6.4.2 Anteproyecto del Reglamento de Organización y Funciones de la OCEF

El presente anteproyecto de Reglamento de Organización y Funciones de la Oficina Central de Economía y Finanzas, responde a la propuesta de cambio de un nuevo modelo de la gestión económica y financiera, que contribuya a elevar la productividad y calidad de los bienes y servicios de la universidad, mediante la dotación oportuna de recursos financieros que permita el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales; basados en los principios de economía, eficiencia, efectividad y calidad, para lograr elevados estándares de transparencia en la información para la toma de decisiones institucionales y la rendición de cuentas; concordantes con la Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado, Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública y demás disposiciones legales vigentes.

Así mismo, se han considerado para su formulación los criterios técnicos establecidos en los lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones, aprobados por el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, del 28.07.2006.

Las siguientes son las definiciones básicas que contendría el Anteproyecto del Reglamento de Organización y Funciones de la OCEF:

1. La Oficina Central de Economía y Finanzas, es un órgano de apoyo de la Universidad Nacional de Ingeniería, responsable de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades concernientes al manejo económico, financiero y contable de la Institución. Tiene por objetivo efectuar una adecuada gestión y aplicación de los procesos de ejecución presupuestal, financieros, contables y de fondos de acuerdo a las necesidades institucionales, concordantes con la normatividad vigente.

Son funciones de la Oficina Central de Economía y Finanzas las siguientes:

a) Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Oficina Central de Economía y Finanzas.

b) Formular y gestionar el Plan Operativo de la Oficina Central de Economía y Finanzas, en coordinación con la Oficina Central de Planificación de la Universidad.

c) Asesorar al Director General de Administración, o a quien haga sus veces, en lo referente a los asuntos económicos y financieros de la Universidad.

d) Supervisar y evaluar la gestión de los órganos a su cargo, así como administrar los programas, actividades y proyectos del ámbito de su competencia, según los lineamientos impartidos por la Dirección General de Administración o el órgano que haga sus veces.

e) Representar al Rector, por delegación, ante los organismos públicos y privados, nacionales e internacionales, en asuntos relacionados al ámbito de su competencia.

f) Proponer, y si fuera el caso, expedir resoluciones, directivas, instructivos, manuales y otras normas en las materias de su competencia, o las que le hayan sido delegadas.

g) Definir y proponer mejoras en la ejecución del ingreso y gasto de la Universidad.

h) Emitir opinión técnica respecto a los asuntos relacionados a la gestión económica y financiera de la Universidad.

i) Realizar las coordinaciones institucionales e interinstitucionales para el mejoramiento continuo de las actividades y procesos vinculadas a la gestión económica y financiera de la Universidad.

Para el cumplimiento de sus funciones y objetivos la Oficina de Central de Economía y Finanzas cuenta con la estructura orgánica siguiente:

– Unidad de Desarrollo de la Gestión Financiera

– Unidad de Tesorería

– Unidad de Contabilidad

– Unidad de Estudios Económicos y Financieros.

2. La Unidad de Desarrollo de la Gestión Financiera, es un órgano de asesoramiento de la Oficina Central de Economía y Finanzas, responsable de realizar las actividades de desarrollo normativo, diseño de políticas, diseño de procesos; así como del diseño e implantación de sistemas de información gerencial. Tiene como objetivo analizar, evaluar y proponer acciones de mejoramiento continuo que contribuya al logro de una eficaz y eficiente gestión económica y financiera.

Son funciones de la Unidad de Desarrollo de la Gestión Financiera:

a) Diseñar y proponer políticas, estándares y normas que servirán como base para el desarrollo, el uso y la aplicación de la tecnología. Desarrollar las especificaciones del entorno tecnológico que se requieren para dar respuesta a las necesidades de información económico financiera, estableciendo sus posibles implicancias y restricciones.

b) Diseñar y proponer las normas, procesos y procedimientos que contribuyan al mejoramiento continuo de la gestión económica y financiera institucional, en coordinación con las Unidades Orgánicas conformantes de la Oficina Central de Economía y Finanzas.

c) Atender los requerimientos de publicación de información y documentos de transparencia económica y financiera a cargo de la OCEF en la plataforma Web de la institución.

d) Mantener actualizada la documentación y brindar capacitación acerca del uso de los aplicativos informáticos de la gestión económica y financiera de la institución.

e) Administrar los sistemas de información de la Oficina Central de Economía y Finanzas.

f) Elaborar y emitir los reportes correspondientes al sistema de información gerencial de la gestión económica – financiera de la universidad.

g) Coordinar con las unidades orgánicas conformantes de la Oficina Central de Economía y Finanzas el desarrollo e implantación de políticas de gestión de los recursos financieros en la Universidad; así como de las respectivos instrumentos normativos.

h) Realizar la gestión documentaria y archivo de la Oficina Central de Economía y Finanzas.

i) Velar para que el proceso de gestión documentaria se realice de acuerdo a las disposiciones y directivas establecidas para la ejecución de ingresos y gastos en la Universidad; orientado a la simplificación administrativa y la calidad de los procesos.

j) Otras funciones que le sean asignadas dentro del ámbito de su competencia.

