BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICO DEL INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO MANUEL YARLEQUE ESPINOZA DE CATACAOS, UTILIZANDO LA METODOLOGÍA UML

Castro Gutierrez Vanina Suhail y Maza Anton Gina Lizbeth


 


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CAPITULO V: EVALUACIÓN DEL SISTEMA
5.1. COSTOS Y BENEFICIOS DEL SISTEMA PROPUESTO

En esta parte del proyecto se consideran los costos de desarrollo del sistema, dado que no podríamos hablar de los costos de equipos para la implementación del sistema ya que la institución cuenta con una tecnología que le permite satisfacer los requerimientos de software y hardware. Tabla V.1. Equipos disponibles de la institución en la oficina de Secretaría General. EquiposCaracterísticas 1 Computador personalProcesador: Pentium III Disco Duro: 30 Gb. Memoria: 128 Mb de RAM. Monitor: 14'' VGA Mouse: De dos botones, Teclado: Estándar de 101/102 teclas. CD-ROMImpresora LX 300+Tipo matricial

5.1.1. Costos del Desarrollo del Sistema.

Los costos del desarrollo del sistema se dividen en: Costos de desarrollo del software, costos de equipo para el desarrollo, y otros costos adicionales. * Costos de desarrollo del software. Este costo lo constituyen el monto fijado por el personal especialista en el desarrollo del sistema. Costo (S/.) - Análisis, diseño, programación e implementación (S/. 1000.00 mes * 6 meses) S/. 6,000.00

* Costos de equipo para el desarrollo. Son todos los costos incurridos en el uso del equipo necesario para el desarrollo del sistema en un total de 6 meses. Costo (S/.) - Computador (s/. 1.00 hora * 8horas/día * 6 días/semana * 4semanas/mes * 6 meses) S/. 1,152.00 - Impresora (Pruebas y Reportes) (s/.0.50 hoja * 100 hojas máximo) S/. 50.00 Total S./1,202.00

* Otros costos. Estos son todos los costos que incluyen materiales de oficina y algunos imprevistos. Costo (S/.) - Materiales de Oficina S/. 200.00 - Imprevistos S/. 100.00 S/. 300.00

La siguiente tabla es un resumen de los costos del desarrollo del sistema. Tabla V.2. Costos del Desarrollo del sistema COSTOSTOTAL(S/.)Costos de desarrollo del software 6,600.00Costos de equipo para el desarrollo 1,202.00Otros Costos 300.00TOTAL 8,102.00

5.1.2. Costos de Mantenimiento del Sistema

Los costos de mantenimiento del sistema involucran la administración diaria del sistema, la que se encontrará a cargo del administrador (rol a cargo del jefe del laboratorio de cómputo de la institución) y usuario del sistema (rol desempeñado por el asistente del Secretario Docente). Estos costos están asociados a la organización interna de la institución.

5.1.3. Beneficios

Los beneficios del sistema de información se manifiestan de muchas formas, entre ellos tenemos los beneficios tangibles e intangibles. El nuevo sistema de información se ha proyectado para una vida útil de 5 años, teniendo como base los siguientes criterios: * En todos los años de fundación de la institución, no se han realizado cambios relevantes en la forma de llevar a cabo el proceso, por lo que considerando el historial académico de la organización se estima que la posibilidad de realizar cambios en el proceso académico sea aproximadamente de 5 años. * Dirección ha requerido operar el sistema de información con datos históricos (3 años antes a partir del funcionamiento del sistema). * El nuevo sistema de información está desarrollado en una metodología y una tecnología que permitirá incorporar las nuevas demandas de información por parte del personal académico.

Beneficios Tangibles En nuestro caso, son aquellos beneficios que se pueden comprobar en términos de tiempo y economía.

* Beneficios obtenidos del ahorro de tiempo

En la tabla V.3, se compara los tiempos efectuados en una actividad académica durante el sistema manual y el sistema de información, en la cual podemos apreciar que el sistema de información frente al sistema manual, ofrece significativamente un ahorro de tiempo en cada una de las actividades mencionadas. Las comparaciones se han hecho considerando como base que el personal académico tiene una jornada de 8 horas diarias.

