4.2.6. Creación, Evaluación y Selección de Estrategias

Para el logro de los objetivos de la Organización, las estrategias a implementar son las siguientes:

Estrategias de Crecimiento: Buscan la consolidación de la Organización.

• Integración Vertical y Horizontal: Mejoramiento de la comunicación con los proveedores de información (jefaturas civiles, notarías públicas, registros, servicio consular, instituciones de educación superior, poder ejecutivo, poder legislativo, poder judicial, poder electoral, poder ciudadano).

• Innovación: Digitalización, rediseño de procesos, uso de tecnología de la información, gestión del cambio, arquitectura de la información.

• Alianzas Estratégicas: Con las Instituciones de Educación Superior para ejecutar operativos para el Registro de los Títulos de los graduandos. Con la Oficina Nacional de Identificación y Extranjería (Onidex) para la consulta de los datos filiatorios de los usuarios que presenten problemas con sus datos de estado civil. Con los Consejos Comunales y Asociaciones de Vecinos para trámites de partidas del estado civil.

Estrategias Concéntricas: Afectan a toda la Organización.

• Calidad.

• Servicio.

• Capacitación.

Con base en la información que arroja la Matriz FODA, las posibles acciones son las siguientes:

1) Aumentar el número de usuarios atendidos por día. A corto plazo mediante la implementación de nuevos horarios de atención y de turnos de trabajo. Por ejemplo, se pudiera implementar un turno nocturno para la transcripción de las partidas del estado civil.

2) Formular un proyecto para mejorar el flujo de información entre los diversos organismos públicos proveedores de la misma al Registro Principal.

3) Formular proyectos para implementar la firma digital en los procesos ejecutados en el Registro.

4) Formular un plan de desarrollo y entrenamiento de personal para mejorar la atención al usuario.

5) Formular un plan de trabajo para solicitar asignación presupuestaria. Justificar la necesidad de recursos mediante la preparación de los estados financieros y la elaboración del flujo de caja proyectado. Hacer planificación.

6) Implementar un adecuado sistema de comunicación con el Saren. Hacer propuestas de mejoramiento de comunicación con el Servicio Autónomo.

7) Formular e implementar proyectos de automatización de los procesos y de la digitalización de la información. Especialmente de los libros del estado civil.

8) Creación de un portal web, en el que se coloque la información relacionada con: los días y horarios de atención, requisitos, costos, números telefónicos, etc.; de manera de orientar a los usuarios del servicio.

9) Implementar la actividad estadística.

10) Organizar el archivo de acuerdo con las normas archivísticas internacionales. Solicitud de un archivólogo al Saren. Planificar cursos de formación en el área de técnicas de archivo para el personal.

11) Formular un proyecto para la automatización de los procesos y digitalización de documentos con la finalidad de obtener recursos del FIDES o vía Ley Orgánica Ciencia, Tecnología e Innovación.

12) Entrenar a los Abogados de manera de que alternativamente cumplan funciones como Registradores Auxiliares.

13) Rotación del personal en todas las áreas operativas del servicio.

Dada la naturaleza de la Organización, un ente de la Administración Pública Nacional, es necesario considerar el aspecto político y legal al momento de decidir cuál o cuáles serían las estrategias seleccionadas.

El Registro Principal del Distrito Capital, tiene que cumplir con una Misión, la cual es asignada por Ley. Existe una demanda elevada del servicio prestado y los usuarios exigen veracidad de la información, mayor rapidez y eficacia en los trámites que realizan.

El principal insumo productivo de está Oficina de Registro es la información por lo que los objetivos a largo plazo, deben estar dirigidos a lograr un mejor aprovechamiento de la misma. En consecuencia la tecnología aplicada a los procesos e información existente permitirá lograr avances en cuánto a una mejor atención a los usuarios, disminuir el tiempo de respuesta, aumentar el número de personas atendidas y la relación costo-valor. De igual manera, si bien es cierto que con la entrada en funcionamiento del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, el Registro Principal perdió autonomía financiera y administrativa, son dos niveles que deben complementarse, el Saren como ente normativo y el Registro como unidad operativa.

Los objetivos establecidos a largo plazo deben ser logrados mediante la implementación de las estrategias enunciadas ya que cada una de ellas lograría avanzar en el logro de por ejemplo: la automatización total de los procesos, la digitalización de la información y la implementación de estrategias de gobierno electrónico.

Por mandato de ley la Administración Pública, está obligada a dar respuestas efectivas a los usuarios y debe avanzar en la modernización de sus estructuras de manera profesional. Lo anterior constituiría entonces la cristalización de un ideal de gobierno al servicio de los ciudadanos.