- Implantación de la gestión por procesos

Implantar una gestión por procesos requiere dar primero ciertos pasos preparatorios, entre los que cabe citar:

• El análisis de las limitaciones del actual sistema.

• El relevamiento de los procesos internos existentes.

• La identificación de los factores de éxito usuales en el área de actividades pertinente.

• La medición de la actuación y de los medios invertidos en ella, en relación con el valor percibido por los destinatarios.

• Como tema central, la identificación de los requerimientos de los destinatarios, que los procesos deben satisfacer.

Sobre esa base, se puede luego realizar mejoras en los procesos, siempre orientadas a la satisfacción de los requerimientos de los destinatarios, en torno a resultados, procurando el aumento de la productividad del sistema en su conjunto.

Es muy importante que los procesos tengan responsables asignados, que se establezcan indicadores y objetivos de mejora posterior, y que los procesos queden bajo control estadístico, con su capacidad máxima adecuadamente evaluada.

En la gestión por procesos hay que establecer prioridades de mejora, atendiendo en primer lugar a los procesos desintegrados o muy deteriorados, luego a los de mayor impacto estratégico sobre los usuarios, luego a los que resulten más fáciles de cambiar y finalmente a los de menor alcance y costo.

En síntesis, para poner en marcha una Gestión por Procesos hay que empezar por:

• Analizar las limitaciones actuales

• Relevar los procesos internos

• Relacionar los procesos con los factores de éxito

• Medir actuación y relacionar con el valor percibido por el usuario

• Identificar requerimientos del usuario

Para proceder luego a realizar mejoras de los procesos:

• Orientadas a la satisfacción del usuario

• Relacionadas con la productividad del conjunto

• Organizadas en torno a resultados, no a tareas

En esas mejoras se debe proceder a:

• Asignar responsabilidades personales en los procesos

• Establecer indicadores y objetivos de mejora

• Evaluar la capacidad de los procesos

• Mantener el control estadístico de procesos

• Medir la satisfacción del usuario