3.5. CONTABILIZACIÓN DE LAS CUENTAS DE PARTICIPACIÓN

METODOS. Dependiendo de la durabilidad de las operaciones y de la complejidad que justifiquen llevar libros en forma separada.

3.5.1. No se lleva libros separados para la Cuenta de Participación.

Cada Partícipe contabiliza en sus propios libros todas las operaciones que sucedan. Lleva una Cuenta en Participación y una cuenta a cada uno de los otros Partícipes.

El plan de cuentas para comerciantes contempla dentro del grupo de Inversiones, la cuenta 1260 Cuentas en Participación, cuando se trata de aportes efectuados por el participe, en desarrollo de contratos de cuentas en participación, suscritos y desarrollados conforme a lo previsto en la legislación vigente. Esta cuenta es objeto de ajuste por inflación y permanecerá hasta cuando finalice y se liquide el contrato.

Por su parte dentro del grupo Otros pasivos, figura la cuenta 2840 Cuentas en Participación, destinada a registrar el valor de las obligaciones del participe gestor y a favor de cada uno de los demás participes por concepto de aportes o utilidades resultantes en las liquidaciones parciales o definitivas en desarrollo de contratos de cuentas en participación, realizados conforme a las normas legales vigentes.

El valor correspondiente al ente económico que opera como gestor y a la vez participe, registrará la parte que le corresponda de las utilidades en la cuenta de ingresos respectiva.

Tanto la cuenta 1260 como la 2840 (LEGIS, PUC 2003) da libertad para abrir las subcuentas y auxiliares que se estimen convenientes con el fin de dar claridad a las diferentes transacciones que se lleven a cabo en este tipo de operaciones.

Como el participe gestor (administrador del negocio) adquiere responsabilidades contingentes con los demás participes en desarrollo de los contratos suscritos, tales como obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar, aportes de los participes, ingresos, entre otros, y por tanto, debe hacer los registros correspondientes en Cuentas de Orden, en el grupo 91(Acreedoras), Responsabilidades Contingentes, cuenta 9135 Cuentas en Participación (Obligaciones).

Los bienes y sus respectivos valores que están bajo su responsabilidad, representados en dinero, inventarios, propiedades planta y equipo, costos y gastos se registrarán y controlaran en la respectiva cuenta del grupo 94 Responsabilidades contingentes por Contra (Deudoras), por tratarse de recursos que no son de propiedad del participe gestor. Las utilidades que le corresponde al participe gestor se deben registrar en la cuenta respectiva el grupo 41.

Una clasificación de estas cuentas puede ser el siguiente:

EJEMPLO 1. A y C (comerciantes), inician un negocio de cuenta en participación con las siguientes características: el participe A consigue los clientes y C actuará como gestor de las operaciones que se lleven a cabo y cobrará las comisiones fijadas en el contrato. Las operaciones realizadas fueron las siguientes:

a) C, compra mercancía por $400.000 (mas impuesto a las ventas) para la cuenta en participación.

b) C, vende toda la mercancía de la cuenta en participación por $500.000 (mas impuesto a las ventas)

c) C, cobra comisión por $20.000

d) C, Cierra la cuenta de participación y establece el resultado

e) C, paga la liquidación final.

Hacer un análisis de cada una de las transacciones y efectuar los registros contables en los libros de los dos participes.

El desarrollo del ejemplo 1 con los registros de contabilidad para los dos participes, son los siguientes:

Una vez efectuada la venta, se procede a preparar el informe para pagar al participe los valores a que tiene derecho, como se muestra en la tabla 6.

Con base en el informe de liquidación se procede a efectuar los correspondientes registros contables en los libros del gestor, dando crédito al participe A o girando cheque por el importe que le corresponde:

EJEMPLO 2. A y C (gestor), ambos comerciantes, inician un negocio de cuenta en participación y se llevan a cabo las siguientes operaciones:

a) A, envía mercancías a C que tienen un costo de $300.000.

b) C, vende la mercancía enviada por A, por valor de $400.000 y factura impuesto a las ventas.

c) C, contabiliza el impuesto a las ventas descontable sobre $300.000 a favor de A.

d) C, causa comisión por $20.000 por su trabajo como gestor.

e) Se cierra la cuenta en Participación.

f) Se paga la liquidación resultante.