Tiempo. (min.)Tiempo. (min.) a)Obtener información personal de un alumno. 201En un día aproximadamente se busca información de 5 alumnos, lo que implica usar 100 min. diarios en el sistema manual, mientras que con el nuevo sistema 6 min. diarios.94 min. por día b) Obtener y elaborar un informe del cuadro de Distribución Académica.305Una vez ingresados los datos acerca de la Programación académica, el sistema de información puede mostrar un informe general o generar un informe de por docente en el momento que lo requiera.25 min. c) Obtener una relación de todos los deudores por concepto de matricula.301Información rápida y segura en el momento necesario.29 min.d) Matricula de un alumno.204Si el sistema manual implica usar 20 min. por alumno, eso implica atender 24 alumnos por día mientras que el otro implica atender 120 alumnos por día.384 min. por día.e) Inscripción de cursos por alumno.3015La inscripción de cursos de un alumno se lleva a cabo aproximadamente en 30 min. en el sistema manual esto implica atender 16 alumnos en un día, mientras que el otro implica atender a 32 alumnos.240 min. por día.f) Ingreso de notas por acta.305El ingreso de notas para la elaboración de actas en el sistema manual implica elaborar 16 actas en un día. 400 min. g) Obtener el historial académico de un alumno.302En un día se podrá atender a más de 16 alumnos.448 min. por día.h) Obtener boleta de notas semestrales por alumno.102El sistema manual podrá atender en un día 48 alumnos, mientras que el sistema de información atenderá a 240 alumnos en un día.384 min.i) Obtener informe de alumnos con asignaturas a cargo y/o repitencia.302Se podrán realizar otras actividades. 28 min. en un día.j) Elaborar cuadros de merito.2402El elaborar un cuadro de meritos le lleva aproximadamente 4 horas al sistema manual.238 min.k) Servicios académicos 2402El nuevo sistema puede elaborar informes (certificados, horarios por alumno) en un mínimo tiempo de aproximadamente 2 min.238 min.

* Beneficios económicos

Teniendo en cuenta que el objetivo primordial de la institución al aprobar el presente proyecto, es lograr un considerable ahorro de tiempo, el que se expresará en términos económicos, es por ello que considerando que el sueldo neto del personal académico es de S/.800.00 mensuales en un jornada de 8 horas diarias de trabajo. Hemos calculado que el costo del personal académico es de S/.0.067 por minuto (S/.800.00/mes * 1 mes/5semanas * 1 semana/5días * 1día/480minutos). Asimismo, se ha considerado que el personal académico opera 300 días al año (12 meses/año * 5 semanas/mes * 5 días/semana). Estos aspectos se utilizarán como base para hallar el beneficio obtenido en el desarrollo de algunas actividades en un lapso de un año (ver tabla V.4).

A estos beneficios se añaden los siguientes beneficios: - Ahorro de energía.- Aunque las horas extras no implican pago de personal ya que mayormente la institución requiere de personal de apoyo (alumnos practicantes), pero por cada hora extra en el sistema manual hay un consumo extra de energía, lo que con el sistema de información ya no seria necesario, proporcionado un ahorro anual de S/.80.00. - Papel e impresiones.- El costo del sistema anterior significativamente se ha convertido en un ahorro anual de S/.100.00. Tabla V.5. Resumen de los beneficios económicos BeneficiosTotal (S/.)Actividades13 446.90Ahorro de energía 80.00Papel impresiones 100.00Total (S/.)13 626.90

Beneficios Intangibles

* El IST "MYE", cuenta con una información organizada, que le permitirá contar con información oportuna en forma más rápida y segura. * Secretaría General tiene la posibilidad de ofrecer a los alumnos un eficiente servicio académico. * Garantizar seguridad a la información a través de los usuarios. * Automatizar y llevar un mejor control de los procesos académicos principales. * Reducción de pérdidas de información y facilidad para realizar cambios.

5.2. ANÁLISIS ECONÓMICO

El análisis económico consiste en evaluar los costos estimados y los beneficios obtenidos, con el fin de determinar si el proyecto es rentable. Es evidente, que el mayor beneficio obtenido será cuando el sistema comience a funcionar, ya que el objetivo principal es el ahorro de tiempo. Para determinar si el proyecto es rentable, consideraremos que el sistema de información tiene 5 años de vida útil por los criterios antes mencionados. En la tabla V.6 se muestran los costos calculados para 5 años de vida útil. Tabla V.6: Costos de los Sistemas en proyección de 5 años.


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