BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UBPC YAMAQUELLES

Araceli González Aguilar y Damaris Cabrale Serrana




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Epígrafe 2.3 - INFORME DE AUDITORÍA

Jefe de Grupo: Araceli González Aguilar

INTRODUCCIÓN

La UBPC se encuentra ubicada en la parte sur de La Empresa Azucarera Amancio Rodríguez, limita al norte con la UBPC Luís Aldana Palomino, al sur con la UBPC Rubén Martín Agún, al este con la UBPC Servicios Agrícola, y al oeste con la UBPC Darío Guevara. Está subordinada a la Empresa Azucarera Amancio Rodríguez contemplando en su objeto social entre otros aspectos los siguientes:

La producción y comercialización de forma mayorista de la caña de azúcar, en moneda nacional, también realiza la producción de productos pecuarios, agrícolas.

Objetivos de La Auditoría.

 Evaluar la efectividad del Sistema de Control Interno, a partir del cumplimiento de los objetivos de control interno establecidos en la Resolución 297/03 “Definición de Control Interno. Contenido de los componentes y sus normas”, del Ministerio de Finanzas y Precios.

 Verificar cuestiones relacionadas con las tecnologías de la información.

 Verificar indicadores estadísticos seleccionados, con los datos consignados en los registros primarios que correspondan.

 Conciliar los resultados de la auditoría con los puntos vulnerables identificados en el plan de prevención, para corroborar el cumplimiento de las medidas previstas.

- Las operaciones comprobadas comprenden el período desde el 1-1-09 hasta 31-3-09.

- Se aplicó el programa de comprobación nacional al control interno del año 2009.

- En la verificación se aplicaron las Normas de Auditoría Interna y demás regulaciones que rigen esta actividad cumpliéndose los objetivos previstos.

- Certificamos que los objetivos a alcanzar se cumplieron con la limitación de la no confirmación de los saldos en cuentas por cobrar y pagar por la ubicación de las entidades y no contar con medio de transporte para ello.

- La legislación empleada para evaluar el cumplimiento de las normas, procedimientos y disposiciones legales vigentes fueron las contenidas en el programa del control interno del Ministerio de Auditoría y Control, además de la Resolución 13/06 del Ministerio de Auditoría y Control.

Resolución 235/05 del Ministerio de Finanzas y Precios (Normas Cubanas de Contabilidad e Información Financiera).

Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Resolución 245/08 Norma Bancaria del Banco Central de Cuba (Cobros y Pagos).

Resolución 20/09 Conteo Físico, Faltante, Sobrantes y Pérdidas.

Decreto Ley 249 (sobre Responsabilidad Material).

Se efectuó revisión detallada de los registros, submayores y documentos primarios seleccionando muestras por el método aleatorio.

CONCLUSIONES

De acuerdo a los resultados establecidos en la Resolución 353 del 2008 del Ministerio de Auditoría y Control para este tipo de Auditoría, se evaluó de DEFICIENTE el grado de implementación del Control interno Contable y Administrativo que la entidad ejerce sobre sus recursos materiales y financieros, toda vez que violan la Resolución 297 del

2003 del Ministerio de Finanzas y Precios y en su Componente Ambiente de Control, Actividades de Control y Supervisión o Monitoreo en sus normas. Coordinación entre las áreas, Información y Responsabilidad, Registro oportuno y adecuado de las transacciones, Integridad y valores éticos, Información y Responsabilidad, Autoridad y responsabilidad, Coordinación entre las áreas.

Las principales deficiencias se detallan a continuación:

 Al realizar el análisis de las edades de la cuenta por cobrar a corto plazo (135) se observó que todas están fuera de lo pactado en el convenio (30 días) por lo que violan el componente 3 Actividad de Control en su norma Coordinación entre la áreas de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

 De un total de 40 productos existentes en el almacén se chequearon 22 para un 55%, detectando un faltante de $432.67. Violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Información y Responsabilidad, Registro oportuno y adecuado de las transacciones.

