2.3. Antecedentes de la Investigación

1) Manual General de Normas, Funcionamiento, Procedimientos, Organización y Automatización de las Oficinas de Registro Principal. Realizado por la Dra. Nila Pérez Morán. Dirección General Sectorial de Registros y Notarías. Ministerio de Justicia. Año: 1997. Material Mimeografiado.

El objetivo principal del manual fue: Adquirir conocimientos, técnicas y habilidades básicas para mejorar la calidad del servicio en las Oficinas de Registro Principal.

La autora estableció los siguientes objetivos específicos:

• Analizar la Ley de Registro Público y otras disposiciones legales que regulan la materia.

• Examinar las diferentes funciones que cumplen los Registros Principales, de conformidad con lo establecido en la Ley de Registro Público.

• Explicar los diferentes procedimientos realizados en las Oficinas de Registro Principal.

• Adquirir habilidades y técnicas para evaluar las necesidades de los usuarios.

• Adquirir habilidades gerenciales para implantar un proceso de mejoramiento continuo de la calidad en la prestación del servicio.

El modelo aplicado fue el del ciclo de mejoramiento de la calidad con los siguientes componentes: compromiso gerencial, equipo de trabajo motivado y tecnología de calidad.

2) Manual de Normas y Procedimientos de los Registros Principales. Realizado por la Dirección General Sectorial de Registros y Notarías del Ministerio de Justicia y la Asociación de Registradores Principales de Venezuela. Año: 1998.

El manual contiene cinco capítulos que abarcan los siguientes aspectos: Del Registrador Principal, Funciones de los Registros Principales, Procedimientos efectuados en las Oficinas de Registros Principales; de los Derechos de Registro, De las responsabilidades y las penas; y De los libros, Cuadernos y Registros Auxiliares que deben llevarse en las oficinas.

De acuerdo con el contenido y estructura del manual, la finalidad del mismo fue la de servir de guía a los Registradores Principales en cuanto a las funciones desempeñadas. No profundizó en el aspecto procedimental y descriptivo de actividades o tareas.

Un aspecto que desarrolló el manual fue el referido a la Automatización de la Información encontrando que: “La creciente complejidad de la Institución jurídica del Registro Público, hace necesario un Sistema de Información Registral que sea capaz de suministrar información oportuna y relevante a la Gerencia para la toma de decisiones relativas al funcionamiento de la Institución”.

En este sentido, luego de hacer un diagnóstico de la situación del Registro Principal (en general), se definieron varios problemas fundamentales en cuatro áreas: Procesos, Usuarios, Infraestructura y Archivo. Ver Cuadro 1

3) Programa de Modernización del Sistema Registral y Notarial. Número del Proyecto: VE-0139. Realizado por el Banco Interamericano de Desarrollo. Año: 2001. Fuente: http://www.iadb.org/exr/doc98/pro/pve0139.pdf. Consulta realizada el 06 de agosto de 2008.

En el ámbito institucional, el sector público venezolano, tiene como gran desafío mejorar su provisión de servicios a una demanda creciente de la población, ya que durante la última década el crecimiento demográfico no fue acompañado de una significativa mejora en la capacidad de la gestión estatal. Uno de los servicios públicos esenciales para la población en este contexto, es el sistema de registros venezolano, responsable por el registro de las personas naturales, de las empresas mercantiles, y de los bienes muebles e inmuebles en el país. El registro de las personas naturales es constituido por la inscripción de los documentos civiles tales como las partidas de nacimiento, de defunción y de matrimonio.

El Sistema Registral y Notarial depende jerárquicamente del Ministerio del Interior y Justicia (actual Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia). El sistema abarcaba (para el 2001) 21 oficinas de Registro Principal (una por estado, excepto Vargas, Amazonas y Delta Amacuro), 207 oficinas de Registro Subalterno (hoy Registro Público), 46 Registros Mercantiles y 206 Notarías Públicas en todo el país.

El diagnóstico inicial del sistema fue que, presentaba una estructura institucional desorganizada, además de procesos confusos y de difícil seguimiento (totalmente basados en papel); serios problemas de seguridad y de gestión de la información, con la ausencia de mecanismos eficaces para la preservación y la recuperación de la información en general. Estructuralmente, los problemas detectados fueron: inadecuada delimitación de funciones entre registradores y otros entes públicos, falta de coordinación institucional entre los principales actores del sistema, insuficiente flujo de información entre los registros y otros organismos tales como el Poder Judicial y Ministerios.

