BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

MEJORAS EN LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA ANÁLISIS, PLAN DE ACTUACIÓN E IMPLEMENTACIÓN EN UNA UNIVERSIDAD PÚBLICA

Raymundo Ildefonzo Arnao Rondán



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5.4 Caracterización del recurso humano y factores desmotivadores

De acuerdo con el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) vigente al 2006, la OCEF cuenta con un total de 33 cargos, de los cuales 29 están presupuestados y 4 no cuentan con presupuesto. El CAP refleja el modelo tradicional en la asignación de cargos, el cual se realiza simplemente haciendo una estimación de cargos basándose en una evaluación de las funciones que han sido asignadas a cada área orgánica; no responde a un detallado análisis de los reales procesos y procedimientos de gestión, los cuales a su vez debieran determinar la cantidad de puestos necesarios, en función al uso de tecnologías, demanda de usuarios y tiempos estándar en la realización de las actividades en la organización.

En la distribución de los cargos por grupos ocupacionales, del total de cargos (33) previstos en el CAP, únicamente se encuentran cubiertos 23 cargos: 19 con personal estable y cuatro con contratos de locación de servicios (CLS) .

Actualmente la Oficina Central de Economía y Finanzas viene funcionando con 42 personas, de las cuales una es destacada de la Oficina Central de Infraestructura y labora en la Unidad de Tesorería. Del total de 41 trabajadores de la OCEF, 20 están en la condición de estables, 21 bajo la modalidad de Servicios No Personales. (Ver Cuadro 5.15)

La OCEF a la fecha no cuenta con un Manual de Organización y Funciones aprobado, teniendo únicamente las Fichas de Descripción de Funciones levantadas por la Oficina Central de Organización y Métodos.

De otro lado, en cuanto a procesos, se han detectado una serie de problemas operativos en la gestión de ellos en cada una de las áreas orgánicas de la OCEF, pudiéndose apreciar, en términos generales, que la fuerza laboral no se halla debidamente capacitada, observándose apatía y falta de motivación e identificación institucional, desconocimiento de las funciones y roles que les compete asumir.

A continuación se señala en detalle los problemas vinculados a la operación de los procesos de gestión en las áreas de la OCEF:

• Deficiencia de algunos miembros del personal, reflejando ineficiencia ante los problemas que común o eventualmente tienen que afrontar, originando un bajo nivel de productividad en su unidad.

• Déficit de recursos humanos capacitados y que cuenten con un alto nivel de motivación.

• Desconocimiento de la visión y misión de la organización, determinando que una significativa mayoría del personal no se sientan identificados con ambas.

• El proceso actual de comunicación debe ser planificado y retroalimentado, para que se pueda fortalecer la comunicación de tipo formal y reducir al máximo la comunicación de tipo informal, que en la mayoría de los casos ocasiona desviaciones en las labores operativas.

• Bajos niveles de remuneraciones que no se corresponden con la cantidad de tareas y la presión que deben soportar los trabajadores en sus actividades.

• Falta de capacitación al personal.

• Falta de claridad del personal en cuanto a sus roles dentro de la unidad interna.

• Falta de coordinación e integración entre los equipos de trabajo.

• Falta de desarrollo personal e interpersonal.

• Falta de implementación de equipos de trabajo autodirigidos (equipos de trabajo autónomos que se involucran y comprometen totalmente con la alta gerencia a lograr un proyecto o brindar un servicio).

• Fuerte resistencia al cambio.

• Malestar en el personal actual debido a la falta de recursos (materiales, tecnológicos) para realizar sus trabajos.

• Mejorar el nivel de liderazgo buscando que sea fuerte, innovador y comprometido.

• No hay un registro de los acuerdos pactados entre la jefatura y el usuario en el desarrollo de los módulos informáticos, lo cual origina conflictos internos innecesarios entre las unidades debido a que no hay documentación que acredite lo acordado y el usuario siempre muestra insatisfacción con respecto a la atención de sus necesidades.

• No se cuenta con un cronograma de trabajo que permita controlar los tiempos y el porcentaje de avance de los trabajos desarrollados con respecto a los módulos informáticos.

5.5 Situación de los módulos informáticos de la OCEF

El SIAF-SP es el software más importante con que cuenta la Oficina Central de Economía y Finanzas (OCEF), el cual ha sido impuesto por una disposición normativa del Ministerio de Economía y Finanzas. El SIAF-SP ha evolucionado favorablemente, y lo sigue haciendo, pero, el requerimiento de registro y procesamiento de información para cumplir con las responsabilidades que asume la OCEF no puede ser atendido eficiente y oportunamente. Actividades como la Confrontación de Operaciones Autodeclaradas (COA) para la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), las detracciones para la SUNAT, inventario de activos fijos, declaraciones juradas tributarias, retenciones, etc., hacen urgente la necesidad de contar con módulos informáticos apropiados para atender esas necesidades, así como las requeridas por las autoridades de la universidad para la toma de decisiones y su mejor gestión. Los módulos que actualmente se emplean tienen una antigüedad que en promedio alcanzan los 15 años.

Las posibilidades de que la OCEF cumpla apropiadamente su rol de órgano responsable de la organización, normalización, ejecución y consolidación de las operaciones e información relativa a los ingresos y egresos de la universidad, en apoyo del cumplimiento efectivo de las políticas, objetivos y metas previstos en el presupuesto institucional, dispuesta por la normatividad vigente, se hacen cada vez más complicadas.

Sobre la base de encuestas efectuadas en las áreas de la OCEF , se ha identificado nítidamente la urgencia de resolver el problema actual de sus módulos informáticos deficientes y desactualizados , los cuales presentan los siguientes rasgos característicos (ver detalle en el Cuadro 5.16):

• En lo que respecta a Tareas o Procesos, la calificación efectuada por los propios usuarios de los módulos informáticos es mayormente malo (51%). Los módulos con que cuenta la OCEF en el mencionado rubro son considerados casi en su totalidad como regular o malo (94%).

• Con relación a Reportes o Informes, la situación es más grave, pues la calificación de mala alcanza el 71%; y que es regular o malo, alcanza al 100%.

Ante lo expuesto, entonces, urge garantizar que la OCEF cuente con módulos actualizados y una cultura de empleo adecuado de las herramientas informáticas de su personal –lo cual supone una indispensable capacitación–, de manera que esos módulos se empleen óptimamente, y, consiguientemente, la gestión de la información relativa a los asuntos económicos y financieros de la UNI sea eficiente, eficaz y oportuna, con un impacto importante en la reducción de los costos operativos de la administración central de la institución.


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