6.5 Gestión de Tesorería

Richard A. Brealey y Stewart C. Myers sostienen que la tesorería es, simplemente, otra materia prima que se necesita para llevar a cabo la producción. Si se mantiene una proporción demasiado pequeña de los fondos en el banco como depósitos a la vista, se necesitará vender pequeñas cantidades de activos financieros que generan intereses con mucha frecuencia, cada vez que se quiera pagar una factura, con el riesgo de conseguirlo oportunamente. Por el contrario, si se mantiene demasiado dinero en el banco, se está perdiendo intereses. La cuestión, entonces, está en conseguir un equilibrio adecuado. (Brealey y Myers, 2001: 627)

El equilibrio entre los beneficios y los costes de la liquidez es una parte esencial de la gestión de la tesorería. La otra parte es asegurarse de que los sistemas de cobro y desembolso sean lo más eficientes posible. Para conocer esto se tendrá que estudiar las relaciones entre la institución y sus bancos.

La secuencia perniciosa en la gestión de tesorería de la UNI que se observa en el Gráfico 6.6, requiere urgente atención, a través de la adopción de medidas en dos ámbitos. En el ámbito de instrumentos normativos, mediante la promulgación de medidas que permitan un manejo centralizado de los saldos de fondos de todos los órganos de la UNI que generan «ingresos propios» –entiéndase Recursos Directamente Recaudados–, sin perjuicio de que cada uno de estos órganos se vean perjudicados por la falta oportuna de fondos para la ejecución de sus actividades. En segundo lugar, se debe desarrollar módulos de soporte informático para uso de la Oficina Central de Economía y Finanzas, que le permitan a ésta entregar información oportuna y de buena calidad a los mencionados órganos «productivos», que tengan la utilidad de una herramienta de gestión.

6.5.1 Inventarios y saldos de tesorería

El excesivo saldo de fondos disponible, determinado por la propia normatividad vigente de la UNI así como por la ausencia de iniciativas técnicas de parte del área orgánica de tesorería de esta institución para un manejo medianamente óptimo de los recursos financieros, plantea las siguientes cuestiones a resolver de manera inmediata:

(i) El desarrollo de módulos de soporte informático para una mejor gestión de procesos de tesorería así como de su correspondiente información. (La propuesta sobre este particular se desarrolla más adelante)

(ii) Mejorar la gestión ante los bancos, para lograr mayores y mejores servicios en cuanto a remuneraciones de los recursos financieros de la institución, la oportunidad y calidad de información acerca de los pagos a favor de la universidad que se efectúan directamente en sus ventanillas.

(iii) En el marco del cambio organizacional de la Oficina Central de Economía y Finanzas, se debe definir procesos, procedimientos y funciones más claros y adecuados en el área orgánica de tesorería, así como para su personal.

(iv) Sobre la base de los puntos precedentes, es imprescindible elaborar y poner en aplicación instrumentos normativos que permitan eliminar el excesivo número de cuentas bancarias individuales de las facultades y otras dependencias de la UNI que generan «ingresos propios» y centralizar los fondos en pocas cuentas bancarias de tesorería, garantizando la disponibilidad de los recursos a dichos órganos gestores cuando éstos lo requieran.

Si bien las facultades y otras dependencias de la institución deciden sobre sus gastos –en qué y cuánto gastar–, no tienen competencia para hacer gestiones de tesorería, puesto que por el precepto de «caja única» dispuesto por el Sistema Nacional de Tesorería, tal competencia le corresponde a la Unidad de Tesorería de la Oficina Central de Economía y Finanzas.

La ejecución de acciones sobre los cuatro puntos mencionados permitirán resolver el problema que se pudo apreciar en el apartado 5.2 del presente documento, es decir, el que consiste en que la UNI visto en conjunto como una unidad de gestión, cuenta con una gran disponibilidad de fondos ociosos y con un elevado coste de oportunidad.

Según Brealey y Myers (2001: 630, 631) y nuestras propias indagaciones, el modelo desarrollado por Miller y Orr es el que más se ajusta a la realidad particular de la UNI, puesto que no se sabe cuánto de fondos ingresará o cuánto saldrá; situación a su vez determinada por las propias características de comportamiento de los Recursos Directamente Recaudados –conocido también como «ingresos propios»–, que es poco previsible.

El modelo de Miller y Orr además de representar un compromiso entre simplicidad y realismo, es útil porque en ocasiones la UNI tiene intensos flujos de recaudación y obtiene, por tanto, una entrada de fondos neta; en otras, tiene que pagar a sus proveedores –especialmente planillas, de periodicidad mensual– e incurrir en una salida de fondos neta.

Miller y Orr analizan cómo debería gestionar la empresa sus saldos de tesorería si no puede predecir día a día las entradas y salidas de tesorería. Consideran que el saldo de tesorería varía libremente hasta que llega a un límite superior o inferior. En este momento, la empresa compra o vende títulos para devolver el saldo a un nivel deseable, que es el límite inferior más un tercio de la distancia entre ambos límites.

¿Hasta dónde debería permitir la empresa que el saldo varíe? Miller y Orr demostraron que la respuesta depende de tres factores. Si la variabilidad diaria de los flujos de tesorería es grande o si el coste fijo de comprar y vender títulos (coste de transacción) es alto, entonces la empresa debería establecer los límites de control muy separados. Por el contrario, si el tipo de interés es alto, los límites deberían establecerse más próximos. En suma, en este modelo el monto considerado como nivel deseable minimiza la suma de los costes de transacción y los costes por intereses.

El modelo Miller-Orr es fácil de usar. El primer paso es fijar el límite inferior del saldo de tesorería. Puede ser cero, un margen mínimo de seguridad por encima del cero, un saldo necesario para que el banco tenga un trato preferente con la institución, etc. El segundo paso es estimar la varianza de los flujos de tesorería . El tercer paso es examinar el tipo de interés y los costes de transacción de compra o venta de títulos. El paso final es calcular el límite superior y el considerado como nivel deseable, de acuerdo con su respectiva fórmula.

Con las consideraciones arriba expuestas, en el Gráfico 6.7 se expone paso a paso la determinación de los límites inferior y superior así como el nivel mensual deseable de fondos para el caso de la UNI; además se presenta gráficamente los niveles desmesurados de saldos ociosos que mantiene la UNI bajo la actual forma organizacional, normativa y operativa de los asuntos económicos y financieros de esta institución.