CAPITULO 3. APLICACIÓN DEL MÉTODO DE COSTEO ABC EN UN OPERADOR LOGÍSTICO

En este capítulo se valida el esquema del proceso logístico. El mismo consta de tres partes fundamentales: su interrelación con los proveedores, las actividades propias del Operador y la interrelación con los clientes.

3.1. Análisis de las actividades en la cadena logística

Estimada la cantidad a comprar, un posible número de suministradores son tomados en consideración y se analizan las ofertas de estos proveedores con relación a precios, confiabilidad, calidad y ciclos de entrega. De estos proveedores, uno es seleccionado y se establecen los contratos de compras.

La selección correcta de los proveedores es de suma importancia ya que permitiría la disminución del costo de venta, así como la obtención de créditos comerciales y una calidad acorde a los momentos actuales.

Se realizó una evaluación de la calidad de los productos adquiridos a partir de las devoluciones realizadas a los proveedores, siempre partiendo del método de Pareto.

Se decidió por la EMPA contratar los servicios de INTERMAR S.A para realizar inspecciones en origen de los productos adquiridos, fundamentalmente de los proveedores a los cuales se le hicieron devoluciones.

A partir del análisis realizado de los proveedores, la Entidad decidió no realizar más compras al CAI arrocero Ruta Invasora, dado que la calidad del grano es baja, el costo de venta es superior al de ALIMEC y había morosidad en la entrega del producto contratado.

En estos tiempos del periodo especial, las empresas suministradoras y distribuidoras afrontan situaciones de escasez de recursos financieros y disponibilidades limitadas de combustible. Esta realidad obliga a valorar las relaciones entre el inventario y el transporte, el uso de diferentes modos de transporte y las formas de distribución y venta. Para poder valorar estas relaciones, es necesario conocer los costos logísticos y surge el problema de identificar y evaluar estos costos.

Un sistema logístico comercial puede verse como una cadena formada por la tríada de aprovisionamiento, almacenamiento y distribución que van agregando el valor de tiempo y lugar a un producto, con determinado costo.

Cuando el producto se vende, ese valor agregado se hace efectivo y es entonces cuando la cadena logística ha actuado según lo previsto, ha cumplido su misión. Recuérdese que la misión de un sistema logístico es asegurar la cantidad necesaria del material específico en el lugar debido y en el momento oportuno con costos mínimos o al menos aceptables.

Una característica única de los sistemas logísticos es la particularidad de extenderse más allá de los límites clásicos de cualquier actividad profesional o área de responsabilidad, al servir de nexo entre los fabricantes, los suministradores, los transportistas y los clientes.

Cada uno de ellos puede tener sus propios problemas y los mismos afectarán la cadena logística originando ansiedades y conflictos. Los que se encargan de dirigir la cadena logística son las personas más sometidas a estrés para garantizarle a un cliente un nivel de servicio o negociar acuerdos satisfactorios para los involucrados en un conflicto.

En la cadena logística, cualquier error, demora o extravío, interfiere en el flujo material o en el flujo de información y ocasiona un aumento de los costos, no agregando valor al producto.

Para esclarecer lo antes expuesto, podemos considerar el caso de la EMPA. Esta empresa adquiere sus productos de diferentes productores nacionales o extranjeros de forma directa o por medio de proveedores. Suministra a empresas municipales o vende frente a pedidos. La red de esta empresa está formada por almacenes centrales o primarios, que distribuyen a los clientes de gran consumo o a red de almacenes municipales o secundarios ubicados en algunos municipios que sirven a una red de tiendas situadas en las cabeceras de los mismos. La secuencia operacional de esta empresa comprende la tríada Aprovisionamiento - Almacenaje - Distribución y sus funciones son las de un clásico operador logístico que organiza un flujo material desde la fuente hasta un cliente. Asociado a este flujo de materiales se mueve un no menos importante flujo de información, el cual fue diseñado durante la investigación que hace posible dirigir y regular el flujo de materiales para que llegue a tiempo y lugar a los destinos específicos.

Por otra parte, los clientes esperan un adecuado nivel de servicios, el cual se evalúa en función de la disponibilidad del material, la velocidad de entrega medida en tiempo, que no se presenten errores o diferencias entre las listas de empaque y los productos físicos, que no haya productos defectuosos o dañados y que los documentos no presenten errores o alteraciones. Si estas condiciones se cumplen, los clientes compran, y la cadena logística ha funcionado exitosamente.

La secuencia operacional de la empresa comercial es el conjunto ordenado de acciones y decisiones que ella realiza para lograr que la cadena logística cumpla sus propósitos. Esta secuencia está determinada por la tríada. Aprovisionamiento - Almacenaje - Distribución y comprende las actividades siguientes:

En el aprovisionamiento

• Estimar por predicción o pronóstico de la posible demanda de los clientes.

• Solicitar ofertas, evaluar y negociar.

• Calcular el tamaño del pedido, tomando en consideración las restricciones del capital y los posibles descuentos, si se compran cantidades mayores.

• Elaborar las órdenes de compra, emisión y seguimiento de las mismas.

• Gestión de expedición de los productos.

• Transporte de los materiales desde los proveedores hasta los almacenes centrales.

• Descarga, manipulación y transporte interno de los materiales a las áreas de recepción.

• Recepción cuantitativa y cualitativa de los productos.

• Registrar la entrada de los productos en los documentos de control de inventario.

• Revisar la factura con la orden original y con el informe del área de recepción.

• Revisar la factura y los precios con los precios anteriormente acordados.

• Aceptar los materiales, procesar la factura y emitir el cheque de pago.

En el almacenaje

• Coleccionar los productos en los medios unitarizadores o paquetizarlos adecuadamente.

• Transporte interno desde el área de recepción hasta las zonas de almacenamiento.

• Ubicación adecuada de los productos en función de la masividad y la frecuencia de extracción.

• Acciones de conservación de los productos.

• Manipulaciones y movimientos para reubicación y conteo.

• Formación de los pedidos para los almacenes municipales.

• Preparación de los despachos para los almacenes municipales.

• Elaboración de la documentación de remisión de los despachos y actualización de los controles de inventario y los registros de ubicación.

• Carga de los despachos en los medios de transporte.

En la distribución

• Transporte de los despachos a los almacenes municipales.

• Descarga, recepción y revisión de las mercancías en los almacenes municipales contra la remisión del Almacén Central.

• Transporte interno y ubicación de los productos según masividad y frecuencia de extracción en áreas de almacenamiento.

• Actualización de los registros de inventario y ubicación, rebajar el pedido de la lista de materiales por recibir.

• Formación de los pedidos y preparación de los despachos para las tiendas municipales.

• Descarga, recepción, inspección, registro, traslado y ubicación de los productos en las zonas de almacenamiento de las tiendas.

• Reabastecimiento de las áreas de exposición y venta.

• Gestión de venta, facturación y cobros.

La secuencia anteriormente descrita refleja en síntesis la operación del sistema logístico de la empresa. Esta operación cuesta dinero y son los costos que ella ocasiona los que se conocen como costos logísticos.