BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

MEJORAS EN LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA ANÁLISIS, PLAN DE ACTUACIÓN E IMPLEMENTACIÓN EN UNA UNIVERSIDAD PÚBLICA

Raymundo Ildefonzo Arnao Rondán



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6.5.2 Sistemas de cobro y desembolso

En la gestión de tesorería, de manera particular en lo que concierne a los sistemas de cobro y desembolso, es sabido que una empresa puede ganar saldos como resultado de los cheques en proceso de pago y puede perder saldos como resultado de los cheques en proceso de cobro. En el caso específico de la UNI, la necesidad está planteada en atender preferente la pérdida que se genera por los fondos en tránsito, debido a prácticas poco eficaces en el cobro, puesto que existe un importante desfase entre las facturas con fecha de vencimiento para el cobro y la recaudación que efectivamente se realiza.

Para mejorar los procesos de cobranza en la UNI, se propone la puesta en práctica de las siguientes medidas:

(i) Gestiones ante los principales bancos del país que tengan una amplia red de agencias a nivel nacional –que en su totalidad tienen oficinas en la Ciudad de Lima–, para suscribir convenios de servicios que permitan aprovechar sus ventanillas en la amplitud del territorio del país, y con estos recursos acortar la distancia de las ventanillas de recaudación de la universidad con los clientes de ésta.

(ii) Con el apoyo de psicólogos especializados en gestión de recursos humanos, del Departamento Médico de la UNI, desarrollar sesiones de coaching y otras acciones de motivación y capacitación a favor del personal de tesorería.

(iii) De acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Tesorería vigentes, difundir extensiva e intensivamente entre las diferentes dependencias de la universidad las siguientes disposiciones para su adecuado cumplimiento:

• Los fondos recaudados por la Unidad de Tesorería, deben ser depositados en las cuentas corrientes autorizadas, dentro de las 24 horas de realizada la recaudación.

• La factura debe ser cancelada dentro de los próximos treinta (30) días después de su emisión; vencido este plazo, la Unidad de Tesorería debe proceder a tramitar su anulación. Para ello, esta unidad orgánica debe dejar constancia expresa de esta disposición en la respectiva factura.

• Los depósitos en cuentas bancarias de la UNI realizados por terceros o personal de cualesquiera de las dependencias de la misma institución, se deben informar dentro de las 24 horas a la Unidad de Tesorería, presentando la boleta original del respectivo depósito, a fin de procesar su registro. En este asunto, se debe dejar constancia que es obligación de la autoridad o el funcionario de la Facultad, Órgano Desconcentrado u Oficina Central que ha vendido el bien o servicio, velar por el cumplimiento de esta disposición.

(iv) Actualizar o desarrollar, según sea el caso, módulos de soporte informático para la Unidad de Tesorería que mejore la interfase con los sistemas de soporte informático de los bancos, de modo que se pueda contar con información más completa, útil y oportuna de la recaudación de parte de los bancos.

En cuanto a los desembolsos, la cuestión central no está por el lado de mejorar la «ganancia» por los fondos en tránsito determinados por los cheques en proceso de pago a los proveedores de la UNI. La propuesta que se expone más adelante podría parecer en una primera percepción como contradictoria con el propósito de mejorar esa ganancia, pero vista desde una perspectiva más amplia de «ganancia institucional», ella resulta mucho más conveniente.

El pago al personal y los proveedores de bienes y servicios de la UNI mediante cheques tiene algunas consecuencias perniciosas en la relación UNI-cliente y en la imagen de la propia institución. Así, acerca de este asunto se han recogido quejas de proveedores que afirman el trato discrecional que practican algunos empleados de tesorería que giran cheques y pagan en ventanillas, en el sentido de que según la retribución a modo de presentes que se le entregue a esos empleados, los proveedores pueden lograr que se acorten los plazos de giro y entrega de cheques .

Para enfrentar satisfactoriamente el problema expuesto, se propone que la Oficina Central de Economía y Finanzas plantee, logré la aprobación y ejecute las siguientes medidas:

(i) Gestiones y suscripción de convenios con bancos y el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) –órgano del Ministerio de Economía y Finanzas– para que se efectúe pago a proveedores con abono a sus cuentas bancarias mediante su Código de Cuenta Interbancario (CCI) .

Para dar cumplimiento a lo señalado, se adoptarían las siguientes acciones y medidas específicas:

– Cada dependencia, antes de efectuar un trámite de pago a favor de un proveedor, debe verificar si éste ya registró sus datos ante la Unidad de Tesorería. Si no fuera así, la dependencia debe solicitar a su proveedor –persona natural o jurídica–, la información actualizada acerca de si dispone o no de una cuenta bancaria, entre otros datos adicionales contenidos en el respectivo formato (que la Unidad de Tesorería debe poner a disposición de los interesados).

– Los nuevos procesos de selección que se convoque para la provisión de bienes y servicios a la institución, debe indicar claramente al proveedor que tiene la obligación de comunicar a la universidad su CCI, para que se efectúe su pago mediante abono a su cuenta bancaria.

(ii) Para los distintos pagos (remuneraciones, honorarios, etc.) del personal de la UNI, se plantea que se establezca el requisito de que abran una cuenta de ahorros en el Banco de la Nación –por norma de alcance nacional la UNI debe efectuar esos pagos mediante este banco–, asimismo, que se fijen cronogramas de pagos. Sobre la base de estos dos aspectos, se establecería la obligación de pagos mediante abonos en cuentas bancarias. Evitando el perjuicio de postergaciones de algunos empleados en la emisión de cheques y el pago en ventanillas de la tesorería de la universidad. El modelo de formato para la solicitud de trámite de apertura de la cuenta así como otras instrucciones específicas serían proporcionados por la Unidad de Tesorería.

Los ahorros en número de cheques, horas hombre de trabajo y la espera de cobro de los empleados serían sustantivos. Además desaparecerían las condiciones para un trato discrecional en los pagos por parte de los empleados de tesorería.


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