5.3.4 Análisis organizacional de la OCEF

El 30 de mayo de 1991, se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad Nacional de Ingeniería, mediante Resolución Rectoral N° 0224, siendo el documento de gestión institucional que describe las funciones y estructura de organización que adopta y desarrolla la universidad para el cumplimiento de sus funciones, objetivos, políticas y planes.

En el indicado Reglamento, se establecen la organización y funciones de la Oficina Central de Economía y Finanzas, con la denominación de “Oficina General de Economía y Finanzas”.

Cabe señalar, que desde la fecha de su aprobación (mayo 1991) han transcurrido quince años, observándose que dicho documento no está actualizado con relación a las funciones y estructura orgánica aprobada, tal como a continuación se indica:

• Nomenclatura del órgano: De acuerdo con el Estatuto de la UNI (Art. 84°) la denominación establecida es de Oficina Central de Economía y Finanzas, sin embargo, en el Reglamento de Organización y Funciones (Art. 84°) se la denomina Oficina General de Economía y Finanzas.

• Estructura orgánica: Mediante el Art. 84° del Reglamento de Organización y Funciones de la UNI, se establece la estructura orgánica de la «Oficina General de Economía y Finanzas», de acuerdo con el siguiente detalle:

i) Jefatura

– Área de Procesamiento y Reporte

– Área de Programación y Evaluación Financiera

ii) Unidad de Tesorería

– Área de Programación y Recaudación

– Área de Pagaduría

ii) Unidad de Contabilidad

– Área de Presupuesto

– Área de Bienes

– Área de Integración

– Área de Información y Evaluación

– Área de Patrimonio.

De las once (11) Unidades Orgánicas aprobadas incluyendo la Jefatura, únicamente vienen operando a la fecha ocho (8), en razón de no haberse implementado en la Jefatura de la OCEF: el Área de Procesamiento y Reporte y el Área de Programación y Evaluación. En la Unidad de Contabilidad: el Área de Información y Evaluación. En cuanto a la Unidad de Tesorería: el Área de Programación y Recaudación, solamente se encarga de las funciones de recaudación, más no de la programación de ingresos. (Ver Gráfico 5.9).

Sobre la razón por la cual no se implementaron las áreas antes indicadas, de acuerdo a la entrevista sostenida con el Jefe de la OCEF, manifiesta que el indicado órgano ha venido operando sujeta a la rutina de ejecutar ingresos y gastos rápidamente; así como por la acentuada debilidad del capital humano y la falta de interés de los distintos jefes. No obstante, se ha variado algo, por exigencias externas de los órganos rectores (SIAF, PDT, COA) en asuntos contables, presupuestarios o tributarios.

Las funciones establecidas para la Oficina Central de Economía y Finanzas, a través del Reglamento de Organización y Funciones de la UNI, en la actualidad se hallan desfasadas, pudiéndose apreciar que:

(i) Algunas funciones no se cumplen: Como es el caso de la formulación de flujo de caja así como la gestión para la obtención de recursos financieros, las cuales no se realizan. En cuanto a las funciones de capacitación del personal, consignadas para cada una de unidades orgánicas de la OCEF, estas en la práctica tampoco se realizan.

(ii) Parcialmente cumple las funciones de: Formulación del presupuesto; sistematización de ingresos y egresos; regular, priorizar y autorizar la ejecución de los pagos y control de cuentas bancarias; organizar y actualizar el registro valorizado, estados de inventario de bienes patrimoniales mobiliario e inmobiliario, coordinar con los órganos rectores de presupuesto, contabilidad y tesorería.

(iii) Funciones que no debe corresponder al ámbito de la OCEF: Las funciones asignadas a la Unidad de Contabilidad, establecidas en Art. 90°, inciso g) del ROF de: “Conducir las acciones de registro, sistematización, inventario actualizado y control del patrimonio mobiliario e inmobiliario de la UNI; así como supervisar el plan de obras y adquisición de activos”, no deben corresponder a la OCEF, por cuanto su especialización es la gestión recursos económicos y financieros, y la función de Patrimonio supone fundamentalmente la gestión (registro, control, inventarios) de recursos físicos (muebles, inmuebles o equipos), lo cual debería formar parte del área de Logística o Abastecimientos, en razón a que su especialización funcional es precisamente la gestión y provisión de bienes; correspondiendo por tanto, a la Unidad de Contabilidad únicamente las acciones de registro contable patrimonial, más no el control físico, ni la supervisión de obras y adquisición de activos.

Para ilustrar mejor este criterio de que las funciones de gestión del patrimonio de la institución corresponden a la especialización del área logística, se tomó una muestra de 19 entidades del sector público, tanto en universidades, ministerios, gobiernos regionales y gobiernos locales. Efectivamente, en ningún caso se encuentra la gestión del patrimonio en las oficinas de economía y finanzas, sino en las de abastecimientos o logísticas.

A este hecho se añade además la incompatibilidad con lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM, “Lineamientos para la aprobación del ROF”, en el sentido que se vulnera el criterio de especialidad, conforme al cual se señala que se deben integrar en un área las funciones afines, eliminando conflictos de competencia y cualquier duplicidad de funciones entre órganos y unidades. La norma precisa que el criterio de especialidad en razón a la tarea a cumplir, significa que las tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad.

En el artículo 13º del mismo Decreto Supremo, se establecen los criterios para la asignación de funciones a los diferentes órganos o unidades en cada entidad, precisando en el literal b, que las funciones asignadas a un mismo órgano o unidad orgánica deben ser afines, compatibles y/o complementarias.

Las funciones de apoyo en una entidad están claramente diferenciadas de acuerdo a la naturaleza de los recursos que se deben proveer para el funcionamiento de la organización y la realización de las actividades, lo cual permite una distribución y asignación de funciones y competencias conforme a los criterios de especialidad, afinidad, compatibilidad o complementariedad señalados en las normas. Para tal efecto, se señalan los diferentes procesos de la gestión administrativa como área de apoyo institucional: Gestión de recursos económicos y financieros; Gestión de recursos humanos; Gestión de recursos materiales y servicios auxiliares; Gestión de recursos y sistemas informáticos y de telecomunicaciones.

Por otro lado, analizando las funciones correspondientes a los sistemas administrativos del sector público, se puede observar que los sistemas vinculados al área de economía y finanzas son los de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad; donde en ninguno de ellos se hace referencia a la gestión de bienes que conforman el patrimonio institucional.

Los aspectos de registros contables que conlleva una supervisión del inventario físico como medida de control patrimonial en la contabilidad, en ningún caso para la custodia, asignación, control de ingresos y salidas de bienes, que por su naturaleza corresponden a un área de logística, como la responsable de la provisión de bienes e insumos a las áreas de la institución para el desarrollo de sus actividades.