ANEXO I. PATRÓN DE CALIDAD

Sistema de Control Interno

Variables e Indicadores.

Componente 1: AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control es la base para el diseño del Sistema de Control Interno; en él queda reflejada la importancia que da la dirección del ISMMM al Control Interno y la incidencia de esta actitud sobre las actividades y los resultados del centro.

Para la creación y evaluación de este componente existen normas establecidas cuyo contenido se explican a continuación.

Indicadores para Evaluar el Componente

Primera norma: Integridad y valores éticos

La dirección del centro ha implementado mecanismos para lograr que todos sus trabajadores y directivos conozcan y practiquen, en todo momento, los valores éticos asumidos por la organización.

En la documentación elaborada al respecto se hace hincapié en que los valores éticos van más allá del cumplimiento de las leyes, resoluciones, decretos, etc. (ejemplo: valores institucionales, código de ética, convenio colectivo de trabajo) y constituyen una parte intangible del ambiente de control. Se puede tener muchos manuales, pero si no existe una cultura de organización sustentada en el comportamiento y la integridad moral de sus trabajadores el sistema de Control Interno no será efectivo.

Un factor clave para este logro es el ejemplo que trasmita la máxima dirección a cada nivel, aspecto que se promueve y ratifica en cada una de las acciones de preparación y superación de los cuadros y dirigentes. En consecuencia, los cuadros y dirigentes trasmiten el mensaje de que la integridad y los valores éticos, bajo ninguna circunstancia, pueden ser violados. Se planifican y desarrollan eventos para que los trabajadores acepten y entiendan ese mensaje, que en cierta medida está plasmado en el código de ética, el reglamento interno, los documentos de valores institucionales y el convenio colectivo de trabajo. La dirección del centro demuestra continuamente, mediante las informaciones y comunicaciones y principalmente el comportamiento, su compromiso para con la integridad y la práctica valores éticos.

Integridad en las funciones de dirección

La dirección del centro promueve acciones y mecanismos para lograr una buena comunicación y desempeño íntegro ante sus cuadros y todos los trabajadores. Para ello:

- Se lleva al Consejo de Dirección las informaciones recibidas del mando o instancia superior de una forma oportuna y lograr la interpretación y valoración de las mejores formas de conformarlas y aplicarlas.

- Se elaboran mecanismos para lograr que cada tarea orientada posea un monitoreo constante, logrando con ello una retroalimentación ascendente, descendente y transversal.

- Se aplica un sistema de influencias para que los cuadros se vean con la necesidad de ayuda mutua en el desempeño de una actividad, lo que evitaría sentirse como imprescindibles; ello quiere decir que las tareas encomendadas serán realizadas por todos y se busquen soluciones totalmente participativas, lo que no quiere decir que no tengan un responsable. Para que se descentralice a los niveles intermedios, hasta el propio trabajador, aquellas tareas que fueron acometidas o acordadas de manera oportuna, donde corresponda, pudiendo éstos, elevar sus criterios y recomendaciones, lo que pudiera igualmente canalizarse por la sección sindical.

- Existen mecanismos, donde tanto el dirigente intermedio como el trabajador detecte los problemas que generan pérdidas o insatisfacciones por servicios inadecuados, orientaciones fuera de término y caprichos, etc. pudiendo accionar de inmediato e informar el problema mediante su jefe al que se subordina o por vía de la sección sindical.

- Se realizan actividades, por parte de la dirección o el área económica, del cumplimiento de la gestión económica a todos los trabajadores, ya sea en reuniones sindicales o en cualquier actividad, donde éstos puedan exponer sus opiniones y soluciones presentes o futuras.

- Existen mecanismos de evaluación de cuadros y dirigentes a todos los niveles de manera indirecta; o sea, que el trabajador pueda enviar sus valoraciones sin que medie su firma o apuntes personales, sino aquel que él elija personalmente, donde pueda descargar sus preocupaciones sin temor a no ser escuchado y menos aún reprimido. Sin lugar a dudas el trabajador en general se sentiría escuchado, consultado, partícipe de las decisiones.

Segunda norma: Competencia profesional.

La dirección del instituto tiene establecido los mecanismos para lograr la competencia profesional deseada de sus trabajadores. Que a través de un sistema de capacitación y preparación, que incluye desde el puesto de trabajo se van introduciendo las condiciones para lograr los niveles de conocimiento y habilidades necesarios para el buen desarrollo de cada puesto de trabajo.

Para el desarrollo de esta norma se tienen confeccionado la mayoría del diseño de cada puesto de trabajo, que permite identificar las necesidades de superación del trabajador que lo ocupa o del aspirante al mismo.

Para lograr la competencia profesional deseada se trata de que el personal de nueva selección tengan la experiencia necesaria o por lo menos los conocimientos básicos de la actividad donde se va a desempeñar y luego completarlas y consolidarla mediante las actividades de orientación, capacitación y adiestramiento que se desarrollan una vez aceptado el trabajador.

Tercera norma: Atmósfera de confianza mutua.

La dirección del centro realiza diferentes actividades, se tienen definidas y se desarrollan la Estrategia de Comunicación, la de Informatización y la Estrategia Maestra Principal para crear y fomentar, un estado de confianza mutua que ayude a materializar el flujo de información que las personas necesitan para tomar decisiones.

Están definidos los canales de información y comunicación atendiendo además al diseño del puesto de trabajo y que facilita la atmósfera de confianza mutua y la toma de decisiones colegiada con la participación de los trabajadores.

