1.3. Procesos en los Sistemas de Gestión de Información

Un proceso se define como un conjunto de tareas, actividades o acciones interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas, también de materiales (productos) o información con un valor añadido.

Procesos: Conjunto de pasos o actividades entrelazadas entre sí que, partiendo de una o más entradas los transforma, generando resultados con valor añadido. En la gestión de información, predominan los procesos de organización, los cuales tienen como objetivo detectar, seleccionar, reunir, organizar, describir (analítica y sistemáticamente), almacenar, recuperar y difundir información, así como la edición de salidas en respuesta a las solicitudes de los usuarios

Entradas: Las entradas están definidas por las necesidades de la personas y constituyen las fuentes de información del sistema, procedentes de la misma organización o de fuentes externas. Pueden ser documentos, informaciones o referencias según el perfil del centro que se trate, teniendo como principio que corresponda a los intereses y metas de la organización.

Salidas: Finaliza el ciclo de vida de la información, donde se ven materializados productos o servicios de información con valor añadido a partir de los diferentes procesos que se realizan dentro del sistema de información. Pueden ser documentos generados por investigaciones, análisis y otros que entregan los diferentes servicios en diferentes formatos.

Flujo de información: Es el tránsito de la información desde las entradas, pasando por cada uno de los procesos que intervienen, estrechamente relacionados, hasta las salidas permitiéndole al usuario obtener nueva información con valor añadido.

1.3.1. Representación de los procesos.

La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es precisamente a través de un mapa de procesos, que viene a ser la representación grafica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión existente.

La agrupación de los procesos dentro del mapa permite establecer analogías entre procesos, al tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. No existe una norma específica para agrupar los procesos, sin embargo las agrupaciones a continuación representan las clasificaciones más utilizadas por todos los autores.

 Procesos estratégicos: aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección, y principalmente son de largo plazo. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a factores claves o estratégicos.

 Procesos operativos: aquellos procesos ligados directamente con la realización del producto y/o la prestación del servicio. Son los procesos de “línea”.

 Procesos de apoyo: aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.

Los procesos que intervienen en la actividad de gestionar información, confluyen en el propósito de crear vías para hacer llegar la información al usuario que la requiere, permiten captar e interrelacionar procedimientos esenciales y son partes de un proceso integrador, cíclico y sistémico único.