Hacer un análisis de cada una de las transacciones y efectuar los registros contables en los libros de los dos participes.

Seguidamente, se muestran el desarrollo el ejemplo 2, indicando los registros de los dos participes en todo el proceso de la operación.

Luego de realizada la venta se prepara el informe de liquidación como se muestra en la tabla 6.

3.5.2. Llevando un Juego de libros separado. Si se tiene un gran volumen de operaciones y el término de duración del contrato es relativamente duradero, se deben llevar Libros separados para la Cuenta en Participación (como si se tratara de un ente independiente y cada uno de los participes aportan como su fuera una sociedad), donde se registran todas las transacciones de la negociación y cada Partícipe registra en sus libros solamente las operaciones en las que interviene, como si se tratara de una sociedad, en forma independiente de cada uno de los participes. A la finalización del contrato, se liquidará y reintegraran a cada uno de los participes sus correspondientes aportes, junto con los rendimientos a que hubiere lugar y los libros serán cerrados en debida forma.

EJERCICIO 1. Tres Partícipes (A, B y C), administra C, Sistema Permanente de Inventarios.

1. A envía mercancías a C, a un costo de $300.000

2. A paga fletes de dichas mercancías, $2.000

3. A efectúa acarreos con su propio equipo por lo cual acredita $1.000 a la cuenta de Gastos.

4. B remite a C mercancías por $100.000 y paga fletes por $1.000.

5. C compra mercancías para la Cuenta en Participación por $200.000 y se le concede una comisión por la compra del 2%.

6. C compra mercancías por $400.000 y se le concede una comisión del 2% por la compra.

7. C paga gastos por $30.000

8. C vende mercancías por $450.000 y se le concede una comisión del 5%.

9. C envía a cada uno A y B una tercera parte del importe neto de la venta, reteniendo para si la otra tercera parte.

10. C vende el resto de la mercancía por $1.000.000 y se le concede una comisión del 5%.

11. La ganancia se divide en partes iguales.

12. Se hace la liquidación, C envía sus cheques a A y B.

Se requiere: Analizar cada una de las transacciones y ver el efecto que producen tanto en el patrimonio de los participes como en el negocio de “Cuenta en Participación” y

a) Hacer los asientos de contabilidad en los libros de cada Participe.

b) Efectuar los registros en libros separados para la cuenta en Participación y

presentar información financiera para los partícipes.

c) En cada caso los registros en cuenta T y analizar los resultados.

EJERCICIO 2. A, entrega a B, un lote de toretes por valor de $12.000.000, en cuenta de participación, con la condición de que B se compromete a suministrarle todos los cuidados para su crecimiento y ceba. Los gastos de venta serán asumidos por partes iguales y de la misma forma la utilidad o pérdida.

Una vez vendidos por $20.000.000 (incluye IVA 2%), B descuenta gastos por transporte $450.000 y comisiones pagadas a $500.000 y devuelve a A el valor correspondiente a la liquidación que incluye la inversión y la utilidad.

Haga un análisis de cada una de las transacciones y el efecto económico en el patrimonio de cada participe y efectúe los registros en contabilidad en los libros de A y B.

A continuación se desarrollo el ejercicio 1, literal b, juego de libros separado. En este caso se lleva una contabilidad totalmente separada de la contabilidad de los participes, como si se tratara de una entidad con personalidad jurídica diferente, pero en todo caso el participe gestor es responsable ante terceros respecto de las operaciones que lleve a cabo. Lógicamente que cada participe debe hacer los registros respectivos en sus libros cuando la estructura financiera de su empresa se vea afectada por alguna transacción que lleve a cabo el participe gestor con cargo a la cuenta en participación.

Se muestran los asientos de contabilidad, el libro diario y el mayor y balances, hasta cuando el negocio en participación queda totalmente liquidado.

En las tablas 8 y 10 se presentan los libros Diario y Mayor que recogen las operaciones de los 16 asientos anteriores.