4.5 La comunicación informal

La comunicación informal es una corriente dentro la estructura de la comunicación laboral y es esencial para la eficiencia organizativa. La comunicación informal es la que se establece entre los miembros de una organización por relaciones afectivas, identidad, simpatía que se produce entre ellos, independientemente del cargo o la posición que ocupen, facilita la colaboración y el intercambio de experiencias y conocimientos.

Este canal permite asegurar una mayor coordinación entre las distintas unidades de la organización situadas en el mismo nivel jerárquico o entre personas situadas en distintos niveles jerárquicos pero con la misma autoridad.

E. Schein (1993), “… significa que los miembros del grupo reconocen un sentimiento, experiencia de un sistema de comunicación común, que incluso puede ser no verbal, en el cual los signos poseen el mismo significado para todos los miembros”.

Hay desviaciones en la comunicación como el rumor, que es un tipo de comunicación informal. Surge debido a las limitaciones de información ante situaciones importantes, confusas o ambiguas que producen ansiedad e incertidumbre; por ejemplo, los cambios en las organizaciones.

La comunicación informal muchas veces es vista como algo adverso al funcionamiento de una organización. Esto ocurre cuando se propaga en forma de rumores malsanos, mentiras, informaciones inexactas que puedan tener consecuencias negativas para la moral de la empresa; pero, si se le presta el debido cuidado y se maneja a favor, aprovechando esa información se puede obtener beneficios, contribuyendo a consolidar el funcionamiento de la organización.

En el funcionamiento de los canales de información tiene que haber un balance entre comunicación informal y la comunicación formal. La comunicación formal y la informal se complementan y se necesitan mutuamente.

E. Zayas (1990) plantea: “conjuntamente con las comunicaciones formales coexisten las informales que expresan las necesidades afectivas de los hombres, la posibilidad de comunicar conocimientos más íntimos, intereses espirituales que no se realizan a través de las interacciones laborales dentro de la organización”.

4.6 Las principales actividades en la comunicación interpersonal en el trabajo

La comunicación se encuentra presente en todo el proceso laboral y es un factor determinante en las actividades que son realizadas

El dominio de las técnicas para la realización de la organización es fundamental para la comunicación. Las técnicas para la organización y los elementos científicos para desarrollar las habilidades y competencias para conducir y comportarse reuniones, discursos, entrevistas, despachos, contactos, negociaciones conversaciones sean formales y informales no abordaran aquí, nada más factores que influyen en la comunicación.

Hay invariantes que suceden en todas las actividades, las cuáles son:

Primero hay a partir de ¿cuál es el problema de comunicación que tratar?

-de trabajo

-organizativos

-técnicos

-de relaciones

-familiar

¿Qué se va lograr? ¿Cuáles son los objetivos?

-solucionar

-aconsejar

-mediador

-investigar

-aclarar

-estimular

-poner las cosas claras

-sancionar

¿Cuál el tipo de la actividad de comunicación que se requiere?

-reuniones

-despacho

-entrevista

-despachos cortos

-contactos

-discursos

-coordinaciones

-negociaciones

-conversación

¿Qué urgencia e importancia tiene tiempo que se dispone?

Se hace una matriz entre la importancia y urgencia

Importancia Urgencia

-muy urgente -norma urgencia -poco urgente

-muy importante

-normal importancia

-poco importante

¿Cuáles las condiciones ambientales?

-favorables

-desfavorables

¿De qué tipo de personas?

-clientes

-empleados

-familiares

-personas del entorno

Después están las ideas donde hay que preparar dicha actividad y se parte de la planeación estratégica, misión y visión como punto de partida

Las actividades de comunicación mas frecuentes son: las reuniones, los entrevistas, los contactos, los despachos cortos, los discursos, de conversaciones informales y las negociaciones.

-Reuniones

El directivo, el registrador, los participantes y el controlador de tiempo tienen rol en la comunicación.

El rol es la preparación que tendrá en una reunión, los objetivos, el desarrollo y las conclusiones

-Entrevistas

Las entrevistas depende de quien lo solicitan. El que la pide y el que la concede

Las entrevistas, pueden ser de búsqueda de trabajo, evaluación, control y estimulo, Todas tienen distintos objetivos y distintas formas de hacerse.

-Despachos cortos y los contactos

Los despachos cortos y los contactos tratan sobre cuestiones de trabajo y coordinaciones.

En estas actividades tienen la prioridad la importancia y la urgencia tiempo que se dispone

-Discursos

El discurso no es una presentación cualquiera de un argumento o tema sino pretende persuadir por medio de la palabra.

