BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) EN EL ISMMM

Daynelis García Batista




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Componente 4: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Para que el trabajador pueda cumplir con sus responsabilidades es necesario comunicar la información necesaria en el tiempo requerido y para ello el sistema informativo (SI) de la institución es decisivo. Como regla general hoy el SI esta apoyado en los sistemas informáticos que permiten producir informes con información operativa para dirigir y controlar la entidad. Estos sistemas no solo manejan datos e informes internos, también reflejan acontecimientos externos y otros datos necesarios para la toma de decisión.

Es necesario hacer una comunicación eficaz, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa, donde se de información desde la alta dirección a todo el personal de forma clara para que los trabajadores puedan comprender cuál es su papel en el sistema de Control Interno.

También es necesaria la existencia de medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.

Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz., incluyendo una circulación multidireccional (ascendente, descendente y transversal).

El desarrollo a mediano y corto plazo del sistema de información y comunicación del ISMM se recoge en la estrategia de comunicación del centro donde aparecen definidos los canales de comunicación, las fuentes emisoras y receptoras, así como las vías medios para el acceso al exterior del sistema con las responsabilidad que existe en ello por cada una de las áreas del centro.

Indicadores para Evaluar el Componente

Primera Norma: Información y responsabilidad.

La información es considerada como fenómeno o proceso, siendo producida por agentes externos a las personas. Por ello al ser un proceso debe tener tres niveles:

1. Una señal externa con forma material, escrita, oral o electrónica.

2. La señal establece un momento de relación, tiene un significado intencional o mensaje.

3. El mensaje genera una respuesta en la persona que lo recibe.

Los riesgos que afronta la entidad se reducen en la medida que la adopción de las decisiones se fundamente en información relevante, confiable y oportuna. La información es relevante para un usuario, en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que él cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significación.

El ISMM posee mecanismos para obtener la información externa y controlar cambios significativos, donde identifica y presenta con regularidad la información que se genera dentro de ella al Consejo de Dirección y al colectivo de trabajadores, exponiendo el resultado de la gestión, los factores críticos y situaciones más relevantes.

Existe un mecanismo interno, donde los jefes de áreas y/o departamentos reciben las informaciones necesarias para su desempeño.

La información interna (que se produce en el interior así como las normas, procedimientos y reglas de funcionamiento establecidas) y la externa es aquella que se genera en el entorno en el que el ISMM está situado y desarrolla su actividad.

La información de gobierno relacionada con los objetivos y las normas permiten adoptar decisión atendiendo a las metas que pretende alcanzar el centro a través de planeación estratégica y las ARC.

La información básica y la elemental sobre los procedimientos se realizan de forma oral y documentada para el uso de los trabajadores y estudiantes. La misma aparece en soporte digital e impreso en las diferentes áreas responsables.

La información contable se origina en el área de contabilidad financiera se centra específicamente en la identificación de los informes mensuales con el estado de ingresos y gastos. Aquí la contabilidad administrativa proporciona información relativa a los costos de personal, gastos de operaciones, distribución de los gastos generales entrarían dentro del epígrafe de información relativa a la contabilidad.

La información contable es de suma trascendencia y por ello es llevada al CU y a los claustros del centro. Por su parte también existe la información administrativa como subproducto del proceso de contabilidad que es elaborada de forma resumida para mostrar resultados generales y tendencias de interés que es expuesta en la rectoría.

Segunda Norma: Contenido y flujo de la información.

La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de decisiones.

Para el caso de los niveles directivo, los informes deben relacionar el desempeño con los objetivos y metas fijados.

El flujo de información debe circular en todos los sentidos; ascendente, descendente, horizontal y transversal donde la Web y el uso de correo electrónico constituyen un elemento decisivo para la conducción y control al poder disponer de la información satisfactoria, a tiempo y en el lugar necesario.

El flujo informativo y su funcionamiento adecuado constituyen preocupaciones centrales para los directivos de la entidad por su importancia en la toma de decisiones. Como se muestra en la Fig. 1 que expresa de forma resumida el flujograma de la información en el ISMM esta tiene carácter ascendente (líneas discontinuas) al llegar a los niveles de dirección correspondiente para su aprobación, conocimiento y toma de decisiones. También se manifiesta su carácter descendente al llegar al nivel inferior para su realimentación directa y cruzada para lograr distintas interpretaciones y análisis del problema en la búsqueda de soluciones adecuadas y colegiadas.

Aquí se mueve información del MES y de las áreas centrales del centro con el detalle necesario no sólo para el entendimiento de quienes la utilizarán, sino que esté en correspondencia con los objetivos de la centro, así como con su misión y visión.

Por la importancia que reviste para alcanzar las metas que el centro se propone a corto y mediano plazo, el diseño de los objetivos de las ARC durante su proceso de conformación y conciliación, se ha diseñado un flujograma para esta actividad en particular.

Tercera Norma: Calidad de la información.

La información del sistema debe cumplir los atributos de contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad.

Como parte del Control Interno en el centro, se realizan esfuerzos por obtener un grado adecuado de cada uno de los atributos mencionados anteriormente y para ello existe un sistema de control y emulación de las páginas web del centro y áreas por ser este el principal canal de interna y externa.

