4.10.- AUDITORÍA INTERNA

Un proceso de gran importancia para lograr la certificación son las Auditorias Internas, ya que éstas permiten asegurar la completa implantación del sistema de gestión de la calidad.

El proceso de auditoria interna comenzó con un taller de auditores internos, impartido para la empresa Consultores América a las personas que acudieron al llamado de la convocatoria y a los jefes de área y subdirectores. Se aplicaron además ejercicios prácticos y un examen escrito para realizar la selección del equipo auditor, que quedó integrado por 6 docentes y 3 administrativos del instituto .

Una vez seleccionado el personal, se realizó una pre-auditoria interna en la que se revisaron todos los procedimientos, se visitaron las áreas involucradas en el sistema, incluyendo a la dirección y al representante de la dirección.

En el reporte de pre-auditoría la empresa consultora hizo énfasis en la forma de redactar los hallazgos, incluyendo lugar, evidencia, requisito, naturaleza; al seguir esta fórmula la comprensión y atención del hallazgo es más sencilla.

Como resultado de la pre-auditoria , se generaron los siguientes compromisos:

1. Difundir los procedimientos a todos los niveles y poner especial atención a los académicos.

2. Cada jefe de área debe platicar con su gente para sensibilizarlo del momento que se está viviendo en la institución y que se está a punto de concluir la primera etapa.

3. Cumplir puntualmente con lo que el procedimiento implica.

4. Generar acciones correctivas para los siguientes hallazgos:

a. Utilización de formatos obsoletos (punto de la norma que se ve afectado 4.2.3.d)

b. No se generan evidencias (punto de la norma que se ve afectado 4.1.)

c. Se utilizan diferentes criterios en el llenado de formatos (punto de la norma que se ve afectado 6.2.2.d)

d. Identificar documentación externa y controlar su distribución (punto de la norma que se ve afectado 4.2.3.f)

A las observaciones encontradas por la pre-auditoria interna se les fue dando seguimiento y habiendo quedado cubiertas las áreas de oportunidad encontradas, se procedió a llevar la auditoria interna, en la cual el instituto estuvo listo para tener la auditoria externa.

4.11.- AUDITORÍA EXTERNA

El alcance propuesto para auditar bajo la norma ISO 9001:2000 es la Provisión de servicios de educación superior a nivel licenciatura, como lo muestra la tabla 4.12.1 programa de visitas, la casa certificadora proporcionó un servicio de pre-auditoría, una evaluación del sistema de gestión de la calidad del instituto que incluyó: visitas de primer y segunda etapa, visitas de seguimiento de rutina, visitas de renovación de la certificación al 3er año para confirmar la validez de la aprobación del sistema de gestión y el certificado de aprobación.

4.11.1.- PRE-AUDITORIA EXTERNA

La pre-auditoría externa se llevó a cabo en el mes de junio del 2005, por parte de la agencia certificadora Lloyd’s Register Quality Assurance, evento en el cual se auditó toda la documentación del sistema de calidad y por medio de un muestreo se auditaron los procedimientos.

4.11.2.- AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN

A principios del mes octubre del 2005, los auditores de Lloyd’s Register Quality Assurance, acudieron al instituto para llevar a cabo una revisión de la aplicación de los procesos del sistema de calidad, además de verificar su implementación.

Resultado de la Auditoría.

La agencia certificadora comunica al Instituto Tecnológico Superior de Tantoyuca en una junta de cierre, realizada el día 15 de octubre del 2005, en presencia del equipo directivo, personal docente y administrativo, que el instituto obtiene el certificado en ISO 9001:2000 .