3.7 Factores y metodologías

1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.

2. Organización.

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es que la hay).

c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización.

3. Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.

5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías.

6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados.

8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación.

9. Equipo Físico y su Disposición. Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo.

10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes.

3.8 El administrador ante la practica de una auditoria Administrativa

La practica de una auditoria a través de los auditores internos o externos, ocasiona potencialmente inquietud en los directivos cuando no tienen la plena seguridad de la efectividad de lo que administran, pero independientemente de ello es saludable que manifiesten plena disposición en todo el proceso.

El alto directivo de la organización esta conciente que la practica de la auditoria es una actividad positiva ya que le permite corroborar la realización de su gestión, representando una opinión profesional dependiente o independiente que no esta condicionada sino al contrario expresada en forma en forma proactiva y con señalamientos por enmendar y la forma de hacerlo.

El papel del administrador es una actitud mesurada, receptiva y de colaboración ya que lo que le interesa es conocer el resultado y en su caso cuestionarlo si observa alguna discrepancia de fondo y puede revertir el comentario que se le presente, no debe subestimar la practica de la auditoria ya que de ella obtendrá información significativa para decidir acciones preventivas o correctivas.

La actividad de auditoria representa una medida administrativa sana y de alto relieve para la organización misma en general o el segmento de ella que es evaluada, la disposición del personal debe ser plena para augurar un éxito.

En otro papel el administrador actúa como auditor y en ese caso su acción estará enfocada a la solicitud de información, análisis de la misma, examen, revisión de operaciones y en su caso la aportación de su opinión profesional sobre el tema tratado.

Por su preparación en el medio económico administrativo el licenciado en administración esta preparado para practicar auditorias en la especialidad que domina, pero debe estar consiente que otras profesiones tiene también preparación administrativa y representan una competencia natural y profesional.

Tomando en cuenta lo anterior, debe existir respeto entre las profesiones que auditan y dar crédito a la prepararon y desenvolvimiento personal, así en el caso de la auditoria financiera y fiscal es innegable la participación del contador publico .

Por lo que se refiere a la auditoria administrativa, el administrador por su conocimiento integral de la empresa, podrá intervenir en la coordinación y proporción de la información, para el logro de los objetivos del examen de auditoria y los fines de la empresa y que esto le permita coadyuvar en la aplicación de las técnicas de la auditoria. La auditoria administrativa no es posible que sea realizada por un solo grupo de profesionales con los mismos conocimientos especializados de cada función. La actividad de la auditoria administrativa es área natural del administrador por su papel de coordinador .