CAPITULO QUINTO FORMULACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CRITICOS DE LA INSTITUCION

5.1.- AREA DE DIRECCION
En este macro proceso se han identificado de manera prioritaria seis grupos de procesos que soportan la Gestión Gerencial y apoyan las decisiones de la alta dirección en la búsqueda de los objetivos institucionales planteados en el plan de desarrollo institucional.
A continuación se describe brevemente el alcance de cada uno de estos procesos con el fin de que el lector que consulta por primera vez el manual pueda ubicarse introductoriamente en el mapa operacional del Hospital.

5.1.1.- Planeación
Los procesos del área de planeación buscan el mejoramiento autónomo y sostenido de la organización mediante el enfoque de un Sistema integrado que articule el control interno y los procesos de calidad en función de lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales planteados en el plan de desarrollo institucional. Los procedimientos que se identifican y desarrollan de manera técnica y documentada son los siguientes:

1. Revisión Documental Del Direccionamiento Estratégico.
2. Formulación Del Plan Operativo Anual.

5.1.2.- Archivo Clínico
Los procedimientos de archivo clínico que se han priorizado en esta primera versión oficial del manual de procesos se enfocan principalmente al archivo, salvaguarda y manejo de la información contenida en la historia clínica del paciente en virtud de la importancia que esta representa tanto para la producción de los servicios como para el mismo proceso de gestión y planeación de los servicios.
1. Préstamo de la Historia Clínica.
2. Recibo De Historia Clínica.

5.1.3.- Calidad
El enfoque del proceso de Calidad gira en torno a la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes y usuarios mediante la prestación de servicios ágiles, personalizados y oportunos.

Para ello se han identificado inicialmente siete procedimientos con los que se pretende dar un alcance integral, amplio y efectivo a los demás procesos de gestión de servicios de la Institución.
1. Elaboración y seguimiento del PAMEC
2. Elaboración y actualización del Manual de Procesos
3. Acciones de mejora continua
4. Informe y Reporte de los Indicadores de Calidad
5. Acciones Correctivas
6. Acciones Preventivas
7. Acompañamiento en Planes de Mejora

5.1.4.- Auditoria
El grupo de procedimiento del proceso de auditoría que se ha levantado está orientado especialmente a verificar el cumplimiento de las responsabilidades y procedimientos legales en las actividades de recursos físicos y gestión de los servicios y gestión epidemiológica, todos los anteriores en su concepción básica.
Para desarrollar esta gestión de control con enfoque preventivo se pueden apreciar cinco procedimientos que mostramos a continuación:
1. Liquidación con Proveedores
2. Auditoria Concurrente
3. Auditoria a la Pre-factura
4. Auditoria a la Historia Clínica
5. Informe y Seguimiento de Eventos Adversos

5.1.5.- Control Interno
El propósito de este grupo de procedimiento es el de evaluar las actuaciones administrativas, financieras y misionales de la Organización y establecer acciones de mejoramiento, midiendo el grado de eficiencia y eficacia de los recursos en las áreas auditadas para formular planes de mejoramiento continuo.
Para el desarrollo de su gestión el Área del Sistema de Control Interno ha identificado y levantado cinco procedimientos claves que describimos a continuación:
1. Diagnostico de la Gestión Institucional
2. Planeación y Ejecución de Auditoría
3. Reuniones del Comité de Control Interno
4. Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad
5. Evaluación de la Gestión Financiera y Contable

5.1.6.- Jurídica
Como proceso de apoyo a la gestión administrativa y operativa, el área Jurídica ha definido los cinco procedimientos clave más importantes en virtud de las necesidades actuales de la institución.
La demanda de acciones defensivas en salvaguarda de los interese generales de la empresa, así como el acompañamiento de los procesos disciplinarios al interior de la empresa y su relación contractual con terceros son las principales actividades que se han estandarizado en la búsqueda de mayor eficiencia en el manejo de las situaciones que traen consigo todos estos procesos.
1. Respuesta a las Acciones de Tutela
2. Respuesta a los Derechos de Petición
3. Control Disciplinario
4. Interventorías
5. Contratación Directa

5.2.- AREA FUNCIONAL DE LOGISTICA
El conjunto de procesos que se agrupa en esta gran área de la institución se dispone para atender las demandas internas de insumos necesarios para garantizar la operación de la empresa y la producción de servicios.