Los discursos se destacan por unas características generales que son:

- el objetivo qué se quiere lograr

-el tiempo de que se dispone

-el tipo de público

-las condiciones ambientales

-El objetivo qué se quiere lograr

Los objetivos que se quieren lograr están dados por responder a la pregunta ¿para qué se hace el discurso?,el motivo por el que se habla

-El tiempo

El tiempo de que dispone un discurso debe dividirse en tres partes: un 20% para la introducción del 70% al 80% el desarrollo la conclusión 20%. Los períodos son flexibles

-El tipo de público

El tipo de público decide los objetivos que se quieren lograr, puede ser empleados, directivos, familiares, clientes o todos a la vez.

-Las condiciones y situaciones ambientales

Las condiciones y las situaciones ambientales tiene influencia en el discurso. El clima, temperatura no solo son climáticas sino también las condiciones y las situaciones sociales.

De la misma manera hay características específicas del discurso:

-importancia del discurso (“lo qué se dice”)

- importancia de la forma (“la forma en que dice”)

- importancia quién lo pronuncia (”lo que dice”)

-pocas probabilidades intercambio entre los asistentes y el

-pocas probabilidades de retroalimentación que se ocasione un intercambio entre el que pronuncia el discurso y los asistentes a través, participar con interrogantes, propuestas y/ u opiniones

También el discurso se valorará por:

-el grado expectativa que tengan los asistentes

-el grado de motivación a las informaciones de determinado contenido

- atención a las novedades

-la percepción y las representaciones tengan los presentes de quien pronuncie el discurso y las cualidades tenga como comunicador

-La importancia del discurso

La importancia del discurso esta “lo qué se dice” “quién lo dice” pero también “la forma en que dice”.

Es necesario reunir toda la información disponible y resumirla. Asimismo puede ser el discurso organizado en determinado subtítulos y epígrafes para hacer tangible, consistente, seguro y convincente, también puede ser que haya que reducir la información del tema que se va a tratar.

En el discurso hay que dar los mensajes claros, sencillos, con las experiencias, hechos, sucesos, datos, fechas y acontecimientos comunes o que tengan grado de afinidad.

Las experiencias exigen que haya cierta reflexión en la actividad entre los presentes porque sino existen muchas probabilidades de que acabe el discurso aburrido.

También se valorará el discurso por quien lo pronuncia:

-prestigio

-el status

-la congruencia del comportamiento (las palabras con la acción)

-la sinceridad de la intenciones

-la autenticidad de la información.

-la autenticidad del mismo

Las personas tiene que preparar los discursos. En algunas ocasiones no lo hacen, no organizar. A continuación se analizarán los aspectos para preparación y la organización del discurso para que sea efectivo:

El discurso comienza por la presentación. La misma debe ser breve, puede ser el orador mismo o un presentador.

El presentador y el orador deben aprovechar el darle gracias al auditorio por presencia y a los organizadores por su invitación

-La introducción del discurso

Es esencial en la introducción la motivación que va hacer del discurso.

-Desarrollo del discurso

El desarrollo del discurso aborda la información del tema que se va a tratar. La información y el contenido tiene que ser asequible y accesible.

Se debe concentrar la atención en las cuestiones principales que centran los objetivos en las informaciones y determinado contenido.

-El cierre del discurso

El cierre del discurso tiene las conclusiones fundamentalmente y agradecer al auditorio su presencia.

-Las negociaciones

La negociación surge cuando existe un problema, una necesidad o un conflicto entre dos o más partes que se quieren resolver para que todos emerjan ganadores. La comunicación es un factor determinante en el proceso de negociación

Un negociador es aquel que encuentra diferencia entre las necesidades reales y los problemas objetivos de las partes y que distingue la solución de los conflictos. El objetivo de la negociación no es subvalorar o aumentar los puntos de divergencia sino tiene que disponer de las estrategias para analizarlos, evaluarlos y resolverlos.

El tipo de negociación en el ámbito laboral son:

-de trabajo y los servicios

producción

ventas

compra

negocio

-de los clientes

-los proveedores

-de las relaciones

de dirección

entre los directivos y los empleados

entre los empleados

Negociar en el ámbito laboral significa usar estrategias de comunicación para que permitan llegar a un acuerdo entre las partes implicadas.

Recomendaciones para la negociación

-hay que tener en cuenta la preparación

-estudiar y definir claramente cuales son las necesidades de la otra parte

- elaborar una matriz DAFO

fortalezas y debilidades

oportunidades y amenazas

-integración a la otra parte porque así estamos trabajando juntos

-no tener miedo ni tampoco aventurar y arriesgar demasiado en una propuesta

- no es un adversario del que hay que defenderse .

-discutir todas la estrategias y escoger mas sea efectiva