4.1. AGENCIAS Y AGENTES

Como una primera opción, la empresa puede establecer un sistema de agencias de distribución o la contratación de agentes de ventas que distribuyan los productos que se fabrican o se prestan servicios inherentes al objeto corporativo.

AGENTES (Comisionistas). Son personas contratadas por al entidad con la finalidad de que visiten los potenciales clientes, y no cuentan necesariamente con un local comercial. Las mercancías son entregadas en consignación por la entidad a través de un contrato tal como se vio en capítulo anterior.

AGENCIAS. Es una entidad que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa y su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se le conoce como Casa Matriz u Oficina Principal. Las agencias cuentan con local comercial para distribuir los bienes y servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos.

Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carecen de poder para representarla (Decreto 410 de 1971, art 264, Co de Co). Las sociedades domiciliadas en Colombia, deberán constituir apoderados con capacidad para representarla en los procesos relacionados con ellas o sus dependientes, en los lugares donde establezcan sucursales o agencias, en la forma indicada anteriormente (Co de P. Civil, art 49).

Un ejemplo son las empresas de transportes que tienen una oficina principal en la ciudad donde fue creada y mantiene oficinas de despacho en las demás ciudades donde tiene radio de acción.

4.2. SUCURSALES

Es una extensión de la misma compañía (casa matriz) en diferentes lugares en los que se efectúan operaciones con los clientes para facilitar una mejor atención y servicio. Las sucursales son parte integral de la Oficina Principal o Casa Matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social, con inversión y dependencia administrativa de aquella.

Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Cuando en los estatutos no se determinan las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrá las mismas atribuciones de los administradores de la principal (Co. de Co, art, 263).

En el grafico 1 se muestra un ejemplo de la relación de la oficina principal con sus sucursales y agencia.

Un ejemplo visible de entidades con sucursales y agencias, están representadas por las entidades financieras (bancos) que tienen su oficina principal generalmente en la capital del país y sucursales y agencias en las demás ciudades capitales y ciudades menores.

4.2.1. Características de la Sucursal.

1. Jurídicamente la Sucursal es una extensión de la Casa Matriz

2. Fiscalmente es un nuevo local dentro o en otra ciudad y se requiere el registro en la Cámara de Comercio respectiva. Para efectos tributarios, la responsabilidad de las declaraciones es de la Casa Matriz.

3. La Sucursal efectúa su propia facturación y las utilidades que generan contribuyen a engrosar las de la Casa Matriz.

4. Pueden manejar la contabilidad independientemente o centralizada en la Casa Matriz.

5. Deben reportar periódicamente información sobre el manejo de los recursos, la situación financiera y los resultados económicos.

6. La Casa Matriz lleva un control permanente de las Sucursales y consolida la información con el fin de preparar estados financieros.

Desde el punto de vista financiero presenta las siguientes características:

1. Generan costos variables en menor proporción que los Agentes por pago de comisiones.

2. Los costos fijos son mas elevados por la inversión en infraestructura y por tanto requiere un mayor apalancamiento operativo por parte de la Casa Matriz y mayor riesgo a bajos volúmenes de ingresos.

3. La estructura financiera que presenta la compañía vista como un todo es mayor y más firme, debido al monto de la inversión requerida, pues tendrá más activos y según el financiamiento, podrá presentar mayor firmeza financiera.

4. Existe más control de los puntos de venta por el trato directo con los clientes por parte del personal contratado por la compañía, para atender necesidades y evaluar el grado de satisfacción de los mismos.

5. El margen de utilidad sobre las ventas puede ser mas elevado que cuando se vende a través de agentes, sin embargo, el margen de rendimiento sobre la inversión puede ser bajo debido a la mayor inversión en activos fijos.

4.2.2. Tipos de Sucursales. Una clasificación puede ser la siguiente (Martínez Castillo, 2000, pg. 12):

1. Locales. Ubicadas en la misma ciudad donde funciona la Compañía (Casa Matriz). La información contable se puede centralizar diariamente en la casa matriz, controlar los saldos de efectivo, inventarios y clientes, permitiendo así un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. De acuerdo con el tamaño de la Sucursal, la Casa Matriz puede descentralizar el control administrativo con lo cual la hace más ágil y puede responder mejor a las oportunidades y retos del entorno en el que efectúa sus actividades.

1. Sucursales Foráneas. Cuando se desea abarcar mercados fuera de la ciudad donde funciona la Casa Matriz. En este caso, las Sucursales funcionan en forma similar a las locales, pero por la distancia de la oficina principal, es indispensable una mayor independencia, requieren de un fondo de efectivo para su operación, controlan su cartera y en ocasiones hacen sus propias compras en lugar de solicitar remesas a la Matriz.

De acuerdo con el volumen de operaciones e información financiera, resulta más práctico que la Sucursal lleve su propia contabilidad y envíe periódicamente su información contable a la Oficina Principal para que esta incorpore esos datos a los de su propia contabilidad.

2. Sucursales en el Extranjero. Al igual que la anterior, se establecen con el fin de distribuir los productos o servicios en otros países y así incrementar la cobertura y el crecimiento de los ingresos. El procedimiento es más exigente por cuanto se debe atender las exigencias de la normatividad vigente en cada país desde el punto de vista legal y fiscal. La sucursal en el extranjero maneja su propia contabilidad y reporta periódicamente a la Casa Matriz la información necesaria para poder llevar un control efectivo de las transacciones que ejecuta la sucursal, inventarios, cartera y otros activos. Como las operaciones se manejan en otra moneda, se requiere hacer la correspondiente conversión antes de consolidar los estados financieros. Igualmente se deben pagar los impuestos generados por las utilidades y los de remesas cuando estos se efectúen a la Casa Matriz.