CAPÍTULO II. La gestión actual del postgrado en la Sede Universitaria de Mayarí.

2.1. Descripción del sistema actual.

El Control de la información en el sistema que teníamos implementado se sustentaba en una planilla que se le llenaba a cada profesional de forma manual en la que se recogían varios indicadores, pero no tan amplia y precisa como la actual. A continuación relacionamos algunos de los que no se tenían en cuenta:

- profesor de la SUM.
- Categoría docente.
- Categoría científica.
- Publicaciones.
- Participación en eventos.
- Vinculación al Plan Turquino.
- Necesidades de postgrados.
- Postgrados cursados.

Se puede apreciar que el nivel de información recopilada es muy inferior al presente y sumamente lento pues como decíamos se opera de forma manual, individual y presencial; la mayor parte de las veces teníamos que personarnos a las entidades para recogerla, el nivel de equivocaciones y errores era de alrededor del 27 %, la cantidad de estudiantes, técnicos y profesores supera los 12 compañeros que se vincularon con la tarea; el tiempo máximo para concluirla fue de más de seis meses de ardua y sistemática gestión.

Es muy objetivo que para incrementa los resultados de la aplicación del Proyecto de referencia, es obligatorio estudiar y valorar con detenimiento el sistema actual para la gestión de la formación del postgrado, que sin duda alguna es lento, desactualizado y poco confiable, por tanto, no responde a las exigencias de las entidades, los propios profesionales y mucho menos propiciar el desarrollo local sostenible a que estamos convocados. La pertinencia de la Sede Universitaria Municipal respecto al territorio parte de la superación y capacitación de los recursos humanos.

En el proceso de recopilar información participan los siguientes especialistas:

• Subdirector de Investigación y postgrado.
• Profesores
• Estudiantes
• Técnicos en adiestramiento.
• Especialistas en cuadro y capacitación de las entidades.
• Especialistas en recursos humanos de las entidades.

Los referidos especialistas se comunican entre sí utilizando la Ficha de Solicitud de Datos para el Diagnóstico de las Necesidades de Superación de los Profesionales; la misma está constituida en una planilla en papel gaceta de tamaño carta (21,59 cm. x 27,94cm) de la misma forma se vinculan dependencias de las entidades, tales como:

• Subdirección de Recursos Humanos.
• Departamento de cuadros.
• Departamento de personal.
• Departamento de informática.

Las ofertas de superación son gestionadas por la sede y otras llegan directamente desde la sede central, la subdirección de postgrado asigna las mismas sin que medie una valoración previa en la mayoría de las ocasiones, hay entidades que se ocupan de un mayor nivel de solicitudes y esto puede tenerse en cuenta en algunas ocasiones, en otras la asignación es en partes iguales entre las entidades según la cantidad de plazas que se reciben; no son pocas las veces en que influye el nivel de gestión de los especialistas en capacitación de las entidades para que reciban una mayor o menor cantidad de plazas. A ello se añade las largas distancias que separan las entidades de la Sede Universitaria Municipal; ejemplo Nicaro, Levisa, Felton, Guaro y Guatemala.

Como se aprecia no disponemos de suficiente y veraz información para realizar una asignación proporcional y sobre la base de necesidades objetivas, tanto de las entidades como de sus profesionales. Existe una reunión periódica entre la referida subdirección y los especialistas de capacitación y cuadros de las entidades donde entre otros temas se valora esta cuestión.

La subdirección asigna un coordinador en cada uno de los diferentes cursos; siempre un profesor a tiempo parcial o permanente de la sede, quien se encarga de controlar la asistencia y resultados docentes de los matriculados.

Los resultados del estudio demostraron que toda la información que se recopila como tal se archiva, por su cantidad excesiva es imposible tenerla en cuenta para la toma de decisiones con el objetivo de que la superación postgraduada sea pertinente a las necesidades de las entidades y a la realización personal de los profesionales, mucho menos al desarrollo local. De igual forma se pudo comprobar la insuficiente utilización de la computación.

La detección de estas deficiencias nos motivó a buscar un método para agilizar el procesamiento de esta información y así considerar el diseño de un nuevo sistema, lo que permite concebir una solución automatizada superior a la existente, que sea capaz de hacer eficaz el trabajo de planificación, organización, dirección y control en dicha actividad.

Al realizar el análisis profundo de la actividad que se automatizará, así como elaborar una concepción preliminar del nuevo sistema tuvimos en cuenta los siguientes aspectos:

• Objetivos de la actividad y sus niveles de importancia.

• Organización de la actividad. Estructura organizativa y funcional. Relaciones de organización existentes, contenido de trabajo y sus procedimientos de trabajo.

• Sistema informativo existente, documentos, registros, libros, flujo de informaciones, codificadores existentes, métodos de recolección y procesamiento de las informaciones, soportes utilizados, procedimientos de cálculo.

• Fuerza de trabajo. Características de la fuerza de trabajo, cantidad, nivel cultural y técnico promedio, especialidades que se emplean y que se necesitan.

• Realización de los trabajos, tareas de servicio u otro tipo que se realizan en la actividad (y en particular, en la actividad que se está analizando), flujo informativo existente, organización tecnológica de la actividad, métodos de control de la calidad.

• Medio ambiente. Relaciones de la entidad con organizaciones ajenas a la misma, relaciones con otros órganos (fuentes de información, clientes, entidades a las que se rinde y recibe informaciones, etc.)