3. La Unidad de Contabilidad, es un órgano de línea de la Oficina Central de Economía y Finanzas, responsable de realizar las actividades correspondientes al registro contable de las operaciones económicas y financieras de la universidad y establecer los procedimientos necesarios para la elaboración de los estados financieros, asegurando la adecuada aplicación y cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Contabilidad.

Son funciones de la Unidad de Contabilidad las siguientes:

a) Difundir y velar por la correcta aplicación de las políticas, principios, normas y procedimientos contables, del Sistema Nacional de Contabilidad, para el registro de todas las transacciones realizadas en la Universidad.

b) Efectuar el registro y procesamiento de todas las transacciones de la Universidad que correspondan, elaborando los estados financieros, presupuestales y complementarios, con sujeción a las normas del Sistema Nacional de Contabilidad.

c) Proponer el manual de procedimientos contables de la Universidad, en concordancia con las normas y procedimientos vigentes.

d) Proponer directivas y demás dispositivos normativos pertinentes que regulen el marco conceptual, técnico, metodológico y operativo de las actividades inherentes a la ejecución del gasto, de acuerdo con las disposiciones del Sistema Nacional de Presupuesto.

e) Proponer el manual de procedimientos contables de la entidad a que correspondan, sin transgredir ni desnaturalizar las normas y procedimientos vigentes.

f) Proponer proyectos de normas y procedimientos contables al órgano rector;

g) Asesorar y absolver consultas en materia contable.

h) Otras funciones que le sean asignadas dentro del ámbito de su competencia.

4. La Unidad de Tesorería, es un órgano de línea de la Oficina Central de Economía y Finanzas, responsable de conducir la ejecución de operaciones orientadas a la gestión de los fondos que administra, conforme a las normas y procedimientos del Sistema Nacional de Tesorería, siendo responsable directa de la gestión de los ingresos y egresos de la Universidad.

Son funciones de la Unidad de Tesorería:

a) Proponer las políticas, normas y procedimientos internos orientados a asegurar el adecuado apoyo económico y financiero a la gestión institucional, implementando la normatividad y procedimientos establecidos por el Sistema Nacional de Tesorería en concordancia con los procedimientos de los demás sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Publico.

b) Centralizar la recaudación y efectuar la distribución de los fondos que administra; asimismo, atender toda devolución o extorno con sujeción a la legislación vigente.

c) Coordinar e integrar adecuada y oportunamente la administración de tesorería con las áreas o responsables de otros sistemas vinculados con la administración financiera; así como, con otras áreas de la administración de los recursos y servicios de la Universidad.

d) Programar el flujo de caja y autorizar los pagos en función a la disponibilidad de fondos, de acuerdo a las políticas establecidas por la Alta Dirección.

e) Realizar la gestión y custodia de títulos y valores de la Universidad, coordinando su correspondiente reembolso o recuperación de acuerdo con las normas legales vigentes.

f) Establecer las condiciones que permitan el adecuado registro y acceso a la información y operatividad de la Dirección Nacional del Tesoro Público en el SIAF-SP por parte de las áreas relacionadas con la administración de la ejecución financiera y operaciones de tesorería.

g) Disponer la realización de medidas de seguimiento y verificación del estado y uso de los recursos financieros, tales como: arqueos de fondos y/o valores, conciliaciones, entre otros.

h) Tramitar la apertura de cuentas y subcuentas bancarias de acuerdo con los lineamientos que establezca la Alta Dirección y la jefatura de la OCEF.

i) Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos por el Sistema Nacional de Tesorería y demás normas vigentes en el ámbito de su competencia.

j) Elaborar y presentar los estados financieros de tesorería; así como la información estadística sobre las operaciones de efectivo en la Universidad.

k) Ejercer la supervisión técnica y evaluar la gestión de Tesorería de las dependencias de la Universidad.

l) Otras funciones que le sean asignadas dentro del ámbito de su competencia.

5. La Unidad de Estudios Económicos y Financieros, es un órgano de línea de la Oficina Central de Economía y Finanzas, responsable de coordinar el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de la política económica y financiera de corto, mediano y largo plazo aprobado en la Universidad; y realizar la evaluación económica y financiera de las actividades y proyectos de inversión realizadas por la universidad; proponiendo los estudios e instrumentos técnicos – normativos pertinentes.

Son funciones de la Unidad de Estudios Económicos y Financieros:

a) Diseñar y proponer los lineamientos de política económica y financiera de corto, mediano y largo plazo, en coordinación con los otros órganos de la Universidad.

b) Formular, evaluar y coordinar con las unidades orgánicas pertinentes, sobre las variables consideradas dentro de los programas económicos y financieros de la Universidad.

c) Realizar estudios e informes en el ámbito económico y financiero de su competencia.

d) Proponer las medidas de política de recaudación de ingresos, en concordancia con la política económica y financiera de corto, mediano y largo plazo, en coordinación con las demás unidades de la OCEF y las que determine la jefatura de la OCEF.

e) Proponer las políticas, las normas y sugerir los procedimientos relacionados con el endeudamiento de la Universidad, en coordinación con los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.

f) Formular y evaluar los proyectos de inversión financiera que se proponga la institución.

g) Evaluar y proponer permanentemente las medidas de simplificación y reestructuración de los procedimientos de ejecución de ingresos y gastos de la Universidad; así como las normas reglamentarias pertinentes, en concordancia con la normatividad vigente.

h) Otras funciones que le sean asignadas dentro del ámbito de su competencia.