BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

ENFOQUE ESTRATÉGICO APLICADO AL REGISTRO PRINCIPAL DEL DISTRITO CAPITAL CARACAS – VENEZUELA

Miguel Hilario Natera Díaz




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2.4.2. Funciones del Registro Principal del Distrito Capital

Al ser el Registro Principal del Distrito Capital un ente de la Administración Pública Nacional, sus atribuciones están establecidas en la Ley. Sistematizando las mismas, se pueden establecer las diversas funciones que se ejecutan en esa Oficina de Registro.

De acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert (1996), una función se refiere a: “un grupo de actividades similares dentro de una organización. Estas se realizan con la finalidad de cumplir con la misión y, alcanzar metas y objetivos”.

En este orden de ideas, el autor del presente trabajo, definió las siguientes funciones del Registro Principal del Distrito Capital:

1. Función de Protocolización: Las Oficinas de Registro Principal, cumplen una función de protocolización mediante la cual se efectúa la inscripción de los siguientes actos: La separación de cuerpos y bienes, salvo que se trate de bienes inmuebles y derechos reales, los cuales se harán por ante el Registro de Propiedad (Registro Público). Las interdicciones e inhabilitaciones civiles. Los títulos y certificados académicos, científicos, eclesiásticos y los despachos militares. Los actos de constitución, modificación, prórroga y extinción de las sociedades civiles, asociaciones, fundaciones y corporaciones de carácter privado, exceptuando las cooperativas. Mediante esta función se da cumplimiento a lo establecido en los Artículos 65 y 66 de la Ley de Registro Público y del Notariado.

2. Función de Legalización: Esta función permite al Registro Principal, dar Fe acerca de la autenticidad de las firmas de las autoridades públicas en su jurisdicción. Esta acción no prejuzga acerca de la forma y el contenido de los documentos. Mediante esta función se cumple con lo establecido en el Artículo 65 de la Ley de Registro Público y del Notariado.

3. Función de Transcripción de la Información: Está función permite a los usuarios, obtener copias simples y certificadas de los documentos que reposan en el Archivo del Registro Principal del Distrito Capital. Esas copias, tienen validez legal como medios probatorios.

El Registro Principal recibe para resguardar y custodiar, los tomos duplicados de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones e Inserciones de las Jefaturas Civiles del Distrito Capital. Los tomos duplicados de los Registros Públicos del Municipio Bolivariano Libertador de la ciudad de Caracas, Registros Mercantiles de la Circunscripción Judicial de Caracas y el estado Miranda, de las Notarías Públicas de Caracas y del Servicio Consular Venezolano. De igual manera, permanecen en el Archivo del RPDC, el tomo principal y el duplicado de las inscripciones efectuadas en esta Oficina de Registro. Hasta el año 1998, el Registro Principal recibía libros duplicados de todos los Registros Principales, Subalternos (hoy Públicos) y Mercantiles del país. De igual manera, le eran enviados expedientes judiciales.

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 65 de la Ley de Registro Público y del Notariado, el Registro Principal del Distrito Capital puede expedir copia simple y certificada de todos los documentos que reposan en sus Archivos.

4. Función de Gestión de la Información: Esta función permite procesar datos de manera de emitir información a los usuarios u organizaciones que lo soliciten, como por ejemplo: la emisión de Constancias de No Presentación o la Certificación de No Existencia de Documentos. Al Consejo Nacional Electoral en cuanto a los Nacimientos registrados en el extranjero, o al Instituto Nacional de Estadística al informarle la cantidad de títulos universitarios registrados en un periodo determinado. De igual manera, esta función está relacionada con el estampado de las Notas Marginales en los documentos que reposan en el archivo.

5. Función de Archivo: Un archivo es el conjunto de documentos que una organización produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. También hace referencia al espacio en el que se mantienen y custodian esos documentos.

De acuerdo con el Artículo 65 de la Ley de Registro Público y del Notariado, corresponde al Registro Principal recibir y mantener los duplicados de los asientos de los Registros Públicos, Registros Civiles Municipales y Parroquiales. Si bien este artículo no hace mención a los Registros Mercantiles, a las Notarías Públicas y al Servicio Consular, los mismos continúan enviando los duplicados para su custodia y resguardo. De igual manera, el Registro Principal está obligado a archivar la información que se genera en sus procesos operativos.

El Artículo 67 de la Ley de Registro Público y del Notariado, establece que Los registros civiles municipales están obligados a remitir al Registro Principal, cada quince días, la información actualizada de los asientos relativos a: Nacimientos, matrimonios, defunciones, las sentencias de divorcio, la nulidad de matrimonio, los reconocimientos de filiación, las emancipaciones, las adopciones; los actos relativos a la adquisición, modificación o revocatoria de la nacionalidad, la sentencia que declare la ausencia o presunción de muerte y las constancias de no presentaciones. También, Son responsables en su jurisdicción de informar al Registro Principal los nacimientos, matrimonios, defunciones y todo hecho que afecte el estado civil de las personas: Las Alcaldías, los Fiscales, el Tribunal y los Consejos de Protección del Niño, Niña y Adolescentes; y Las demás que indique la ley.


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