Con respecto a los procesos de trabajo de los Registros Principales se detectó que el registro como tal, de las personas naturales era realizado por las Prefecturas y los Registros Subalternos, pero la custodia de las copias de de los documentos era responsabilidad de la Oficina de Registro Principal, que también inscribe diplomas profesionales y nombramientos de empleados públicos. De esta manera, queda en evidencia la dispersión de la información civil, la cual no esta preservada adecuadamente y se encuentra en condiciones de difícil recuperación.

El objetivo general de este programa fue apoyar la modernización del sistema de registros y notarías de Venezuela, con el propósito de salvaguardar las informaciones del registro de las personas naturales y mercantiles, y de los bienes muebles e inmuebles; además de proveer mejores servicios a la población.

4) Propuesta de Filosofía de Gestión y Estructura Organizativa del Servicio Autónomo Dirección Nacional de Registros y del Notariado. Realizado por la Comisión de Reorganización de Registros y Notarías del Ministerio del Interior y Justicia. Año: 2005. Documento en formato digital.

El Proyecto de Transformación y Modernización del Servicio de Registros y Notarías tuvo por finalidad modernizar y automatizar el servicio prestado por estas oficinas. Este trabajo estaba previsto en el país desde 1993, fecha en que se promulgó la Ley de Registro Público, donde se especificó por mandato legal la digitalización y almacenamiento documental de la información contenida en las oficinas de Registros y Notarías del país e implementar una mejor utilización y almacenamiento de registros históricos.

A tales fines, se requería controlar el pago de emolumentos y aranceles, así como el mejoramiento significativo del servicio al ciudadano, con procesos más rápidos y eficientes, obteniendo con esto ahorros sustanciales en la operación de los Registros y Notarías debido a la automatización de procesos claves. Todos estos procesos estaban contemplados en el Decreto No. 1.554 con Fuerza de Ley de Registro Público y del Notariado, publicado en fecha 30 de Noviembre del 2001, en donde se especificó claramente la creación de la Dirección Nacional de Registros y del Notariado, como Servicio Autónomo.

El estudio, tenía como propósito esencial: Realizar una evaluación organizacional integral de las unidades del Ministerio del Interior y Justicia que forman parte del sistema de Registros y Notarias venezolano y así proponer una nueva configuración organizacional y una modernización del mismo, en el marco del proceso de Reestructuración del Ministerio de Interior y Justicia.

Se requirió entonces, desarrollar una propuesta de filosofía de gestión y el diseño de una nueva estructura organizativa que indicara el camino que permitiría alcanzar la visión deseada para el desarrollo eficiente, emitir una respuesta eficaz en los procesos involucrados en el nuevo marco institucional. Obteniendo con esto, avances sustanciales en la ejecución del servicio de los Registros y Notarías, debido a la automatización de procesos claves, así como el mejoramiento significativo del servicio al usuario, con acciones más expeditas.

Los objetivos específicos del estudio fueron:

• Identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la Dirección Nacional de Registros y Notarias y de las Oficinas de Registros Inmobiliarios, Mercantiles, Civiles y Notarias.

• Realizar un estudio integral de procesos, centrado en las diversas sedes (oficinas) de Registros y Notarias involucradas, y en la Dirección General de Registros y Notarias, a fin de identificar los elementos estratégicos que permitan diseñar la estructura organizacional del nuevo órgano rector de Registros y Notariados en el país.

• Crear propuesta de misión, visión, valores, objetivos estratégicos y principios adaptados al nuevo marco institucional.

• Diseñar una estructura organizativa del Servicio Autónomo y de las Oficinas, que permita operacionalizar todos los elementos que componen la Dirección Nacional de Registros y Notarias, y sus respectivas sedes.

• Proponer un plan de acción que permita formalizar y desarrollar la estructura propuesta.

Este estudio aplicó fases de la metodología de Planificación Estratégica, pero el objeto de estudio fue la Dirección de Registros y Notarías adscrita al Viceministerio de Seguridad Jurídica del entonces Ministerio del Interior y Justicia, con la finalidad de implantar una nueva estructura organizativa.

De los cuatro estudios, los dos primeros estudiaron las Oficinas de Registro Principal, uno bajo la óptica de calidad total y el otro desde una perspectiva jurídica, que generó un manual para los Registradores Principales. Los dos restantes, analizaron el Sistema Registral y Notarial de manera conjunta. Ninguno de los trabajos aplicó el enfoque de Planificación Estratégica a un tipo particular de Registro o Notaría Pública, o generó un Plan Estratégico.