CAPITULO 1. SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN. PRINCIPALES CONCEPTOS Y ENFOQUES.

La globalización de los mercados, la complejidad en el desarrollo de los negocios, el desarrollo tecnológico, la rapidez en el intercambio de información y la necesidad cada vez mayor de contar con información oportuna, le concede a los Sistemas de Información una posición clave en las organizaciones, no solo para la toma de decisiones, sino también para la circulación interna de la información en los diferentes niveles de la entidad como medio de encontrar soluciones a los problemas que se presentan y como fuente de ventaja competitiva ante los frecuentes cambios del entorno.

Una nueva sociedad basada en la información, se impone sobre la práctica y la teoría. El procesamiento y recuperación de la información ocupan un lugar especial en los avances tecnológicos que se ponen a disposición, de la difusión del conocimiento.

1.1. Los Sistemas de Información (SI) y la Gestión de Información (GI)

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a definir la información como factor clave para la toma de decisiones en la organización, y su principal enfoque de convertir la información en acción. Además se ha implicado al conjunto de la organización como un todo capaz de vertebrar las necesidades de información de todos los elementos que conforman una entidad.

Luís Codina ha analizado los sistemas de información como una disciplina de interés para la investigación, de tal forma que parte de la teoría de sistemas y desde allí señala que un sistema "es un conjunto de elementos que interactúan unidos por una relación de influencia" e identifica las siguientes características: propósito del sistema, elementos del sistema o composición interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de transformación o funciones del sistema.

El proceso de Gestión de Información es concebido como sistema que vincula la información, la decisión y la acción, e involucre las cadenas de decisiones afectadas por varias redes de relaciones entre actores que poseen diferentes funciones e intereses asociados a las decisiones y los impactos de éstas.

Un sistema que gestione información; conoce, incorpora y vincula todos los tipos de datos, de todas las áreas de la organización y se relaciona con todos los procesos, desde la generación de información interna y la selección y adquisición hasta la organización de su uso.

Utiliza, recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y fuera de la entidad. Cuenta con un instrumento por excelencia que es el análisis de información, cuyo objetivo es la captación, evaluación, selección y síntesis, de contenidos de documentos, lo cual adquiere una relevancia extraordinaria ante la creciente circulación de datos e información. Su realización exitosa y eficiente genera una mejor utilización de la información disponible en aras de acelerar el proceso de acceso y utilización.

Exige, la aplicación de nuevas tecnologías de información y comunicación; sin embargo, la tecnología por sí sola no es suficiente para lograr una buena gestión de información. Son diversos los procesos que conforman los sistemas de gestión de información; ellos generan las entradas y salidas del sistema o de otros procesos relacionados; también pueden identificarse, controlarse, corregirse o actualizarse en la medida en que se producen las transformaciones del entorno y evoluciona la organización, como vía incuestionable para garantizar su calidad, eficiencia y mejora continua.