BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

GESTIÓN DE COSTOS EN UN OPERADOR LOGÍSTICO

Eduardo Cueto Ible y Solaines Meireles Pantoja




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2.4. Cadena de valor en el operador logístico objeto de estudio

Existen distintas técnicas para la recogida de la información que facilita la definición de las actividades, entre ellas se utilizaron las técnicas de la observación, cuestionarios y entrevistas, éstas últimas fueron muy útiles porque durante las mismas la información fluía en los dos sentidos, posibilitando recolectar los datos necesarios y al entrevistado la educación y compresión sobre qué es el sistema de costeo que se propone diseñar.

Durante el proceso de determinación de las actividades fue necesario agruparlas en una sola formando lo que se denomina una macroactividad, puesto que un análisis excesivamente detallado de las actividades anula ventajas al sistema. Por otro lado, los sistemas complejos son caros y difíciles de interpretar. Por ejemplo, cuando se analizó al operador logístico se identificaron tres actividades Macro dentro de la cadena de valor: Aprovisionamiento, Almacenamiento y Distribución, dentro de cada una de ellas se abre un espectro de actividades Micro.

El Aprovisionamiento es la gestión de adquisición de los materiales integrada por la compra, colocación, carga y traslado de los materiales desde los puntos de adquisición a los almacenes.

La actividad de aprovisionamiento es la que desarrolla la empresa para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades, es decir, asegura la disponibilidad de inventarios en el momento y lugar oportuno con la calidad requerida y al mínimo de costo posible, con dos objetivos específicos:

 Eficacia: conseguir que el producto esté disponible cuando lo necesite el cliente, con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria y en el plazo oportuno.

 Eficiencia: que el primer objetivo se cumpla con el menor costo posible de recursos.

Una adecuada gestión de aprovisionamiento puede contribuir sustancialmente a elevar el nivel competitivo de la organización ya que de ella dependen los costos de ventas y parte de los gastos de circulación. Por lo tanto, surgen las siguientes preguntas:

¿Quién es el suministrador más ventajoso para la Empresa y qué tipo de relaciones se deben establecer con él?

¿Cuáles son los niveles de inventarios que debe tener la Empresa para mantenerla protegida contra los riesgos de un suministro inestable y a la vez velar para que no se excedan los stock innecesariamente?

Los inventarios se revisarán de forma periódica, emitiéndose los pedidos a los proveedores nacionales y se realizarán las gestiones de compra pertinentes, teniendo en cuenta los plazos de entrega del proveedor cada vez que el stock de un producto llegue a su nivel mínimo y la magnitud a pedir vendrá dada a partir de:

LP = MAX – DISP.

Donde : LP: Pedido a emitir.

MAX: Inventario máximo.

DISP: Disponibilidad del producto en el almacén.

La previsión de la demanda es uno de los aspectos necesarios durante la gestión de aprovisionamiento, ya que se requiere de estimaciones lo más precisas posibles de la cantidad de producto que en un período de tiempo determinado se van a necesitar.

Con vistas a disponer de la información mínima necesaria se estableció un método para la recogida y conservación de datos primarios, integrado por el registro de las ventas. A partir de esta información se conforman las series históricas de las ventas por producto. La Empresa recibe los pedidos de cada cliente, revisa los mismos y los compara con los pronósticos, realizando los ajustes correspondientes. Por otra parte, realizará el análisis de los proveedores actuales y potenciales atendiendo a:

 Precios.

 Potencialidades.

 Formas y facilidades de pago.

 Condiciones de entrega y de devolución.

Además, para medir, desde el punto de vista cuantitativo, la calidad con que los proveedores suministran la mercancía se propone la siguiente fórmula:

Ratio = Compras realizadas – Devoluciones en compras

Compras realizadas

Sobre esta base, la Empresa debe lograr las contrataciones más ventajosas.

El Almacenamiento es el control, conservación de los inventarios y la formación de los pedidos solicitados por la actividad de Distribución, es el lugar en el que se guardan los productos, en espera de ser distribuidos a los clientes, ofreciéndoles la debida protección contra daños humanos, físicos y materiales. (25)

La distribución puede requerir uno o más almacenes en dependencia de la distancia a la que haya que trasladar el producto y de la cantidad de clientes a los que haya que servir.

