CAPÍTULO III: PLAN DE ACCIONES DE RELACIONES PÚBLICAS

La planificación es en la práctica un curso de acción activado por una serie de decisiones, y responde a la formulación común de qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo, quién debe hacerlo, qué medios utiliza para hacerlo y cuánto cuesta. Estos aspectos hay que tenerlos en cuenta para el diseño de un plan de acciones de Relaciones Públicas, encaminado a fortalecer la programación cultural del municipio de Amancio.

Las Relaciones Públicas constituyen un valioso instrumento para establecer la mejor comunicación e integración entre los grupos sociales, su aplicación en la regulación externa de la programación cultural del municipio de Amancio, logra la activa y consciente participación de los trabajadores del sector de la cultura en los proyectos que se proponen llevar a cabo a corto, mediano y largo alcance.

A partir de los resultados, mediante la aplicación de los diferentes métodos y técnicas se aprecian marcadas dificultades en el diseño, ejecución y evaluación de la programación cultural, debido al insuficiente conocimiento de las Relaciones Públicas para lograr una eficaz comunicación con los diferentes públicos.

En la encuesta aplicada para conocer las diferentes formas de promover las actividades culturales y los medios que se utilizan se pudo comprobar que el medio más utilizado es la radio, específicamente la emisora Radio Maboas, pero en el contacto directo con especialistas y periodistas, s hace referencia a que las informaciones y las comparecencias de algunos de los especialistas del sector carecen de un amplio contenido informativo, de la fluidez y los ganchos promocionales que se requieren para que el mensaje llegue con el menor ruido posible al público. Además los spots radiales, por las características que tienen, se hacen necesarios en la divulgación y existe la posibilidad de ubicarlos en los cambios de programas dentro de aquellos especializados en el tema cultural.

Para la realización del plan de acciones fue necesario conocer las necesidades de los diferentes públicos y sus expectativas en relación con la entidad y el producto artístico y cultural que ofrece por medio de las actividades contenidas en la programación cultural, la revisión de las políticas institucionales que no están contribuyendo a una adecuada relación con los diferentes públicos y se llevarán a cabo actividades para resolverlas, en conjunto con los diferentes interlocutores de la entidad.

Con esto, la Dirección Municipal de Cultura en Amancio ganará aceptación por parte del público externo (población), propiciará su integración a la comunidad de la que forma parte, la principal meta es lograr una percepción homogénea de la entidad por parte de sus públicos, y obtener opiniones y actitudes favorables por parte de la población y los organismos que intervienen en la política cultural del territorio, que constituyen su ámbito de relación fundamental.

Para la evaluación del plan de acciones de Relaciones Públicas consideramos que para llevar a vías de hecho este proceso, hay que aplicar nuevamente los instrumentos utilizados para el diagnóstico, con el fin de comparar el estado de las Relaciones Públicas y la percepción de la entidad antes y después de la aplicación y de la ejecución de las actividades programadas, para determinar en forma tangible el beneficio que recibió la Dirección Municipal de Cultura con el fortalecimiento de la programación cultural, mediante las acciones de Relaciones Públicas.

La aplicación de encuestas, entrevistas y la observación participante aporta a la entidad un medio cuantitativo para medir los logros y la calidad de las acciones, permite comprobar si los objetivos se cumplen y en qué medida hay que hacer ajustes necesarios, una vez que los resultados de la evaluación del plan sean informados por el director general a su equipo de dirección en las reuniones de coordinación y en el Taller Municipal de Programación.

El sistema de control que se aplicará es la observación personal del desarrollo o ejecución de estas acciones por parte del especialista de divulgación y el equipo técnico-artístico (Grupo Técnico Asesor), ya que evalúa todas las actividades que oferta la entidad y en reuniones se discuten los resultados.

En la interacción con el público externo, sus miembros plantean conocer las instituciones culturales y la existencia de las carteleras en cada de las instituciones culturales con las actividades dirigidas a los diferentes segmentos poblacionales, aunque se observa que carecen de una breve sinopsis que informe al público en qué consiste la actividad, ya que en ocasiones solo se dice el nombre de la actividad, como por ejemplo Musicoral, pero se desconoce que es una opción para disfrutar de la música interpretada por coros. Aparentemente, estos “detalles insignificantes” no son estudiados desde el punto de vista comunicativo e interfieren la comunicación con el público asistente a las actividades que se desarrollan en cada una de las instituciones.