También el plan estratégico recogido en la estrategia de comunicación refleja en conjunto de acciones a realizar para asegurar esta norma de calidad.

El ISMM a través del departamento de extensión universitaria identifica, proyecta y da seguimiento a la estrategia de comunicación (ver anexo) que establece las prioridades determinadas por las áreas y la responsabilidad de estas con vista a evitar los elementos inadecuados que pueden surgir en el sistema.

También la estrategia de informatización a través de sus cinco componentes recoge el plan mediano y largo plazo el plan informático ligado a las directivas del MES y las estrategias propias del centro con vista mejorar de de forma continua la calidad de la información.

Están declaradas por la dirección del centro las pautas de calidad para los informes que se envían al Mes y a los órganos centrales del centro con vista a garantizar la relevancia, adecuación, precisión, formato único y la comunicabilidad. Estos elementos se encuentran recogidos en los diferentes manuales de normas y procedimiento del ISMM.

Cuarta Norma: Flexibilidad al cambio.

El sistema de información es revisado y actualizado en cada curso para superar las deficiencias detectadas en su funcionamiento y productos o cuando se realizan los cambios en la proyección estratégica, objetivos y programas de trabajo.

El calendario de actualización y ajuste de esto se recoge en el cronograma de implementación de la 297 que existe a nivel de centro.

Para esta norma el centro aporta recursos materiales y humanos que estando en las diferentes áreas contribuyen al rediseño y desarrollo flexible del sistema.

Quinta Norma: El sistema de información.

El sistema de información esta diseñado atendiendo a la estrategia y al programa de funcionamiento de la centro, lo que esta en correspondencia con el objeto social. El sistema esta diseñado para apoyar la estrategia, la misión, la política y los objetivos.

El sistema de información se utiliza para el procesamiento de datos generados internamente, relativos a las operaciones económicas - contables y a las actividades operativas internas.

El mismo se apoya en la informatización a través de software como SIGENU, ACED y aplicaciones para la gestión y las páginas Web. Aquí se utiliza también la información sobre hechos, actividades internas y externas recogidas en formas de relatoría de talleres, informes que se circulan por la red o se discuten en los diferentes niveles y órganos de dirección del centro o en las asambleas de trabajadores.

Existen elementos formales e informales para la información a través de los despachos con trabajadores, estudiantes, clientes, proveedores y organismos de control. También resulta valiosa la información obtenida en los seminarios y claustros con trabajadores y en los encuentros con estudiantes.

Sexta Norma: Compromiso de la dirección.

El compromiso de la dirección con el sistemas de información es explicito y se refleja en las asignación de recursos suficientes (ver estrategia de comunicación) para su funcionamiento eficaz, al comprender el rol importante

que esto desempeña para el correcto desenvolvimiento de los deberes y responsabilidades en el centro.

Es por ello en los Consejos universitarios y rectorías se analizan con periodicidad (según el cronograma del curso) los elementos referentes al sistema de comunicación e informatización.

Séptima Norma: Comunicación, valores de la organización y estrategias.

El proceso de comunicación del ISMM realiza la difusión y sustentación de sus valores éticos, así como los de su misión, políticas, objetivos y resultados de su gestión expuestos en la planeación estratégica, los objetivos del curso y los balances anuales de las ARC y estrategias.

Para ello se realiza un proceso de comunicación abierto, multidireccional, capaz de transmitir información relevante, confiable y oportuna.

Los valores éticos están declarados para los trabajadores acorde a las políticas internas y de gobierno y en el caso de los estudiantes (definidos en las estrategias de los departamentos rectores) por carreras para atender también los aspectos que se relacionan con la profesión.

Como principales vías de comunicación son formales e informales, de formación, reuniones en los colectivos de trabajos, el sindicato de las áreas.

Los trabajadores conocen los objetivos de su actividad y su derivación hasta el plan de resultado que posee cada uno donde se declaran sus tareas lograr su aporte al cumplimiento de sus objetivos y por consiguiente los de la organización.

Octava Norma: Canales de comunicación.

El sistema de comunicación del ISMM se estructura en canales de transmisión de datos e información donde se conectan diferentes emisores y receptores para asegurar la comunicación con los trabajadores y estudiantes, para el cumplimiento de las tareas y metas.

En consecuencia el principal canal de comunicación constituido por la Web establece una vía de comunicación para la comunidad universitaria en su interior y hacia el exterior.

Existen formas de comunicarse con los niveles de dirección superior de la entidad, sin tener que pasar por un superior directo como es el caso del sindicato, la solicitud de despachos directos, o por medio de los auditores internos o asesores de las diferentes áreas de dirección.

Existe una apertura de los canales de comunicación con los estudiantes, proveedores y otras personas externas para transmitir información sobre los cambios que se producen de sus necesidades, considerando quejas, las informaciones recogidas en las encuestas de estudiantes y trabajadores que relazan con periodicidad la VRD y recursos humanos en cada curso académico.

Los órganos de dirección del centro a nivel central y de área, le dan seguimiento a los acuerdos para las acciones de análisis y la solución inmediata de los problemas, dando incluso respuesta por escrito a éstos en los casos requeridos.


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