Componente 5: SUPERVISIÓN O MONITOREO

La Supervisión o Monitoreo es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo, y por supuesto la encargada de evaluar el control interno en el instituto, incluyendo sus dependencias adscritas (vicerrectorias, facultades y sedes universitarias municipales) ya que es importante monitorear el control interno para determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma permanente, directamente por las distintas estructuras de dirección.

Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores internos, los diagnósticos para medir la implementación de la resolución 297/03 en las áreas , así como el trabajo del plan de prevención realizadas en ella.

Algunas de las cuestiones a tener en cuenta son:

• Constitución del Comité de Control y Prevención del centro integrado por:

• Presidente: Andrés Alberto Fonseca Hernández

• Miembro: Sergio Breff López

• Miembro: Maritza Rodríguez Gamboa

• Miembro: Jorge Suárez Zapata

• Miembro: Erislaidi

El objetivo central del Comité de Control y Prevención del centro es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo, así como velar por la adecuada realización, ejecución y control del plan de prevención en el centro y áreas del instituto.

• Dado la gran complejidad del sistema del centro y su extensa estructura le entidad cuenta con la existencia de una unidad de auditoría interna con suficiente grado de independencia y calificación profesional, la cual está integrada por:

Yamilia Jefe de Grupo de Auditoria

Edith Loforte Asesor de la CANEC

Manuel Galbán Estupiñán Asesor de la CANEC

El objetivo general es asegurar que el control interno funcione adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales o recurrentes, inherentes al trabajo de decanos, jefes de departamentos, jefes de áreas, vicerrectores y otros dirigentes, que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevivientes.

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:

 Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que estos entrañan, la competencia y experiencia de quienes los controlan y los resultados de la supervisión continuada.

 Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión, por la auditoría interna y por los miembros del Comité de Control y Prevención del centro, las que se encuentran incluidas en el planeamiento (plan de autocontrol del centro) o solicitadas especialmente por la dirección y los auditores externos.

 Constituyen todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, prima una disciplina apropiada y principios insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan, estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos y que resulten aptos para los fines perseguidos.

 Responden a una determinada metodología con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos.

 El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad del área del centro en cuestión. Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren un mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.

Se confeccionó el plan de acción o autocontrol del centro el cual contempla los siguientes aspectos:

Alcance de las evaluaciones realizadas en el centro.

Las actividades de supervisión continuadas existentes.

Las tareas de los auditores internos y externos.

Áreas o asuntos de mayor riesgo.

Programa de evaluaciones.

Evaluadores, metodología y herramientas de control.

Presentación de conclusiones y documentación de soporte.

Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Indicadores para Evaluar el Componente

Primera Norma: Evaluación del Sistema de Control Interno.

La dirección de la entidad ha orientado a los funcionarios que son responsables de áreas evaluar periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados a las autoridades competentes, con este propósito se han creado en el centro Comités de Control y Prevención en las áreas de mayor complejidad, las que coordinan sus actividades con el Comité del Centro.

Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando en la entidad proporciona a la máxima dirección y a demás administrativos, la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.

Para el logro de este objetivo se realizó el Plan de Autocontrol o de Acción, coordinado con ell plan del Comité de Control y Prevención del centro, el cual agrupa, las actividades de inspección a las áreas por el Comité de Control y Prevención para evaluar el sistema de control interno y el plan de prevención, las auditorias internas planificadas por los auditores, la discusión de los informes donde se analiza las deficiencias detectadas y las medidas que deben controlarse para erradicar las deficiencias, entre otros aspectos.

Procedimiento para la realización de diagnóstico al Sistema de Control Interno en las áreas del instituto llevada a cabo por el Comité de Control y Prevención del centro y de las áreas administrativas.

1. Envío de Aviso de diagnóstico al Sistema de Control Interno del área planificada.

2. Realización del diagnóstico al área.

3. Entrega de carta de petición del plan de medidas a los directivos de las áreas diagnosticadas para eliminar las deficiencias detectadas, con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos hecho por los inspectores.

4. Discusión del informe del resultado del diagnóstico en Consejo de Dirección del centro o área administrativa en caso de realizarse la inspección por el Comité de Control y Prevención de este nivel organizativo.

a) Presentación del Sistema de Control Interno y Plan Prevención del área.

b) Principales logros y deficiencias del área.

c) Presentación del informe de diagnóstico.

d) Toma de Acuerdos de la discusión del informe y cumplimiento del plan de medidas para eliminar las insuficiencias detectadas.

Realización de reunión con los inspectores, directivos de las áreas inspeccionadas y presidente de Comité de Control y Prevención para el análisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias.

Segunda Norma: Eficacia del Sistema de Control Interno.

El Sistema de Control Interno en el Instituto Superior Minero metalúrgico de Moa se considera efectivo en la medida en que este cuente con una seguridad razonable en:

• La información acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia

• La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros

• El cumplimiento de la legislación y normas vigentes, incluida las políticas, estrategias y los procedimientos emanados de la propia entidad.

Esta norma fija el criterio para calificar la eficacia de un Sistema de Control Interno, basándose en las tres materias del control:

• Las operaciones.

• La información financiera.

• El cumplimiento con las leyes, decretos, reglamentos y cualquier tipo de normativa.

El instituto cuenta con un Plan de Acción que tiene como objetivo principal la administración de todos los planes, procedimientos y actividades de controlen por de lograr la eficiencia y eficacia de su Sistema de Control Interno.