Relación y trato con trabajadores y terceros

Se ha avanzado notablemente en establecer ante todo un clima de entendimiento y desarrollo de relaciones capaces de solucionar tanto los problemas laborales como personales en la medida de las posibilidades. La gran mayoría de los trabajadores tienen un grado de comprensión tal de cuál es el camino que mutuamente lleva a la prosperidad de las relaciones y con ello de la entidad, de los trabajadores y de los terceros. A través del desarrollo de actividades sindicales, reuniones de dirección, mítines, conferencias, talleres se promueven acciones para incrementar la educación formal, las relaciones con los trabajadores dentro y fuera del contexto universitario en un ambiente de respeto y de confianza mutua todo lo cual va en beneficio de mejorar el desempeño individual y la cooperación permanente.

Además, se aplica la política de delegación de autoridad a las personas que corresponde, se realizan sustituciones con la reserva de cuadro y se efectúan análisis y evaluaciones del desempeño de cada trabajador y dirigente.

Todas estas actividades y acciones ha favorecido la participación de los trabajadores en exponer no sólo sus discrepancias, sino sus experiencias y sugerencias sobre el funcionamiento de la dirección en las distintas áreas.

Cuarta norma: Estructura organizativa.

De acuerdo a las nuevas misiones asignadas al centro y para disponer de un organigrama funcional se perfecciona sistemáticamente la estructura organizativa y los niveles de autoridad y responsabilidad de cada área, en ocasiones ,en dependencia de la necesidad y mejor funcionabilidad se hacen estructuras virtuales hasta su aprobación definitiva. Todos estos cambios son rigurosamente fundamentados.

Para realizar modificaciones en las estructura se hace en correspondencia al tamaño y necesidad del área y se garantiza el flujo de informaciones para lograr la máxima efectividad de sus gestión.

Durante el curso se realizan evaluaciones, tanto de la efectividad de la estructura como el desempeño de cada cuadro, dirigente y trabajador a través del Consejo Universitario, Comisión de Cuadros, asambleas de afiliados del sindicato, reuniones de los núcleos del PCC y Plenos de trabajadores, como base para análisis de posibles necesidades de cambios de estructura, capacitación o superación de los ocupantes.

Quinta norma: Asignación de autoridad y responsabilidad.

Para garantizar el funcionamiento uniforme de la estructura específica, tanto en la Sede Central como en las SUM se han confeccionado los manuales de normas y procedimientos para la mayoría de los procesos fundamentales que se desarrollan donde quedan claramente establecidas las responsabilidades, las acciones y los cargos, en la misma medida que se establecen las diferentes relaciones de jerarquía y de funciones para cada uno de ellos, logrando que cada miembro del instituto conozca sus deberes y responsabilidades. Estos manuales de normas y procedimientos se localizan en las áreas responsables del establecimiento de las políticas de cada proceso

En consecuencia, están definidos los documentos que especifican los niveles de autoridad y el propio alcance de la responsabilidad de cada trabajador o dirigente y de forma colectiva; para evitar la dualidad y divagación de la responsabilidad.

Sexta norma: Políticas y prácticas en personal.

A través de los Plenos y Asambleas Generales de Trabajadores, Claustro de Profesores, Balances de los resultados del cumplimiento de las ARC y objetivos de trabajo , se informa a todos los trabajadores la proyección de trabajo de cada cuadro o dirigente en su esfera de actuación en materia de integridad, comportamiento ético y competencia profesional y cuáles son las vías para lograr estos propósitos; además, del desempeño esperado que tiene cada trabajador en alcanzar estas metas y se enriquezca humana y técnicamente.

Para ello se han perfeccionado los procedimientos de selección, inducción, capacitación, rotación y promoción de los recursos humanos y los mecanismos correctivos hacia los incumplimientos y violaciones de las políticas y procedimientos y se establecen medidas rápidas no sólo para sancionar, sino para solucionar las desviaciones que se ocasionan.

Sobre las medidas correctivas y otras en bienestar de la entidad

En todas las Reuniones de Rectoría se analizan las incidencias y hechos ocurridos y las medidas administrativas que se aplican y esta información se les da a los trabajadores de las áreas involucradas. Se analizan en los Consejos Universitarios, Asambleas de Trabajadores y Claustro de Profesores el desarrollo de las principales estrategias y se adoptan y orientan mecanismos para que los colectivos conozcan de procedimientos inadecuados aplicados y las violaciones específicas, para lo cual:

- En todas las inspecciones o auditorias internas y externas realizadas se exige la elaboración del plan de medidas para eliminar las deficiencias detectadas y posteriormente se controla su cumplimiento.

- En todos os casos de violaciones de procedimientos se les explica a los trabajadores el porque de la medida disciplinaria aplicada. a los efectos de que los trabajadores se sientan partícipes de los problemas y ayuden a encontrar mecanismos de prevención.

Séptima norma: Comité de Control.

Por las características del centro y la necesidad de contar con un mecanismo estable de monitoreo del cumplimiento de todo lo establecido acerca del Control Interno se creo el Comité de Control y Prevención para dotar a la máxima dirección de un instrumento de apoyo para la vigilancia adecuada del sistema de Control Interno creado.

El Comité realiza reuniones con la máxima dirección para evaluar la efectividad del Control Interno; ejecuta chequeos periódicos del cumplimiento de los objetivos de control y la efectividad de las técnicas utilizadas en su desarrollo, y de las políticas y procedimientos establecidos.