 Al realizar el cuadre del saldo que muestra la cuenta otras cuentas por cobrar (340) se detectó que presentan diferencias con la Información que se brinda en el Balance, reflejando el segundo $3023.11 de más con respecto al primero. Violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Integridad y Valores Éticos de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

 Se dejó de contabilizar $733.20 en la subcuenta 02 “A las UBPC” reflejando esta diferencia en el Balance al cierre de Febrero del 2009. Violando el componente 4 Información y Comunicación en su norma Información y Responsabilidad de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

 El acta de responsabilidad material sobre la custodia de los recursos existentes en el almacén estaban desactualizados. Violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Integridad y valores éticos, y la de Asignación de autoridad y responsabilidad de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

 Mantienen saldo en las cuentas por cobrar diversas relacionada con trabajadores que causaron bajas de la Entidad por $1727.88. Violando el componente 3

 Actividades de Control en su norma Coordinación entre las áreas de la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios.

• En los componentes Evaluación de los riesgos, Información y Comunicación, no se detectaron deficiencias.

Al revisar el plan de prevención se contactó que están definidos como puntos vulnerables o posible manifestación, la caja y utilización de efectivos con ánimo de lucro y como medidas a adoptar, revisión de los ingresos en efectivos. Responsable Jefe Económico y Ejecutante, Especialista en Contabilidad, así como las cuentas por cobrar y los almacenes.

No obstante, al estar elaborado el plan de prevención este no es efectivo, al existir causas y condiciones que propiciaron las deficiencias detectadas (no se revisa por especialista del área contable los depósitos después de confeccionados por el cajero contra el registro de ingreso, no ha sido detectado por el especialista del área que se realiza el 10% al almacén las diferencias en faltantes).

RESULTADOS

• Componente I. Ambiente de Control

 Se verificó en el área del almacén que el balancista distribuidor no tenía definido por escrito sus deberes, derechos, responsabilidad material de los recursos que

custodia, violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Asignación de autoridad y responsabilidad.

 La Entidad no tiene constituido el Comité de Control, violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Comité de Control.

• Componente II. Evaluación de Riesgos

 No se detectó deficiencia.

• Componente III. Actividades de Control

 Elemento clave I. Gestión Financiera

• Tesorería o efectivo

- Se revisaron 62 recibos de ingreso correspondiendo 30 al mes de febrero para el 48% y 32 del mes de marzo para el 51%, comprobándose que existen 10 que representan el 16% que se depositaron fuera de término establecido, incumpliendo la legislación y normas vigentes establecidas para el tratamiento del efectivo.

- De los 62 recibos de ingreso revisados se pudo comprobar que los ingresos a caja se corresponde con lo declarado con los reportes de dichos ingresos.

- No existe evidencia documental del acta de responsabilidad material sobre los recursos que se custodian, incumpliéndose la norma de niveles definidos de autorización.

• Cuentas por cobrar

- Al realizar el análisis de las edades de la cuenta por cobrar a corto plazo (135) se observó que todas están fuera de lo pactado en el convenio (30 días) por lo que violan el componente 3 Actividades de Control en su norma Coordinación entre la áreas de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- No tienen archivadas las facturas o conducen de cada cliente por separado, como está establecido, sino que todas las archivan en un solo expediente, lo que dificulta realizar el cuadro de los saldos de cada cliente. Violando el componente 3 Actividades de Control en su norma Documentación y el componente 4 información y Comunicación en su norma Información y Responsabilidad.

- Se dejó de contabilizar $733.20 en la subcuenta 02 “A las UBPC” reflejando esta diferencia en el Balance al cierre de Febrero del 2009. Violando el componente 4 Información y Comunicación en su norma Información y Responsabilidad de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- Mantienen saldo en las cuentas por cobrar diversas relacionada con trabajadores que causaron bajas de la Entidad por $1727.88. Violando el componente 3 Actividades de Control en su norma Coordinación entre las Áreas de la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- Al realizar el cuadre del saldo que muestra la cuenta otras cuentas por cobrar (340) se detectó que presentan diferencias con la información que se brinda en el

- Balance, reflejando el segundo $3023.11 de más con respecto al primero. Violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Integridad y Valores Éticos de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- No existe conciliación del saldo de la subcuenta 01 entre esta Entidad y el Sector Estatal MINAZ. Violando el componente 4 Supervisión o Monitoreo en su norma Evaluación del Sistema de Control Interno y el componente 1 Ambiente de Control en su norma Asignación de Autoridad y Responsabilidad.

