y preventivas.

• Comunicar avances a la coordinación.

• Identificar áreas de oportunidad.

• Retroalimentar el desempeño de sus colaboradores.

• Capacitar al personal de su área en ISO 9000.

• Comunicar a los alumnos el concepto de ISO 9000.

• Definir las acciones que resuelvan las no conformidades de las auditorías.

• Elaborar bitácoras o minutas de las sesiones.

• Definir el alcance que tendrá el sistema de calidad.

• Participar en la sensibilización del personal a su cargo.

• Predicar con el ejemplo.

4.1.2.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ITSTA

En el período escolar 2004-2005, el ITSTA, contó con una plantilla de 85 trabajadores, de los cuales 40 son docentes y 45 administrativos y/o directivos. El ITSTA está conformado por tres áreas principales como son: Subdirección Académica, Subdirección de Planeación y Vinculación y Subdirección Administrativa.

4.1.3.- ESTRUCTURA DEL COMITÉ DE CALIDAD

Tomando en cuenta las habilidades, conocimientos y capacidad de mando para la toma de decisiones, el comité de calidad quedó integrado de la siguiente manera:

El Subdirector Académico fungirá como coordinador de calidad, el cual será el líder del proyecto y fungirá además como representante de la dirección. El coordinador de calidad será el enlace directo entre el comité de calidad y la dirección general, el diagrama 4.1.3.1 indica las características que debe tener un coordinador de calidad ya que el deberá coordinar la implementación del sistema y su monitoreo constante, además de implementar las auditorías internas. Debe tener las características de liderazgo, paciencia, tenacidad, experiencia, visión, tener sentido común, intuición, capacidad de resistencia y siempre debe predicar con el ejemplo.

El coordinador de calidad, tendrá a su vez dos personas que estarán apoyándolo y coordinando las actividades del comité y realizando trabajos de supervisión y asesoría a las áreas que lo requieran.

El Jefe de División de la carrera de Ingeniería Industrial fungirá como coordinador de mejora, se eligió debido a que cuenta con el perfil requerido, sabe trabajar en equipo, tiene conocimiento de las herramientas estadísticas y facilidad de comunicación que le permite proponer y dar posibles soluciones de cualquier problema.

El coordinador de mejora es responsable de dar seguimiento a las acciones preventivas y correctivas, así como las acciones de mejora, llevará el control en la lista maestra de acciones preventivas y correctivas.

El controlador de los documentos es fundamental en el desarrollo de este proyecto ya que la norma establece que se debe tener un control en los documentos y registros generados, en él recae la responsabilidad de que los documentos vigentes y autorizados sean correctamente difundidos y distribuidos, su trabajo inicia desde que se otorgan los códigos para la generación de nuevos documentos o el registro de revisiones realizadas a los ya registrados en la lista maestra de control de documentos y registros. Se determinó que fuera un docente quien fungiera como controlador de documentos.

El comité de calidad, quedó formalmente integrado por el Director, el coordinador de calidad y su personal de apoyo, el coordinador de mejora y el controlador de documentos, pero cabe hacer mención que todo el personal que intervenga directa o indirectamente en el desarrollo de un proceso, se integrará al comité como dueño de su proceso.

Los dueños de los procesos elaborarán el programa de documentación y los procedimientos para las actividades que se realicen en sus departamentos; además realizarán auditorías internas a otros departamentos e implementarán acciones preventivas y/o correctivas.

Los auditores internos se elegirán después de que la etapa de documentación de procedimientos haya sido concluida y en base a la acreditación de un curso de capacitación para la formación de auditores internos que será impartido por una empresa consultora.

Todas las dudas relacionadas con la implementación del sistema de gestión de la calidad en el Instituto, se canalizaran con una empresa InterPro Consultores América, que estará apoyando al comité de calidad.


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