II.3 Análisis de la comunicación interna en la Empresa Azucarera Colombia

Análisis No. 1. Comunicación Formal.

Es significativo señalar que la comunicación en la empresa se encuentra dirigida al cumplimiento y desarrollo de su objeto social, en el sentido más amplio de la palabra.

Con respecto a las técnicas aplicadas y los resultados que las mismas arrojaron a este trabajo, se puede decir que la comunicación en la empresa, se manifiesta a través de las líneas del organigrama según su estructura actual, por lo que se pone en práctica la comunicación descendente, ascendente y horizontal.

La comunicación descendente: esta centrada preferentemente en la implementación de la comunicación con carácter informativo, en el cumplimiento y materialización de las orientaciones establecidas por las instancias superiores y por la dirección de la empresa, las mismas se hacen extensivas a las distintas direcciones con el actuar comunicativo de los cuadros que conforman su estructura organizativa, respondiendo un orden, es decir, la mayor parte de la comunicaciones salen de manera formal, fluye a través del organigrama como se menciona anteriormente, desde la dirección general hacia las demás direcciones y a la vez de ellos con sus reservas y demás subordinados, pero no esta lo suficientemente dirigida al uso de una comunicación por parte de los cuadros con sus reservas que fortalezca la formación y desarrollo de las mismas, no es sistemática ni esta orientada a alcanzar una retroalimentación entre ambos, no se le de a conocer a la reserva, que fue seleccionada, cuales son sus deberes y derechos, como va ser su formación y desarrollo, no se le comunica la situación que presenta el desarrollo de las actividades trazadas en su plan individual, si son evaluado o no, cual es el resultado de sus evaluaciones, la misma es evaluada de regular, existen deficiencias en este sentido por lo que de manera general se puede decir que es deficiente.

Por otra parte la comunicación horizontal, desempeña un rol importante dentro de la empresa, se manifiesta entre cuadros, o entre los distintos miembros que ocupan los mismos niveles, en lo particular a las reservas, proporcionando un medio relevante de compartir información y el cumplimiento de manera conjunta de las actividades trazadas y acuerdos, por las deficiencias que existen, en cuanto a comunicación se ve afectada la coordinación y desarrollo de las tareas antes mencionadas, por lo que incide en la aplicación incorrecta de la formación y desarrollo de sus reservas, que deteriora la imagen y el prestigio de los cuadros, por lo que apelando al resultado de las técnicas aplicadas la comunicación es evaluada de regular.

Al hacer un análisis sobre la comunicación ascendente, teniendo como base específicamente la comunicación desde las reservas hacia los cuadros, es preciso referir que la misma es evaluada de regular, repercute de manera negativa en la formación y desarrollo de las propias reservas, la comunicación fluye con dificultades, pues no esta orientada con la sistematicidad y retroalimentación necesaria para fortalecer las relaciones interpersonales entre ambos, con respecto a su formación y desarrollo, la misma no se trata lo suficiente, esto denota desinterés y poca calidad en su formación, no existe dominio por parte de las reservas de sus derechos y deberes por lo que afecta la motivación por formar parte de ella, el comportamiento de su desempeño actual en el cumplimiento de lo trazado como parte de su preparación y evaluación, no es preocupante para ello, actuando de manera negativa en el sentido de pertenencia y motivación, por lo que se ven afectado los procesos comunicativos en este sentido, y su formación de modo general.

Comunicación informal.

Al analizar la comunicación informal que se realiza en las distintas formas de comunicación antes mencionadas, es recomendable decir, que la misma se manifiesta, entre aquellas relaciones que surgen entre los seguidores, los amigos y los líderes de opinión, que por afinidad se comunican entre las distintas direcciones y departamentos, las informaciones que fluyen en el público interno de manera informal, son significativas, esto es corroborado al analizar los resultados de las encuestas aplicadas a las reservas cuando manifiestan que fueron informados que formaban parte de la misma por compañeros de trabajos como algo extra, sin la formalidad que requiere, lo que ha provocado cierto rechazo por parte de algunos trabajadores, cuando se le propone ser reserva de algún cargo.

Análisis No. 2. Los medios y canales de comunicación existente en la empresa.

Con respecto a los medios y canales de comunicación de la empresa es importante abordar que la misma cuenta con una amplia existencia de medios de comunicación directa, que facilitan las relaciones interpersonales, estableciendo comunicaciones directas entre los cuadros y de ellos a la vez con los integrantes de su reservas, a través de los mismos se materializan la realización de los Consejos de dirección, Consejillos, Operativas, despacho programado, reuniones, matutinos, la preparación de cuadro y reserva, el desarrollo del día de la reserva, además de las visitas planificadas a las distintas direcciones, por los compañeros del departamento entre otros. Los medios antes mencionados, representan una herramienta para el cumplimiento y control de las actividades, además del uso de canales mecánicos, como la vía telefónica, la red informática, del correo electrónico y la forma escrita como los planes de trabajo mensual, acuerdo del consejo de dirección con los responsables de su cumplimiento entre otros, llega a todos los cuadros, donde se refleja la planificación de todas las actividades antes mencionadas, además de darle cumplimiento a los distintos mensajes de indicaciones, resoluciones, políticas que llegan por las distintas instancias, y de la dirección general de la empresa.

Análisis No. 3 Tipos de mensajes y redes.

En cuanto a los mensajes es preciso decir que se caracterizan generalmente por relacionarse a pequeños grupos o por ser públicos, a través de redes formales e informales, dándole cumplimiento en parte al propósitos de los mismos, dirigidos a receptores internos fundamentalmente, donde se destacan el lenguaje verbal y se difunden mediante la forma verbal y escrita, siendo la más utilizada, aunque se utilizan otros medios existentes en la empresa como el teléfono, y el correo electrónico. Entre las actividades de comunicación oral que más se destaca la comunicación directa, reuniones cotidianas entre otros.

Es significativo señalar que en la Empresa Azucarera Colombia, los mensajes de tarea están relacionados con la organización y cumplimiento de acuerdos, metas y objetivos trazados por la dirección de la empresa, los mensajes en cuanto a la formación y desarrollo de las reservas son insuficientes carecen de sistematicidad, por lo que en varias ocasiones se distorsiona el propósito del mensaje y no se le presta el interés que requiere por parte de los cuadros, de la reservas y de los demás trabajadores de manera general.

En los mensajes de mantenimiento se incluyen la comunicación y la información de legislaciones, decretos, indicaciones, resoluciones de mayor vigencia y actualización, en cuanto al tema de la formación y desarrollo de las reservas se emiten pero no con la frecuencia que requiere por lo que afecta el funcionamiento organizado de las distintas direcciones de la empresa en este sentido, para conseguir los objetivos propuestos.

Los mensajes humanos también se ponen de manifiesto, pero carecen de sistematicidad, es preciso rescatar los mensajes que se interesen por la satisfacción laboral, los elogios y la estimulación por el trabajo realizado, pues dicho mensaje alimenta, la motivación, responsabilidad, sentido de pertenencia, incentiva al cumplimiento con excelencia de los objetivos que persigue la empresa con los cuadros y de ellos con la formación y desarrollo de sus reservas.

En cuanto a las redes, este tema es tratado fundamentalmente haciendo uso de las redes formales, fluyen mensajes en cuanto a la formación y desarrollo de las reservas, pero no con la importancia, frecuencia y sistematicidad que exige la misma dentro de la empresa.

Lo expresado hasta aquí, coincide de manera general con los resultados de las técnicas aplicadas al público interno.