Otro sistema de control es el monitoreo que se realice a los diferentes programas radiales y televisivos para constatar en el terreno la calidad de las informaciones y comparecencias, así como el impacto logrado mediante la participación popular en las actividades.

Los planes de Relaciones Públicas están dirigidos a uno o varios grupos de interés para la entidad, por lo que el plan de acciones que se propone tiene como públicos metas los siguientes:

Público interno: Trabajadores de la Dirección de Cultura y los organismos implicados en el Programa de Desarrollo Cultural.

Público externo: La población que recibe el producto artístico y cultural, dividido en diferentes grupos etéreos (niños, jóvenes, adultos y de la tercera edad).

El período de aplicación de este plan de acciones de Relaciones Públicas está diseñado para que se ejecute en un período de un año.

3.1. PLAN DE ACCIONES DE RELACIONES PÚBLICAS

Objetivo estratégico: Proponer un plan de acciones de Relaciones Públicas que contribuya a fortalecer la programación de la Dirección Municipal de Cultura en Amancio en el proceso de intercambio con el público interno y externo.

No Acciones Medios de Comunicación Fecha Ejecuta Público de destino Objetivo específico de Comunicación

1 Confeccionar propaganda gráfica para la divulgación de las actividades y eventos. Soporte gráfico Mayo-Diciembre 2009 Público Interno (trabajadores de cultura) Público externo (diferentes grupos etáreos) Ampliar los soportes gráficos y audiovisuales en la divulgación de las actividades para propiciar mayor participación del público externo en el hecho artístico y cultural.

2 Promover la página Web de la entidad en diferentes espacios. Técnicas informáticas Mayo-Diciembre 2009 Público interno Público externo

3 Promover los materiales digitalizados referentes a la realización de diversas actividades eventos y festivales (Cucalambeanas, Jornadas de la Cultura, Festival de la Guaracha, entre otros ) Salas de TV del Municipio, Casa de Cultura, Salas de vides, Cines Guayabal y Yáquimo Julio, Agosto, Octubre y Diciembre de 2009 Público interno Público Externo

4 Realizar spots televisivos y radiales de los principales eventos que realiza la entidad Radio Maboas, Victoria, TV local y Tunas Visión Mayo, Junio, Septiembre, Octubre y Diciembre de 2009 Público interno Público Externo Materializar campañas promocionales para garantizar la participación del público interno en eventos, festivales y actividades culturales.

5 Desarrollar conferencia de prensa para dar promoción a las actividades que desarrolla la entidad (Eventos y festivales) Radio Maboas, Victoria, TV local, Tunas Visión y Periódico 26 Mayo, Junio, Septiembre, Octubre y Diciembre de 2009 Público interno Público Externo

6 Comparecencias en la Radio y la TV para divulgar el quehacer artístico y cultural del municipio de Amancio, así como despertar el interés por las diferentes manifestaciones del arte y la literatura. Radio Maboas y TV local Mayo – Diciembre 2009 Público interno Público Externo Materializar campañas promocionales para garantizar la participación del público interno en eventos, festivales y actividades culturales.

7 Promover las principales tradiciones culturales y la historia de la localidad (poner a la consideración del público la multimedia “Un siglo de cultura azucarera” Salas de TV, soportes audiovisuales de los centros estudiantiles y Casa de Cultura Septiembre – Diciembre de 2009 Público interno Público externo

8 Crear una cartelera gigante para divulgar las actividades culturales. Propaganda gráfica Diciembre de 2009 Público interno Público externo

Según las acciones diseñadas se concibió el siguiente soporte financiero desglosado en:

IV. CONCLUSIONES

La realización del presente trabajo permite arribar a las siguientes conclusiones:

A partir del estudio, análisis y síntesis de los fundamentos derivados del problema se detectaron los elementos que permitieron demostrar que los procesos comunicativos en la Dirección Municipal de Cultura en Amancio se ven afectados por disímiles barreras que obstaculizan la relación entre los públicos y la entidad, por lo que el plan de acciones de Relaciones Públicas que se propone contribuye a perfeccionar la programación y propicia una mayor participación de la población en el hecho artístico y cultural.

V. RECOMENDACIONES

 Retomar el Consejo Cultural Comunitario con la membresía de todos los organismos y organizaciones que interviene en el Programa de Desarrollo Cultural.

 Realizar talleres de programación a nivel de Consejos Populares.

 Hacer un uso más eficiente de los medios de comunicación.