BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. BASES ESTRATÉGICAS Y ORGANIZACIONALES

Luis Orlando Ortiz Ibañez


 


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INTRODUCCION

Uno de los macro objetivos formulados en el Plan de Desarrollo de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario del Caribe consistía en estandarizar los principales procesos operativos que se desarrollan en la Institución, en las áreas Administrativa y asistencial, para ello se propuso inicialmente adoptar y socializar los 10 procesos más relevantes en cada una de las unidades funcionales de la ESE, y para tal efecto adoptar el manual de procesos administrativo, el manual de procesos asistenciales y las guías de manejo para cada una de las Subgerencias de la Organización. La ejecución de estas actividades se ha desarrollado satisfactoriamente en su primera fase, logrando diseñar la primera herramienta de gestión integral que le aportará a cada funcionario el modelo de eficiencia que buscamos en el quehacer diario de la producción de servicios de salud para la población del Departamento de Bolívar y demás Departamentos vecinos.

Hoy hacemos entrega a término del Manual de Procesos y Procedimientos Oficial de la ESE Hospital Universitario del Caribe en su primera versión 2008 que consta de dos tomos. En el primero de ellos se sustenta toda la base estratégica y organizacional de la empresa como un marco introductorio de indispensable lectura antes de revisar los contenidos de cada proceso por cada una de las áreas de gestión.

En este primer componente se contiene la información necesaria que le permitirá a los usuarios de los procesos conocer la naturaleza de la Empresa, su estructura y organización, la relación entre dependencias pero lo más importante es que le enseñara los objetivos corporativos que se han formulado y la responsabilidad que cada una de las áreas ha comprometido en el Plan de Desarrollo Institucional.

El segundo tomo se presentará la plantilla de los procesos y procedimientos que han sido levantados en cada una de las Subgerencias de la empresa. La caracterización y estandarización de estos procedimientos son la plataforma de gestión en cada Subgerencia en virtud de la articulación que estos han tenido en su etapa de diseño con la oficina de Planeación, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad.
Esperamos que el proceso de mejoramiento continuo con la gestión del manual sea efectivo a través de la revisión y ajuste constante de los procedimientos identificados, pero sobre todo que el aprovechamiento de las oportunidades de mejora sean la constante de este trabajo donde se logró la participación de todos los niveles de la Institución a quienes agradecemos y reconocemos su invaluable aporte al desarrollo del Hospital.


CAPITULO PRIMERO INTRODUCCION Y GESTION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.1.- MARCO CONCEPTUAL INTRODUCTORIO

Hemos querido que este Manual sea de fácil lectura y comprensión para el usuario del Hospital, entendiendo que su valor como herramienta de gestión estriba precisamente en que sea accesible a cualquier nivel de la organización y jalone acciones de aplicación diaria para el mejoramiento de los servicios.
En este sentido el primer capítulo pretende abordar algunos conceptos técnicos mínimos necesarios que deben ser manejados con plena claridad por los usuarios del manual. Por eso hemos tratado de hacerlo muy sencillo y didáctico apoyándonos en una serie de preguntas y respuestas con las que extendemos la bienvenida a la Institución.

¿Qué es un manual?
Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge minuciosa y detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita al lector, desarrollar correctamente la labor propuesta.

¿Por qué es importante crear un manual de procesos?
El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y las técnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de experiencias y técnicas conforman la tecnología de la organización, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle.

¿Para qué documentar los procesos en la empresa?
Cuando se documenta la tecnología, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la atención de los integrantes de una organización hacia la mejora de los sistemas de trabajo y su nivel de competitividad.

Cuando documentamos cualificamos y facilitamos el análisis cuantitativo, formulamos indicadores y podemos tener un control de la gestión. De hecho la gestión de los procesos puede orientar la estrategia misma de la organización e intervenir en lo más hondo de la cultura organizacional de la empresa.


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