5.2.1.- Talento Humano
En cuanto al manejo de los recursos humanos el líder de este proceso ha identificado cuatro procedimientos básicos para garantizar la provisión oportuna del personal a todas las dependencias y servicios.
1. Pago de Nominas
2. Inducción de Personal
3. Programa de Salud Ocupacional
4. Selección y Vinculación de Personal

5.2.2.- Recursos Físicos
Con relación al suministro de los recursos físicos son quince el subgrupo de procedimientos que se requiere para asegurar el flujo de bienes e insumos a los demás procesos de la operación del Hospital.
En este proceso se concentra todo el flujo de necesidades de las demás áreas y por ello es importante conocer su estructura para poder gestionar los insumos que se requieren de manera oportuna.
1. Ejecución de una Orden de Trabajo
2. Llamado de Empresa Representante o Contratista
3. Archivo de los Reportes de Servicios
4. Solicitudes del Servicio de Mantenimiento
5. Formato de Retiro de elementos de Almacén
6. Rutina Diaria de Operador de Turno
7. Mantenimiento Preventivo y Correctivo
8. Pedidos de Almacén
9. Recepción y Almacenamiento
10. Entrega de Elementos
11. Vigilancia de Áreas Internas
12. Vigilancia de Vehículos
13. Ingreso y Salida de Usuarios (Acompañantes y Trabajadores)
14. Ingreso y Salida de Elementos del Hospital
15. Procedimiento de Novedades de Hurto con y sin Captura

5.2.3.- Financieros
Al igual que en el grupo de procesos que se contienen en la Gestión de recursos físicos, los recursos financieros se gestionan a través de trece procedimientos que se han identificado inicialmente, la importancia de conocer su funcionamiento es clave para garantizar los ingresos que financian la operación del Hospital.
1. Modificaciones al Presupuesto
2. Compras
3. Cuentas por Pagar
4. Facturación a Pacientes Egresados de Hospitalización
5. Facturación a Pacientes Egresados de Urgencias
6. Facturación Procedimientos Ambulatorios
7. Radicación de Cuentas
8. Verificación de Facturas
9. Contabilización de Facturas
10. Radicación de Facturas
11. Ajuste de Cuentas por Cobrar por Glosas Aceptadas
12. Verificación y Contabilización de Pagos
13. Conciliación de Pagos

5.2.4.- Sistemas
En el proceso de Sistemas la empresa solo ha levantado el procedimiento de administración de la pagina WEB, no obstante el fortalecimiento del Área y los proyectos de actualización tecnológica permite proyectar en el corto plazo una plataforma tecnológica robusta y un departamento de sistemas a la altura de las necesidades de este exigente sector.
1. Administración del Sitio WEB

5.3.- AREA FUNCIONAL DE PRESTACION DE SERVICIOS
Esta es el área de producción de servicios que recoge los objetivos misionales de la empresa, por tanto el mayor número de procesos y procedimiento se concentran en ella.

5.3.1.- Consulta Externa
1. Cita Médica Especializada
2. Verificación Derechos el Paciente
3. Consulta Médica Especializada
4. Inducción del Personal
5. Programación Cirugía Electiva
6. Preparación del Paciente en Sala de Cirugía
7. Solicitud de Material Medico Quirúrgico
8. Administración del Paciente en Cirugía de Urgencia
9. Recuperación Anestésica y Egreso de Cirugía
10. Ingreso del Paciente a Hospitalización
11. Atención de Enfermería al Paciente Hospitalizado
12. Triage del Paciente en Urgencias
13. Atención General de Enfermería en Urgencias
14. Admisión de pacientes en Observación
15. De alta paciente de Enfermería
16. Entrega y Recibo Turno de Enfermería
17. Verificación de cumplimiento de procesos y procedimientos