BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

SUPUESTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD GENERAL

Isabel María García Sánchez




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III.8. LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES Y DEPOSITO DE CUENTAS ANUALES

a) Legalización y conservación de los libros contables.

Los libros obligatorios deberán presentarse en el Registro Mercantil para su legalización. Estos podrán legalizarse antes (libros numerados correlativamente y en blanco) y después de su utilización (encuadernados para imposibilitar la sustitución de horas, numerados correlativamente y con los espacios en blanco debidamente anulados). La legalización posterior deberá hacerse antes de los cuatro meses siguientes al cierre de ejercicio.

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio se conservarán, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado, salvo que se establezca lo contrario por disposiciones. Este plazo deberá cumplirse aún en caso de cese de negocio, disolución de sociedades (asume la obligación los liquidadores) o fallecimiento del empresario (se traslada la responsabilidad a los herederos).

b) Formulación y depósito de las Cuentas Anuales

Los libros contables, a excepción de las cuentas anuales, son secretos salvo lo dispuesto en las leyes y mediante proceso iniciado de oficio o a instancia de parte. Sin embargo, de acuerdo con el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil y el artículo 218 de la Ley de Sociedades Anónima, los empresarios y administradores deben dar publicidad a las Cuenta Anuales mediante su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa (en formato ordinario o abreviado), que comprenderán:

- Balance

- Cuenta de pérdidas y ganancias

- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio

- Estado de flujos de efectivo (no será obligatorio cuando las empresas elaboren el Balance, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Memoria en formato abreviado).

- Memoria.

Estos documentos forman una unidad, y de acuerdo con la Ley de Sociedades Anónimas (artículo 172.2), deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad. Puntualizando el Código de Comercio (34.2) que en •la contabilización de la operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica”.

Deberán ser firmados por todos los administradores, los socios o el propietario en caso de empresas individuales. Si faltase la firma de alguno de ellos se señalará, con expresa indicación, la causa.

El artículo 171 de la Ley de Sociedades Anónimas expone que los administradores de la sociedad están obligados a formular además de las cuentas anuales, el informe de gestión (en caso de las compañías no puedan formular Balance abreviado) y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

El artículo 203 de la Ley de Sociedades Anónimas expone que las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser revisados por auditores de cuentas. Exceptuando de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado.

El plazo que legalmente se establece para la elaboración, aprobación y depósito de las cuentas anuales queda sintetizado en la Tabla siguiente:

Tabla III.8.1. Plazos de elaboración y depósito de las cuentas anuales

Inicio del proceso 31/12/Año n Fecha de referencia para el cierre de las cuentas

Tres meses a partir de la fecha de cierre. 31/3/Año n+1 Plazo máximo para formular las cuentas anuales, la propuesta sobre asignación de resultados y el informe de gestión.

Mínimo de un mes, desde que reciben las cuentas anuales Plazo mínimo para que los auditores elaboren su informe.

Seis meses a partir de la fecha de cierre 30/06/Año n+1 Plazo máximo para la celebración de Junta General que apruebe las cuentas anuales.

Un mes desde la aprobación en Junta de las Cuentas Anuales 31/07/Año n+1 Plazo máximo para presentación en el Registro Mercantil de:

Cuentas Anuales.

Informe de gestión.

Informe de auditoría.

Un mes desde su depósito en el Registro Mercantil 31/08/Año n+1 Publicación del depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORM)


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