II.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO.

Durante el proceso de revisión y digitalización del inventario se adicionaron otras variables que complementan el modelo inicial, necesarias para facilitar el proceso de caracterización del conjunto.

La utilización de la base de datos trae consigo numerosas ventajas, soportadas por la versatilidad de su funcionamiento, la posibilidad de ser enriquecido paulatinamente, la creación de nuevos informes y consultas, en la medida en que los usuarios necesiten otros datos no contenidos en el planteamiento inicial del mismo y la realización de un diagnóstico eficiente y actualizado.

II.5 MANUAL DEL USUARIO.

El contenido del Inventario Básico en Extensión de Sagua la Grande (IBES) se encontrará ubicado dentro de una carpeta con este nombre (IBES) y contará :

• IBES.mdb: base de datos de Microsoft Access que contiene todos los datos recogidos durante el inventario y constituye la base documental para el diagnóstico del CHU de Sagua la Grande.

• IBES Manual: carpeta que contiene los ficheros HTML diseñados para funcionar como Ayuda para el trabajo con el IBES.

• Conjunto de ficheros tipo True-Type: se recomienda copiar estos ficheros a la carpeta C:/WINDOWS/Fonts para la mejor visualización de los objetos de la base de datos.

Soporte Tecnológico: para el trabajo con el IBES se necesita cualquiera de las versiones de Microsoft Access posteriores al 2000, (Access 2000, Access XP o Access 2003).

Configuración: Se recomienda configurar su pantalla a 1024 X 768 píxeles de resolución, de esta forma la interfaz del programa se hará más cómoda al permitir la visualización de una mayor cantidad de objetos en su pantalla sin necesidad de utilizar barras de desplazamiento. Se ha ocultado la ventana Base de Datos, de modo que los objetos necesarios para el trabajo se encontrarán en la barra de menú Objetos.

Trabajo con la base de datos:

1. Copiar en su Computadora: Se recomienda copiar la carpeta IBES en la torre C: de su computadora. De esta forma no habrá que modificar la ruta del vínculo de su botón de ayuda con el fichero IBES Manual.

2. Abrir la Base de Datos: Al abrir la base de datos se visualizará automáticamente el formulario Inicio que, al cerrarse, dejará activo al formulario General. Si desea cerrar este formulario utilice el botón EXIT.

3. Visualizar datos: A través del IBES se logra el acceso a la información recogida durante el Inventario Básico en Extensión del CHU de Sagua la Grande. Esta base de datos está concebida para mostrar la información de dos formas: a través del formulario General, o a partir de los diferentes informes con que cuenta el inventario.

• Formulario General: aunque los formularios están concebidos principalmente para la entrada de datos también es posible visualizar datos a través de los mismos, moviéndose a través de los botones de desplazamiento se podrá ver las características de cada uno de los inmuebles inventariados. La información acerca de los mismos esta agrupada en las fichas que conforman el formulario.

• Informes: Están ubicados en la barra de menú Objetos, aparecen agrupados en dos menús: Informes Generales; que muestran varias características de un inmueble o de todo el conjunto. Por otro lado los Informes por Manzanas almacenan características particulares de una manzana determinada por el usuario.

• El resto de los objetos de la base de datos (tablas y consultas) no están a disposición de los usuarios.

4. Entrada y Modificación de datos: Estas operaciones se realizan a través de formulario General, para agregar un nuevo registro se utilizará el botón Crear nuevo registro que se muestra en la Figura 11. Los datos contenidos en la base de datos se introducirán siempre en letra mayúscula y no se le colocará tilde a ninguna palabra acentuada; de esta forma se evitarán posibles confusiones a la hora de procesar los datos almacenados. El diseño del formulario hace que determinadas fichas o subformularios queden bloqueados o se desbloqueen en dependencia del valor que se le asigne a una variable dada. Ejemplo: Si la variable “Integridad en Fachada” recibe como valor “Sin Transformar” entonces la ficha “Transformaciones en Fachada” queda bloqueada.

5. Eliminar un registro: Para realizar esta operación el usuario seleccionará el registro deseado y oprimirá el botón Eliminar Registro.

6. Buscar un registro: Colocándose sobre el campo necesario para identificar el registro presione el botón Buscar para introducir en la ventana el valor de la variable que identifica el registro. Esta operación se puede realizar más de una vez filtrando los campos para llegar al registro deseado.

7. Utilización del filtro por selección: esta herramienta le permitirá trabajar solamente con los registros que cumplen una condición determinada por el usuario:

• Al colocar el cursor sobre el valor de una variable de su interés presione el botón Filtro por selección y solo encontrará entre los registros aquellos que posean un valor idéntico al de la variable sobre la cual usted colocó el cursor.

• El botón Alternar le permitirá quitar el filtro cuando está aplicado o ponerlo después de haberlo quitado. Cuando se aplica un filtro al lado de los botones de desplazamiento (Ver Fig. 11) aparecerá el número que indica la cantidad de registros que cumplen la condición.

8. Vínculos con Office: Esta opción le permitirá convertir un informe determinado (el que está abierto en ese momento) en un documento de Microsoft Word (extensión .rtf que significa formato de texto enriquecido y se usa, generalmente, para transferir documentos entre diferentes aplicaciones) que va a ser copiado automáticamente en la carpeta Mis Documentos. También existe la opción Analizar con Excel que crea automáticamente un fichero en Mis Documentos con formato Hoja de Cálculo de Excel. Al presionar la flecha a la derecha del botón se podrá seleccionar una de las dos opciones mencionadas anteriormente tal como se muestra en la figura 12.

Fig. 12 Botón Vincular con Microsoft Office con las opciones desplegadas.

9. Imprimir un Informe: Deberá abrir el informe en vista preliminar y configurar la impresión a través del menú Archivo, la opción Impresión abrirá un cuadro de diálogo que permitirá seleccionar la impresora, así como el número de copias del informe.