CAPITULO II: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
2.1. FORMULACION DEL PROBLEMA

Actualmente el Instituto Superior Tecnológico "Manuel Yarleque Espinoza" de Catacaos no cuenta con un sistema de información que le permite automatizar los procesos y actividades académicas que se desarrollan en la institución. El desarrollo del proceso académico se realiza de forma manual con ayuda de algunos programas (Excel, Word) en los que se desempeñan funciones específicas, pero frente a las muchas limitaciones y sobre todo a la necesidad de tener la información académica oportuna y disponible con el fin de procesar información en forma rápida, precisa y segura; es por ello que la institución académica ha creído conveniente el desarrollo del proyecto: "Desarrollo del Sistema de Información Académico para el Instituto Superior Tecnológico Manuel Yarleque Espinoza". El Departamento de Formación General y Profesional es el órgano mayor involucrado en el proceso académico que en coordinación con Secretaría General y el Área de Administración trabajan en el proceso académico. Secretaría General es el órgano encargado de crear un código único por alumno, el que le es asignado desde que inicia su carrera hasta que la culmina. Sin embargo, esta codificación manual ha duplicado en muchas ocasiones los códigos asignados generando problemas. El Departamento de Formación General y Profesional que es el órgano encargado de la Programación Curricular y de los planes curriculares de cada carrera profesional; no cuenta aún con una codificación de los cursos teniendo la necesidad de asignar un código único por cada curso. El Área de Administración es el área encargada de todos los procesos de pago, específicamente de captar el pago por derecho de matricula. En este proyecto se desarrolla todo el proceso académico, empezando por el proceso de Programación Académica y siguiendo con la Matricula de ingresantes, Matricula de regulares, Inscripción de cursos y el registro de notas. Son estos procesos los que permiten tener toda la historia académica de un alumno y a la vez dar lugar a un mejor servicio, mayor rapidez y seguridad en el tratamiento de la información.

2.2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL

Las actividades académicas anuales del IST "MYE" se desarrollan en dos períodos semestrales. Cada año, se da el proceso de admisión con la finalidad de captar nuevos alumnos al IST "MYE", para el cual se tiene un sistema de calificación mediante los exámenes de admisión, que genera un registro de ingresantes, pero que en el presente estudio no forman parte de nuestro objetivo. El semestre académico tiene una serie de procesos que serán descritos a continuación:

PROGRAMACIÓN ACADÉMICA

El desarrollo de un semestre académico se inicia con la elaboración de la programación académica. El Departamento de Formación General y Profesional de acuerdo al Reglamento Interno del Instituto, el Plan de Trabajo Anual y normas vigentes, inicia este proceso, verifica los resultados del semestre anterior, estima las asignaturas que han de ser programadas en el semestre. La relación de asignaturas a ofrecer es enviada al Consejo de Docentes de Formación General y Profesional, el cual distribuye internamente la carga lectiva, designando la asignatura al docente; luego en unanimidad con el Jefe del Departamento de Formación General y Profesional determina los horarios de clase para cada asignatura.

PROCESO DE MATRICULA

Dirección solicita al Área de Administración un reporte con los deudores del semestre anterior por concepto de matricula y posteriormente coordina con los órganos de la institución y definen un cronograma para tal proceso. El área de administración ejecuta la matricula y verifica el estado de deudas: inicialmente el alumno paga un derecho de matricula y recibe una boleta de pago. La oficina de la Secretaría General es la encargada de recepcionar la copia de la boleta de pago, asimismo verifica si se trata de un alumno nuevo o regular. Al tratarse de un nuevo alumno el Secretario Docente tiene la responsabilidad de asignar un código único al alumno y proseguir con el proceso normal, de entregar al alumno los formatos de la ficha de matricula por duplicado. El alumno llena la ficha de matricula y terminada ésta es verificada por el Secretario Docente y el Jefe Administrativo los cuales la firman y dan el Vo Bo, incluido la firma del alumno. El Secretario Docente recepciona las fichas de matricula inscritas, lo que resume para luego emitir los Registros de Alumnos al Departamento de Formación General y Profesional, el cual se encarga de hacerlos llegar a los docentes, para controlar la asistencia y avance del alumno. Antes de terminar el semestre, la oficina de Secretaría General emite las actas al Departamento de Formación General y Profesional. Este órgano después de haber verificado los registros de evaluaciones realiza el traspaso de notas (nota promocional del curso) al acta para posteriormente enviarlas a Secretaría General y luego al Director quien da el Vo Bo con una firma y sello.

EVALUACIÓN ACADEMICA

El profesor evalúa al alumno a través de cuatro unidades funcionales, el que es supervisado por el Departamento de Formación General y Profesional de manera interna, este proceso dejará como constancia la nota promocional del curso. Secretaría General procesa la información académica del semestre; manualmente, anota las notas de las actas promocionales en las boletas de notas del alumno. Finalmente la boleta de notas o constancia de notas es verificada y sellada por Dirección para luego ser entregadas al alumno. Asimismo, los alumnos solicitan documentos como: constancias, certificados de estudio, informes académicos, etc.

2.3. ALCANCE DEL SISTEMA PROPUESTO

En el presente estudio se pretende instaurar un sistema que permita a la institución manejar información académica de manera actualizada y oportuna. De esta manera nuestra propuesta contribuye con los objetivos de la institución, además de considerar las limitaciones que se presentan en el IST-MYE. Por lo que estudiando las alternativas, se ha considerado: Un sistema de información centralizado por la oficina de Secretaría General con una terminal en la oficina de la Dirección, la que operaría de acuerdo a sus requerimientos. Esta alternativa pese a centralizar la información académica permitirá mejorar la planificación de las actividades académicas, brindar mejor servicio y reflejar eficiencia en los servicios académicos. Además, aminora el número de personas en el manejo del sistema.