4.1.3. Procesos e Insumos Utilizados en la prestación del Servicio.

El principal insumo de esta Organización es la información y el tratamiento que se le da a la misma.

La información tiene carácter de bien público, es decir, no se consume con el uso de una sola persona, sino que está disponible para el que necesite hacer uso de la misma.

El conocimiento acumulado, la información y el recurso humano son los factores que generan los servicios que presta el Registro Principal. Durante muchos años, antes de que se hablara de los conceptos de la nueva economía basada en la información y el conocimiento; en los Registros y Notarías usando información proveniente de hechos jurídicos se generaban elevados ingresos monetarios.

Esquemáticamente, el flujo de la información utilizada en el Registro Principal del Distrito Capital es la siguiente (Figura 3):

Figura 3. Insumos – Productos Registro Principal del Distrito Capital. Fuente: Elaboración Propia.

Se incluye la figura del Saren como ente supervisor del Registro Principal y al cual se elevan consultas de tipo jurídico y procedimental. De igual manera, en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías se legaliza la firma del Registrador Principal antes de que la misma sea llevada al Ministerio de Relaciones Exteriores a efectos de Apostillarla (Apostilla de la Haya).

Con base en los Antecedentes de la investigación, podemos afirmar que aún se mantienen las siguientes situaciones:

1) Procesos confusos y de difícil seguimiento, poco automatizados.

2) Serios problemas de seguridad y de gestión de la información con la ausencia de mecanismos eficaces para la preservación y la recuperación de la misma. Gran parte de la información no está digitalizada. En el caso de la expedición de las copias certificadas de las partidas del estado civil y de los asientos de los Registros Públicos, Mercantiles y Notarías Públicas como los mismos no se generan en el Registro Principal y la presentación no se realiza en esta Oficina, si al momento del registro se cometen errores, los mismos serán reproducidos al momento de transcribir la información. Es necesario mencionar que un asiento de registro sólo se corrige mediante sentencia firme de un tribunal.

3) Inexistencia de manuales técnicos. En la mayoría de los casos, los procesos se ejecutan con base en la “costumbre”, en el conocimiento y criterio de los funcionarios de mayor antigüedad, y en muchos casos recurriendo a lo establecido en leyes ya derogadas (especialmente en lo establecido en la Ley de Registro Público de 1999) ya que vigente Ley no está reglamentada. Existen muchos vacíos a nivel jurídico y reglamentario.

El área de procesos e insumos utilizados en el servicio, el diagnóstico de la situación actual del Registro Principal del Distrito Capital es la siguiente:

Situación Actual Situación Deseable o Ideal

Procesos:

1) Lentitud en los trámites.

2) Poca automatización de los procesos.

3) Falta de sistemas de gestión de la calidad.

4) Poca comunicación entre las diversas áreas del RPDC y con otros entes. Procesos:

1) Rapidez.

2) Automatización total de los procesos.

3) Sistema de gestión de la calidad que garantice la veracidad de la información.

4) Mejora en el flujo de información interna y con los entes externos proveedores de información (jefaturas, registros, notarías, tribunales, instituciones de educación superior. etc).

Infraestructura:

1) Espacio físico insuficiente para atender el elevado número de usuarios. El edificio de la Av. Urdaneta no ofrece posibilidades de crecimiento.

2) Espacio físico del archivo insuficiente a mediano plazo para archivar los asientos registrales. Infraestructura:

1) Contar con una infraestructura adecuada para la atención al público y para archivar los asientos registrales. Es necesario reorganizar el espacio del archivo del edificio sede y del Foro Libertador.

Información:

1) Deterioro de los libros (en especial los que contienen las partidas de estado civil ya que son los que más se manipulan)

2) Documentos no digitalizados.

3) Archivo desorganizado.

4) Fallas en el proceso de gestión de las comunicaciones emitidas y recibidas. Información:

1) Digitalización de los libros de las partidas del estado civil.

2) Automatizar totalmente los procesos de registro de títulos, de separaciones, interdicciones, inhabilitaciones, asociaciones, fundaciones, corporaciones y legalización de firmas.

3) Organización del Archivo de acuerdo con las normas archivistitas internacionales.

4) Automatización del proceso de gestión de las comunicaciones emitidas y recibidas.

Tecnología:

1) Sistema de información hecho a la medida. Plataforma desarrollada en ambiente windows.

2) Red de área local.

3) Manejador de base de datos que ya se hace insuficiente para la actual cantidad de información.

4) Equipos de computación de tecnología Pentium IV, III y hasta Pentium I. Tecnología:

1) Sistema de información actualizado. A futuro, tal vez sea necesario migrar a plataformas de software libre.

2) Actualización del Manejador de base de datos.

3) Actualización de los equipos de computación y digitalización.

Cuadro 4. Situación actual y situación deseada área de procesos e insumos utilizados en el servicio. Fuente: Elaboración Propia.