1.7.- GESTION DEL MANUAL DE PROCESOS

1.7.1.- RESPONSABILIDAD DE LA GESTION DEL MANUAL

La estructura física del manual de procesos oficial deberá reposar en la Oficina de Calidad de la Institución quien en representación de la Dirección tendrá la misión de salvaguardar su actualización. Para su fácil manipulación se utilizará el archivo del manual en pastas de tres agujeros que permita intercambiar las páginas de su contenido cuando un cambio amerite su reemplazo.

Las plantillas de los procesos no pueden ser modificadas por ningún funcionario de la empresa, sus cambios o ajustes estarán sujetos al comité técnico bajo la dirección del Gerente de la Institución donde deben primar justificaciones normativas o de extrema necesidad para adoptar tal decisión.

1.7.2.- LIDERES DE PROCESOS

El liderazgo de los procesos corresponde a los Subgerentes que responden ante la alta dirección por el cumplimiento de los objetivos de sus áreas en estricta armonía con la programación contenida en el Plan de Desarrollo Institucional y los compromisos adquiridos en los diferentes comités institucionales.

1.7.3.- LIDERES OPERATIVOS

Son los funcionarios de mandos medios que responden por la ejecución de los procedimientos específicos a los Subgerentes, generalmente son los que se encargan de levantar los procedimientos y presentan ante la Subgerencia los ajustes que permitan desplegar operativamente las estrategias planeadas para hacer posible que se cumplan los objetivos de los procesos..

1.7.4.- GRUPO DE APOYO

Los grupos de apoyo son todas aquellas personas que participan activamente en el desarrollo del procedimiento y que tienen algún nivel de autoridad y decisión sobre algunas de las actividades que se contienen en el mismo.

1.8.- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

1.8.1.- ESTRUCTURA DE LA GESTION DOCUMENTAL

La documentación del sistema de calidad que por principio se aplica en la gestión documental de Manual de Procesos y Procedimientos de la Institución se acoge a la siguiente estructura:

En esta pirámide se muestra la fuerza jerárquica que mueve el soporte documental y que en su orden parte de la política de calidad que sale del Plan de Desarrollo de la Institución, continúa en orden la documentación e información normalizada en el manual de calidad de la empresa y aplica inmediatamente a los contenidos del Manual.

1.8.2.- COMO HACER CAMBIOS Y AJUSTES A LOS PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procesos está estructurado por áreas que son responsabilidades de cada uno de los jefes de áreas o Subgerentes que en cualquier caso serán los lideres de procesos, cada una de los cuales actualiza y aprueba de manera independiente los cambios en la forma siempre y cuando no afecte ni la presentación estándar del proceso ni afecte en su contenido a otros procesos o procedimientos.

Los cambios de fondo deben ser llevados al comité técnico o de calidad por cada uno de los lideres de procesos justificando ampliamente el cambio a realizar, el cual debe estar apoyado en una oportunidad de mejora, economía, racionalidad en el uso de los recursos, mayor cobertura, mas rentabilidad, mayor agilidad y menor riesgo para el paciente, para el trabajador y para la empresa.

Cualquier cambio aprobado deberá ser registrado en la tabla de control de cambios con el fin de llevar un registro histórico que permita en cualquier momento saber que decisiones se tomaron. Cada vez que una o más secciones son actualizadas por el Representante de la Dirección, aprobadas y revisadas por el respectivo responsable, queda disponible en la carpeta pública del sistema de información, titulada Sistema de Calidad y no se conservarán copias de las versiones obsoletas. Las copias que se entregan a terceros, son autorizadas por la Dirección General; se realiza en medio impreso sin ninguna leyenda en el pie de página.

Los líderes de procesos tendrán la obligación de hacer el despliegue y la socialización de los cambios y ajustes aprobados con cada uno de sus equipos de trabajo (Lideres Operativos y Grupos de Apoyo) dejando constancia para ello de la actividad mediante un acta, que le permita, de ser necesario, establecer responsabilidades por el incumplimiento o las consecuencias que se puedan derivar de un error o mala práctica en la atención o la producción del servicio que se produce y afecta.

1.8.3.- AUDITORIA ORIENTADA AL MEJORAMIENTO CONTINUO

Nuestro sistema obligatorio de garantía de calidad propende por una auditoria orientada hacia el mejoramiento de la calidad, buscando la justa retribución de los recursos hacia los clientes y pacientes y la protección de los recursos del estado, en busca de la obtención de una calidad deseada, superando aun la calidad esperada, para ello a nuestros SOGC tiene como un componente principal la Auditoria Orientada Al Mejoramiento Continuo que por extensión se aplica a la revisión constante de los procesos y la actualización del manual.

La Auditoria Orientada Al Mejoramiento Continuo no es un proceso independiente, ni un programa aislado, es un proceso técnico que forma parte de la misma prestación de los servicios de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario del Caribe. Es pertinente mencionar que la dinámica de dicha auditoria es la retroalimentación a la totalidad del sistema de atención en coherencia con el desarrollo de estándares adecuado para la organización en busca de un impacto efectivo sobre la salud de nuestros usuarios.

La implementación de la misma es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Calidad de la Institución, del Coordinador de Garantía de Calidad y del Coordinador de Planeación, el equipo de apoyo está constituido por los Subgerentes y Jefes de Áreas.

El sistema de auditoría se define como un componente de mejoramiento continuo en nuestro Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad. Busca básicamente como primer y último fin la obtención de resultados enfocados directamente en la satisfacción del usuario/cliente, el cual es la razón de ser de la organización.

La Auditoria Orientada Al Mejoramiento Continuo en el Hospital se basa netamente en la evidencia, para lo cual se han diseñado y desarrollado como criterios explícitos sus procedimientos que se contienen en este manual, donde describimos las actividades a ejecutar por el procesador y se ha diseñado también los respectivos registros o formatos donde se ha de recopilar los datos obtenidos durante los procesos de auditoría tanto de primer como de segundo orden para elaborar la información adecuada que nos permita conocer la trazabilidad de los indicadores y generar los respectivos planes de mejoramiento, con sus acciones correctivas frente a las no conformidades reales halladas y con las acciones preventivas frente a la no conformidades potenciales identificadas como riesgo del deterioro de nuestros servicios internos.

La contención de costos por la no calidad en los servicios y más aún por la inadecuada ejecución de los mismos procesos y procedimientos, será un resultado de nuestra gestión y no pretender la contención de costo como fin inmediato, sino como un impacto del accionar de la calidad deseada. Ya que lo que pretendemos es un impacto orientado hacia el mejoramiento continuo de los procesos y no la búsqueda de culpables, es por lo tanto importante recordar que en la medida que se ejecuten los ajustes adecuados a nuestro procesos y procedimientos se estará efectivamente entrando en el proceso de mejoramiento continuo hasta conseguir el autocontrol y el alineamiento de la organización.