La actividad de almacenamiento está estrechamente relacionada con el control de inventarios, el cual se encamina a conocer las desviaciones entre el nivel de inventario existente y el necesario, con el propósito de que se corrijan dichas desviaciones.

En el almacenamiento cabría preguntarse:

¿Qué es un inventario?

Inventario es una Inversión de Capital de Trabajo inmovilizado en productos y sometido a riesgo (daño, obsolescencia, roturas, extravíos, etc.) (26). Es un seguro contra la ruptura de stock, o sea, la no disponibilidad del producto ante una solicitud; pero a la vez representa un riesgo.

Mantener inventarios debe presentar ventajas tales que superen su costo y el posible beneficio que se obtendría de colocar ese dinero en otro negocio.

¿Qué se debe almacenar?

No existe un método específico. La literatura especializada recomienda mucho el uso del Método ABC o Curva de Pareto.

Este método surge en 1906 (Wilfredo Pareto, Matemático Italiano) aplicado a estudios económicos y en los años 50 fue aplicado a los Inventarios por Ford Dickie (EEUU).

Se considera también una de las Técnicas Clásicas del Control de la Calidad para la detección de los Principales Problemas que afectan determinada característica de Calidad de un Producto.

El método se basa en clasificar los inventarios por su uso-valor. El uso-valor se refiere al número de unidades de un surtido específico mensual o anual, multiplicado por su costo unitario o precio de venta según sea el caso. O sea, se refiere al valor de las entradas o salidas del inventario, según sea el punto de vista que se utilice.

Como método general consta de los pasos siguientes:

1. Cálculo del uso-valor para cada artículo.

2. Ordenar descendentemente según el uso-valor calculado.

3. Se calcula suma acumulada del uso-valor y de la cantidad de artículos.

4. Se calcula la Frecuencia (%) de dichas sumas acumuladas. La última frecuencia será 100% para cada caso (uso-valor y cantidad de artículos).

Es conveniente destacar que esta es la clasificación básica de cualquier inventario para analizar ¿Qué se controlará especialmente?.

Artículos A: Es el 20% de los Artículos que representan el 80% del uso-valor.

Artículos B: Es el 30% de los artículos que representan el 15% del uso-valor.

Artículos C: Es el 50% de los artículos que representan el 5% del uso-valor.

La Distribución es el traslado de los inventarios desde los Almacenes hasta los clientes, es decir, se ocupa del flujo de mercancías y de la información a él asociada, desde los almacenes hasta los clientes y en sentido contrario por devolución de mercancías defectuosas, recuperación de envases, etc. El no planear esta última parte del flujo significa exponerse a que ocurra sorpresivamente, ocasionando entonces desajustes a la distribución física de productos. (27)

El objetivo específico de la distribución es el de proporcionar a los clientes el nivel de servicio adecuado, a un costo mínimo.

El nivel de servicio al cliente es el grado o medida con el que se ofrece el servicio al cliente. Expresa la forma en la que la organización se comporta con sus clientes.

Factores que miden el nivel de servicio:

 Tiempo del ciclo pedido-entrega. Tiempo que transcurre desde que el cliente emite su solicitud o pedido hasta que recibe el producto o servicio.

 Disponibilidad. Probabilidad de que los productos o servicios solicitados estén disponibles.

 Calidad del producto entregado. Grado de conservación de las características y especificaciones de calidad de los productos o servicios.

 Flexibilidad frente a variaciones. Se refiere a la rapidez con la que se dé respuesta por parte de la organización, a situaciones fuera de lo normal que puedan presentarse.

 Información sobre el pedido. Se refiere a la agilidad y veracidad de la información que se brinde sobre la situación del pedido en cualquier momento del ciclo pedido-entrega.

 Condiciones para efectuar reclamaciones. Se refiere a la capacidad de la organización para atender, actuar y resolver las situaciones que se presenten frente a una reclamación.

 Facilidades para realizar el pedido. Este indicador está asociado al grado de comodidad con que el cliente puede realizar sus pedidos.