El Plan de Acción fue elaborado por el Comité de Control y Prevención del Instituto el cual controla el cumplimiento de las actividades planificadas en él.

El mismo contiene los siguientes documentos:

• Pan de Discusión de la 297-03 del MFP y Plan de Prevención en las áreas del centro

• Plan de Auditoria Interna 2009

• Plan de Prevención del centro

• Plan del Comité de Control y Prevención.

Además de estas fuentes se le adiciona:

Cronograma de Implantación de la 297-03 en el ISMMM.

Cronograma de actividades para la elaboración, ejecución y control del plan de prevención en las áreas.

Las actividades de supervisión continuadas existentes son conformadas, planificadas y controladas por el Plan de Acción.

Las tareas de los auditores internos es agrupan en el Plan Anual de las Acciones de Control, las cuales se coordinan con el rector y el Presidente del Comité de Control y Prevención para el año fiscal vigente.

Las áreas o asuntos de mayor riesgo están contenidas en el Plan de Prevención del centro, destacándose las áreas Dirección Económica, ATM, Transporte y Recursos Humanos.

Los evaluadores establecidos en el centro para el Sistema de Control Interno son los miembros del Comité de Control y Prevención del centro, los miembros del Comité de Control y Prevención de las áreas que tengan conformada esta estructura y los auditores internos del instituto.

Los métodos para la evaluación del Sistema de Control Interno y Plan de Prevención son:

• Guía Metodológica para la evaluación del Control Interno 2004.

• Guía Metodológica para la evaluación del Control Interno 2008.

• Resolución 13-06 del MAC.

• Normas de la Auditoria Generalmente Aceptadas.

Tercera Norma: Auditorías al Sistema de Control Interno del ISMMM.

El centro planifica auditorías hacia su Sistema de Control Interno (Anexo H), las que informan sobre la eficacia y eficiencia del mismo, proporcionando recomendaciones para su fortalecimiento si correspondiera.

Estos exámenes, practicados sobre bases de normas y procedimientos generalmente aceptados, permiten obtener una opinión técnica válida sobre el estado y funcionamiento de un Sistema de Control Interno en el centro, materializándose en los informes contenidos en el Expediente Único de Auditoria que se generan de la actividad, a los cuales se les da un estricto seguimiento y control en pos de eliminar las deficiencias encontradas.

La naturaleza, extensión y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de Control Interno varían en función del nivel de riesgo determinado por el Cronograma de Riegos elaborado en el centro para cada año y de la ponderación de la importancia del control para reducirlo.

La auditoría del centro se ajusta a un método objetivo y sistemático que, razonablemente, incrementa la probabilidad de la formación de un juicio acertado.

Procedimiento para la realización de la actividad de auditoria en las áreas.

5. Realización de auditoría por los compañeros competentes.

6. Realización de reunión (Consejo de Dirección) para la discusión informe de los resultados de la auditoría realizada por los compañeros auditores.

7. Entrega de carta de petición del plan de medidas a los directivos de las áreas auditadas para eliminar las deficiencias detectadas, con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos hecho por los auditores.

8. Realización de reunión con los auditores, auditados y presidente de Comité de Control y Prevención para el análisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias.

Al finalizar cada curso y cada año fiscal, la entidad califica el trabajo de auditoria realizado por los consultores de la CANCEC, dándole especial cumplimiento al cronograma del plan de las actividades de control organizado para el año.

Cuarta Norma: Validación de los supuestos asumidos.

El Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa valida de forma periódica, los supuestos que sustentan los objetivos de la organización.

Los objetivos y los elementos de control que respaldan su logro descansan en supuestos fundamentales acerca de cómo funciona su entorno.

Definido como Áreas de Resultados Claves, el instituto planifica sus objetivos de trabajo, los cuales son :

Formación de Profesional, Extensión Universitaria, Universalizalición, Posgrado y Capacitación de Cuadros, Ciencia y Técnica, Aseguramiento Material y Financiero, Recursos Humanos, Defensa y Protección (ocho objetivos) a cumplir en el curso y en el año fiscal, los cuales son derivados a facultades, departamentos docentes, áreas administrativas, y trabajadores docentes y no docentes para su estricta planificación, control y cumplimiento en estos niveles organizativos.

Se realizan tanto a las áreas administrativas de todos los niveles organizativos y trabajadores docentes y no, evaluaciones mensuales, semestrales y de fin de curso, con el propósito de medir el grado de cumplimiento de los objetivos trazados, los cuales se encuentran en estrecho vinculo con los supuestos validados por el centro.

Quinta Norma: Tratamiento de las deficiencias detectadas.

Las deficiencias que afectan o pueden llegar a afectar la efectividad del Sistema de Control Interno son informadas a los niveles y estructuras establecidas según la gravedad y complejidad del tema, analizándose luego por las instancias competentes designadas en la entidad (Consejo de Dirección, Comité de Control y Prevención y Jefes e Áreas) .

Están establecidos los procedimientos que determinan sobre qué asuntos, en qué forma y ante quién se presentará la información a tratar.

Las deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, dada su importancia, son rápidamente detectadas y comunicadas.

La identificación de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el propio control interno, la supervisión y la evaluación. También, a través de la relación con terceros, por medio de reclamos, demandas, inspecciones, verificaciones y auditorías externas e internas.

La comunicación de las deficiencias siguen normalmente el camino que conduce al inmediato superior, pero la orientación general llega finalmente a la autoridad que puede tomar la acción correctiva.