VI. Confección del Expediente de la Auditoría.

El expediente de la auditoría está formado por uno o varios legajos en los cuales se archivan los P/T y demás documentos vinculados con una auditoría.

Los P/T se organizan por temas y deben seguir el orden lógico del desarrollo del trabajo, colocándose primero los documentos relacionados con los aspectos generales de la auditoría. En lo posible, se debe evitar que un tema se archive en varios legajos. Los P/T constituidos por hojas columnares, se doblan de forma que resulte fácil su identificación.

Cada legajo tiene su tapa, la cual se titula en el centro superior: EXPEDIENTE DE AUDITORÍA y en líneas subsiguientes y a varios espacios se expone:

• Categoría (según Ley del Secreto Estatal)

• Número de la Orden de Trabajo

• Nombre de la entidad auditada

• NIT

• Organismo a la que está subordinada o patrocina la misma.

• Tipo de Auditoría

• Fecha de inicio y terminación de la Auditoría

• Unidad de Auditoría que ejecutó el trabajo

• Auditores participantes y sus cargos

Parte inferior derecha: Numeración consecutiva del legajo dentro de cada auditoría y seguido de este número se colocan una diagonal y el dígito que corresponde al último legajo que conforma el expediente. Los expedientes se archivan en cada unidad organizativa de la ONAT, siguiendo el número de Orden de Trabajo correspondiente y se conservan y custodian durante el plazo de cinco años a partir de la fecha de conclusión de la auditoría (Decreto Ley No. 159, artículo 11). Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva auditoría, los expedientes deben conservarse hasta que se ejecute otra auditoría.

A continuación se señalan los documentos más comunes que deben conformar el expediente de auditoría y que se deben archivar en el orden siguiente:

Índice

Borrador de la Resolución con mechón de revisión

Borrador del Informe con sus anexos con mechón de revisión

Orden de Trabajo

Asignación de la Auditoría

Declaración de No Impedimentos.

Listado de pagos de las obligaciones y otros datos de interés que se obtengan en la Oficina Municipal de la ONAT

Guía de Exploración

Planeamiento de la Auditoría

Modificaciones al Planeamiento

Solicitud de Aplazamiento de la auditoría por el Contribuyente

Aplazamiento de la Auditoría otorgada por la ONAT

Aplazamiento de la Auditoría solicitada por la ONAT

Cambio de auditores o jefe de grupo de la auditoría

Requerimiento de Documentos (se archivarán por su orden de solicitud todos los realizados en el transcurso de la auditoría)

Carta del contribuyente informando las causas de la no entrega del Requerimiento.

Providencia

Acta de Ocupación de Documentos

Acta de Devolución de Documentos Ocupados

Actas de Supervisión (se archivarán por su orden, según fueron realizadas)

Resumen de la revisión de cada tributo y sus papeles de trabajo. Dentro de cada tema se incluyen las confirmaciones con terceros.

Otros documentos que se consideren de interés mantener archivados en el expediente tales como: estados financieros, documentos legales, comunicaciones originadas o recibidas, notas del auditor, etc. Estos documentos pueden ser originales o fotocopias, según uso y destino de los mismos.

Índice: En el índice se relacionan todos los documentos y temas que conforman el expediente de auditoría y se coloca una copia del mismo como primera hoja de cada legajo que conforma el expediente.

El índice tiene las siguientes columnas:

• Legajo No. Número de orden del legajo en el cual está ubicado el documento.

• Documento/tema/asunto/descripción: Descripción del título que identifica el documento, tema o asunto.

• P/T No. Primero y último número de las hojas que conforman el tema o asunto.

• Consecutivo No. Primero y último número consecutivo de las hojas de cada asunto dentro del legajo correspondiente al documento, tema o asunto que se identifica.

Cuando por cualquier razón, son solicitados por las autoridades facultadas para ello papeles de trabajo o expedientes de auditoría se emite un Acta de Entrega de Documentos que tiene como objetivo dejar constancia escrita, mediante acta, de la documentación que se entrega, tanto en el desarrollo del trabajo como posterior a su terminación. Se emite en original y copia por el auditor principal o el supervisor. El original se entrega al funcionario que solicita y la copia se archiva en un file habilitado al efecto en la Oficina de Auditoría Fiscal. Cuando se devuelvan los documentos, se empleará un modelo similar.