Capítulo IV. Presentación y Análisis de la Información

4.1. Situación Actual del Registro Principal del Distrito Capital.

4.1.1. Consideraciones Generales

El Sistema de Registros y Notarias está adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia (MPPRIJ) por lo que es un ente perteneciente a la Administración Pública órgano del Poder Ejecutivo Nacional. Constituye un servicio público esencial para la población. Sus empleados son funcionarios públicos. De acuerdo con el diagnóstico elaborado por el Banco Interamericano de Desarrollo en al año 2001 el sistema en conjunto, presentaba (situación que después de siete años aún se mantiene):

1) Una estructura institucional desorganizada.

2) Procesos confusos y de difícil seguimiento, y

3) Serios problemas de seguridad y de gestión de la información con la ausencia de mecanismos eficaces para la preservación y la recuperación de la misma.

Adicionalmente, de acuerdo con el informe de Gestión de los Poderes Públicos nacionales elaborado por la Contraloría General de la República en el año 2007, en lo que respecta a los procedimientos y actividades desarrollados por la entonces Dirección General de Registros y Notarías (actual Saren):

“para controlar y evaluar sus resultados y mejorar el desempeño de sus funciones, así como en la supervisión, control y orientación de las actividades registrales y notariales, se evidenció la existencia de deficiencias de control interno y de administración, incumplimiento de normas de carácter legal y sublegal que rigen sus funcionamiento, las cuales se sustentan en la falta de control en la ejecución de las actividades incorporadas en los planes operativos e inexistencia de manuales de organización y técnicos, las cuales incidieron de manera negativa en su gestión” .

Lo anterior, incide de manera directa en el desempeño de los registros y notarías públicas, con los subsiguientes problemas a los usuarios del servicio: trámites engorrosos, retraso en la entrega de los documentos, reproducción de errores en los mismos (lo que comprometen seriamente su legalidad) y baja calidad del servicio, entre otros.

El Registro Principal del Distrito Capital (RPDC) es un ente adscrito al Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren). Esta Oficina de Registro es sus orígenes fue –de acuerdo con la Ley de Registro Público del 24 de mayo de 1836- el Registro de la Provincia de Caracas.

La jurisdicción del RPDC comprende el territorio del actual Distrito Capital del Municipio Bolivariano Libertador de la ciudad de Caracas. Este municipio, ocupa el territorio que correspondía al Municipio Libertador del Distrito Federal de Caracas. El Distrito Federal agrupaba (administrativa y jurisdiccionalmente) a los Departamentos Libertador y Vargas (actual Estado Vargas), los Territorios Federales (Amazonas y Delta Amacuro) y las Dependencias Federales. El Municipio Bolivariano Libertador de Caracas, está integrado por 22 parroquias: Altagracia, Antemano, Candelaria, Caricuao, Catedral, Coche, El Junquito, El Paraíso, El Recreo, El Valle, La Pastora, La Vega, Macario, San Agustín, San Bernardino, San José, San Juan, San Pedro, Santa Rosalía, Santa Teresa, Sucre y 23 de Enero.

La Ciudad de Caracas es el asiento de los órganos del Poder Público Nacional (ejecutivo, legislativo, judicial, electoral y ciudadano). Esta ciudad tiene un sistema de gobierno municipal a dos niveles, que comprende el Municipio Bolivariano Libertador del Distrito Capital y el Distrito Metropolitano de Caracas (que comprende los Municipios: Libertador –Caracas-, Baruta, Chacao, Hatillo y Sucre del Estado Miranda). Situación que incide en la gestión del Registro Principal del Distrito Capital, ya que ambos niveles se superponen jurisdiccionalmente, pudiendo llegar a chocar en lo administrativo .

Hasta el 01 de marzo del año 2008, el RPDC era un Servicio Autónomo sin Personalidad Jurídica, perdiendo esa condición con la puesta en funcionamiento del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, el cual paso a ser el ente rector y normativo del Sistema Registral y Notarial venezolano, quedando esta Oficina de Registro Principal como Unidad Operativa.

De acuerdo con la Resolución 056 del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia., publicada en la Gaceta Oficial 38.885 de fecha 06 de marzo de 2008, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, está encargado de sistematizar, digitalizar y centralizar todas las transacciones registrales y notariales del país, así como la recaudación de los fondos provenientes de las tasas por concepto de la prestación del servicio. Es decir, los registros y notarías realizan el trabajo pero el dinero generado por la prestación del servicio es administrado por el Saren. Esto finalizó con la autonomía financiera y administrativa de esas oficinas, limitando y afectando la gestión de las mismas.

El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren), como estructura normativa, tiene como principales objetivos la centralización y sistematización de las operaciones lo que ofrece la posibilidad de desarrollar procesos homogéneos, pero existe una alta probabilidad de que se desconozca la realidad de cada Oficina de Registro y Notaría en cuanto a necesidades operativas, tecnológicas, administrativas y de recursos humanos, lo que pudiera incidir en la calidad de los procesos y en los productos finales. Esto genera una situación compleja ya que también en el Registro Principal del Distrito Capital se deben planificar, coordinar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con la gestión administrativa y técnica que le permitan cumplir con lo establecido en los Artículos 65 y 66, de la Ley de Registro Público y del Notariado.

Se genera entonces una disyuntiva entre centralización – descentralización, con repercusiones administrativas y hasta políticas. Es necesario lograr la convivencia de ambos modelos, buscando un equilibrio entre ambos conceptos.

Constituye un hecho comprobable que en muchos casos la descentralización y la autonomía administrativa y financiera, no fue óptimamente aplicada por algunos registros y notarías, pero algunas dependencias lograron mejoras sustanciales en la prestación y calidad de los servicios. Se mejoró la infraestructura y se avanzó en la automatización de procesos.

Uno de los retos actuales del sistema en conjunto es considerar la complementariedad de la centralización y descentralización, lograr el equilibrio entre las funciones que deben estar centralizadas y las que no.

Se hace necesario lograr una interrelación adecuada entre el Servicio Autónomo de Registros y Notarías; y el Registro Principal del Distrito Capital, entre la centralización normativa y la descentralización operativa.