6.6 Propuesta de cambio de los módulos informáticos de la OCEF

Respecto a este punto, lo que se propone es llevar a cabo una actividad especial con metas, plazos y presupuesto claramente definidos, teniendo en cuenta lo siguiente:

• En los casos que el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) de la tenga previsto desarrollar determinados módulos en la OCEF, coordinar con este proyecto para que pueda desarrollar de la mejor manera su intervención en esta oficina. La idea central es que el SIGA permita contar como módulos realmente útiles para la gestión administrativa de la UNI, y de la OCEF en particular.

• Desarrollar nuevos módulos de importancia crítica en los casos que ya hayan colapsado los módulos actualmente empleados en la OCEF, o estarían a punto de hacerlo, y que no estén previstos ser ejecutados por el SIGA.

Apoyados en los antecedentes de experiencias exitosas, propias y ajenas, se entiende que el desarrollo de un módulo informático se efectúa mediante aproximaciones sucesivas, mediante el indispensable involucramiento de los usuarios.

El proceso de trabajo que se plantea en este proyecto no es pues unidireccional, es iterativo y participativo, para que en el proceso de desarrollo de los módulos se vayan construyendo una cultura de la gestión de información en la OCEF.

La secuencia que se sugiere en la elaboración de los Módulos de la OCEF es la que se muestra en la siguiente figura:

y así sucesivamente, hasta obtener los módulos deseados, con la conformidad de los usuarios.

El esquema básico de organización que se ha concebido para el desarrollo de los módulos de la OCEF se muestra en el Gráfico 6.8.

La ejecución de la mencionada actividad especial debe orientarse a que la universidad, entre otros servicios menores, cuente con sistemas de gestión de información para los siguientes casos:

1. Seguimiento del tiempo de demora de los trámites en cada estación (punto) de trámite de la OCEF, permitiendo establecer parámetros de rendimiento y con ello estandarizar el desempeño de las áreas de la OCEF en que se realiza algún tipo de gestión.

2. Contar con información oportuna de ejecución del gasto, a nivel de dependencia y a nivel de específica, inclusive de sub-específica. El respectivo módulo de presupuesto permitiría saber, rápidamente, por ejemplo, cuánto gastó en telefonía móvil una oficina central de la administración central de la institución.

Esto último será posible, previa elaboración de esta tabla detallada que se tendría que elaborar en la OCEF, con la participación con el personal del Área de Presupuesto y otros directamente vinculado con esa tarea.

3. Hacer operaciones de conciliación de manera automática de cada dependencia. Con ello se reducirán las operaciones de conciliación de cuentas bancarias.

4. El seguimiento interrelacionado del estado de las cartas fianzas, con indicadores que revelen el nivel de presión del cotingente (monto de las cartas fianzas) sobre los fondos reales disponibles de la dependencia que ha solicitado la carta fianza. Indicadores similares se emplearían a nivel de toda la universidad.

5. El seguimiento automatizado del FONPRE , con reporte oportuno y preciso del nivel de pagos de cada prestatario, para un adecuado proceso de toma de decisiones.

6. Módulos para el seguimiento del nivel de endeudamiento de las dependencias de la UNI.

7. Seguimiento más oportuno de los activos fijos, identificando oportunamente dependencia y usuario al que se ha asignado el bien.

8. Integración e interrelación de los módulos adecuadamente desarrollados, permitirían que por lo menos que semanalmente, cada dependencia cuente con información de la ejecución de sus ingresos y gastos. Con ello se reducirán la ejecución de compromisos y su posterior anulación, reduciendo así la anulación de algunos trámites, y con ello la reducción de costos por la eliminación de retrabajos.

9. Contar con una tabla de proveedores y con módulo que pueda operar con ella. Con esto se reduciría ostensiblemente la emisión de cheques, reduciendo el costo por el número de emisión de cheques y por el número de cheques que son cuantiosos.

En la propuesta de cambio, asimismo, se prevé emplear dos herramientas informáticas, con las siguientes utilidades:

Intranet - OCEF

(i) Reducir tiempos en trámites de pagos que por disposición de la SUNAT son de cuarta y quinta categorías, así como de los obreros. Se realiza por vía electrónica, bajo un responsable autorizado por cada una de las demás dependencias de la UNI.

(ii) Tener los perfiles de usuarios en la Intranet que permitirán canalizar y enviar los informes de carácter económico-financiero personalizados (sólo a las personas autorizadas por los decanos o jefes de oficinas centrales), en el menor tiempo posible y su disposición las 24 horas del día.

(iii) Canalizar, ordenar y «parametrar» la información de todas las dependencias de la universidad que será luego procesada en una base de datos, la cual servirá de fuente de información para la elaboración de reportes e indicadores de gestión pertinentes.

Página Web - OCEF

(i) Consultar en línea cheques listos a ser recogidos por los perceptores de ingresos de la comunidad de la UNI y público en general.

(ii) Consultar en línea los abonos en cuenta individual efectuados a favor de los docentes y demás servidores registrados en la planilla única de pagos, así como de los servicios no personales, que laboran o prestan servicios en nuestra casa de estudios.

(iii) Presentación de documentos y formatos electrónicos, comunicaciones oficiales y otros de interés general para la mejor gestión económica y financiera de la UNI.

(iv) Publicación de normas y directivas de las unidades y áreas de la OCEF, para la mejor gestión y comunicación con las facultades y demás dependencias de la universidad.

La actividad especial expuesta en este punto, se sustenta en un enfoque que considera que el cambio en la OCEF no requiere sólo de normas, metodologías y desarrollos de software informáticos. El cambio, viable y sostenible, implica un cambio cultural en la gestión diaria de sus funcionarios y trabajadores, el cual requiere un intenso trabajo. Y en ese proceso de desarrollo, en su desempeño cotidiano la OCEF debe propugnar que el cumplimiento formal de las normas esté acompañado por la utilización plena de criterios de eficiencia y eficacia en la gestión de los jefes de áreas y de los demás trabajadores.

En suma, se deberá tener en cuenta que el control de los costos y la productividad emanan de la cultura corporativa, el enfoque claro, la disciplina y el trabajo cotidiano, no de las computadoras ni de los software. La tecnología por la tecnología misma es desperdicio.