Para poder medir desde el punto de vista cuantitativo la calidad de la distribución se propone la siguiente fórmula:

Ratio = Ventas realizadas – Devoluciones en ventas

Ventas realizadas

Las operaciones del sistema logístico deben diseñarse para cumplir, en determinada magnitud, cada uno de los aspectos anteriores. Para definir dicha magnitud deben tenerse en cuenta las características de los clientes, condiciones técnicas, económicas y organizativas que posee dicho sistema y los objetivos de la organización en su conjunto, en cuanto al nivel de servicio general que tiene propuesto.

Cabría preguntarse: ¿Cómo la Empresa va a disminuir los costos de Distribución?

Para ello es necesario disponer de una visión integral del conjunto de las actividades de la empresa por lo que es necesario elaborar un mapa o catálogo de actividades, para lo cual se deberá identificar, en primer lugar, el colectivo de las distintas actividades que integran las operaciones que se llevan a cabo en el seno de la organización empresarial. El procedimiento utilizado para identificar las actividades fue el de la entrevista con el Director, los Subdirectores, Jefes de Departamentos y los Trabajadores de la Entidad.

Al final de esta fase se conocen las actividades relacionadas con cada servicio; esta información debe ser racionalizada, reagrupando las tareas en actividades que sean más significativas, con el objetivo de obtener un sistema de gestión manejable.

Si el número de actividades identificadas en principio continúa siendo excesivo, se procede a la reagrupación racional de las mismas, con el fin de obtener un sistema de costos más práctico y efectivo. Para poder llevar a cabo esta reducción será conveniente tener un cierto nivel de conocimiento acerca del grado de significación del costo de cada actividad identificada, para evaluar si es lo suficientemente relevante como para considerarla actividad independiente.

Una vez definidas las actividades significativas, deberá obtenerse información precisa relativa a los consumos, con estos elementos se puede confeccionar el mapa de actividades, que no es más que la integración y muestra coordinada de las mismas.

Un mapa de actividades recoge así la secuencia y la cantidad de cada una de ellas que han consumido los servicios. Su importancia es manifiesta, puesto que posibilita a la gerencia apreciar directamente la cantidad y costo de las actividades necesarias para la prestación del servicio logístico.

Esto supone prestar especial atención a las actividades, ya que pueden ser controladas y optimizadas. La secuencia concreta de actuaciones para crear un mapa de actividades debe ser tal, que permita identificar las mismas en el proceso logístico. Se trata, por tanto, de especificar todas las actividades que se llevan a cabo y que son necesarias para la prestación del servicio. En el mapa se incluirán, por tanto, todas aquellas actividades que se producen a lo largo del ciclo logístico y que consumen costos.

En el aprovisionamiento: En esta actividad se consideran los costos siguientes: Costo de elaboración del pedido inicial de un producto, Costos de emisión o de obtención de un pedido, Costos de gestión administrativa, Costos de recepción, Costos de transporte, Costos de expedición.

En el almacenaje: En esta actividad se consideran los costos siguientes: Costos de manipulación y almacenaje, Costos para mantener un inventario, Costos de gestión administrativa en el almacén central o primario, Costo de ruptura de stock.

En la distribución: En esta actividad se consideran los costos siguientes: Costo de manipulación y almacenaje, Costo de transporte.

Podemos decir que la Gestión de Inventarios es la Administración del Inventario para garantizar los niveles mínimos del mismo, manteniendo el Nivel de Servicio al Cliente. Ofrece el ¿Cuánto pedir? y el ¿Cuándo pedir?.(Trade Off)

Se dice que la Gestión de Inventarios es la Logística del Riesgo por tener Capital Inmovilizado.

A partir del estudio de la Cadena de Valor en los operadores logísticos surge la necesidad de preparación de los presupuestos de gastos de las actividades de aprovisionamiento, almacenamiento, distribución y la actividad administrativa. El procedimiento de su cálculo se propone posteriormente.

El control analítico de los costos de comercialización, de sus desviaciones y de las fluctuaciones de los inventarios, es una etapa de suma importancia para la toma de decisiones. La información analítica obtenida a través del presupuesto, está ordenada y clasificada de tal forma que presenta los datos contables de forma útil para la toma de decisiones y para poder efectuar fácilmente análisis comparativos con otras empresas del MINCIN y determinar el posicionamiento estratégico de la entidad.


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