• Activo fijo tangible

- Al realizar el conteo en el área del almacén se detectó la existencia de una pesa particular sin que medie un documento. Violando el componente 4 de Información y Comunicación en su norma Información y Responsabilidad de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios. Y el componente 3 Actividades de Control en su norma Documentación.

- Se detectó en la misma área el traslado de una nevera con No. 07-0002 sin movimiento alguno. Violando el componente 4 de Información y Comunicación en su norma Información y Responsabilidad y el componente 3 Actividades de

Control en su norma Documentación de la Resolución 297 del 2003 Ministerio de Finanzas y Precios.

• Nóminas

- No se detectó deficiencia.

• Información financiera y de gestión

- No se detectó deficiencia.

• Inventarios

- De un total de 40 productos existentes en el almacén se chequearon 22 para un 55%, detectando un faltante de $432.67. Violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Información y Responsabilidad, Registro oportuno y adecuado de las transacciones.

- El acta de responsabilidad material sobre la custodia de los recursos existentes en el almacén estaban desactualizados. Violando el componente 1 Ambiente de Control en su norma Integridad y valores éticos, y la de Asignación de autoridad

- y responsabilidad de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- Los vales de salida no tienen autorizo de extracción. Violando el componente 3 Actividades de Control en su norma Documentación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- El medio de medición (la pesa) no está aforada, ni pertenece a la entidad y no cuenta con un documento de prestación. Violando el componente 4 Información y Comunicación en su norma Información y Responsabilidad de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

- El almacén no tiene seguridad, pues existe una copia de la llave en poder del Jefe de Servicio. Violando el componente 3 Actividades de Control en su norma Acceso Restringido a los Recursos de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

• Combustible

No se detectó deficiencia.

• Componente IV. Información y Comunicación

 No se detectó deficiencia.

• Componente V. Supervisión o Monitoreo

 En la Entidad aún persiste deficiencias que han sido señaladas por Auditores Internos entre las que podemos citar tales como:

- Cuentas por cobrar fuera de término.

- Vales de salida sin autorizo de extracción.

- Medios de medición de pesaje sin aforo.

RECOMENDACIONES

Elaborar y dar cumplimiento al plan de medidas para erradicar las deficiencias.

Los hallazgos de la auditoría fueron dados a conocer y analizados con los responsables de la entidad y aceptados por estos en todas sus partes.

ANEXOS

Acta de responsabilidad administrativa.

GENERALIDADES

• La UBPC dispone de 20 días naturales a partir de la recepción de este informe, la entidad debe emitir al jefe de la unidad auditada sus discrepancias con el contenido del mismo según establece el artículo 8 inciso b del decreto ley 159 de la auditoría.

 La unidad debe enviar a la Empresa Azucarera Amancio Rodríguez el plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas en un término no mayor de 30 días naturales a partir de la recepción de este informe.

 En un término de 180 días naturales la unidad debe informar la situación que presentan las deficiencias con información mensual, según establece el articulo 7, inciso k del decreto ley 159 de la auditoría en el Consejo de Dirección.

 De acuerdo a lo que establece la sección segunda, articulo 14 del decreto ley 159 debe discutirse este informe en la junta directiva de la unidad donde el jefe de la

misma será el máximo responsable de que se adopten las medidas que permitan erradicar las deficiencias.

 Queremos expresar nuestros agradecimientos al colectivo de trabajadores por la colaboración prestada en el desarrollo de este trabajo.

Fraternalmente. Araceli González Aguilar

Auditor, Jefe de Grupo.


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