2.3. Descripción y análisis de sus procesos

En una institución que genera información, el valor añadido de los procesos de interacción entre los recursos de información (información-tecnología-personal) que intercambian información en el entorno organizacional es el factor que determina el nivel de eficiencia en la utilización de la información en la organización.

Así pues, la aplicación de una estrategia que tenga en cuenta la información que fluye en el entorno de la organización – sirve no sólo como medio de detección de procesos que se dan, sino también como vía de optimización de éstos. Para ello es importante determinar el valor de la información y en consecuencia analizar su pertinencia, su precisión o grado de focalización, su oportunidad, su singularidad, su puntualidad, su fiabilidad y evidentemente su aplicabilidad.

Heras define proceso como "el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, información, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) añadiendo valor".

Este acápite resume no solo los pasos secuenciales en que se realizan los procesos en el CEEC, además a través de su identificación y análisis descriptivo se obtiene como resultado, errores y procesos redundantes en las diferentes actividades relacionadas a la gestión de la información científico-técnica. Se formulan consideraciones que se deben tomar en cuenta para reconfigurarlos en función de su misión y de los resultados deseados a través de valores de referencia sobre los indicadores establecidos (es decir, los objetivos).

2.3.1. Mapa de procesos del CEEC.

La creación de un mapa de actividades que identifique la relación entre funciones, procesos y actividades, facilita el análisis de estructuras organizativas. El procedimiento consiste en determinar la secuencia de actividades siguiendo el flujo de información de una actividad a otra. Estos flujos de información representan entradas y salidas y delimitan una actividad. Una actividad no puede ser realizada eficazmente hasta que la información necesaria no es entregada de la forma adecuada y en el momento apropiado.

En el Centro de Estudios de la Economía Cubana los diversos procesos que conforman la manera de gestionar la información están distribuidos por áreas funcionales (las cuales han sido descritas con anterioridad), generando las entradas y salidas del sistema y de otros procesos interrelacionados que cruzan uno o varios límites organizativos funcionales, transitan por la organización horizontal y verticalmente e interactúan con otros procesos y con los recursos necesarios para su ejecución, impidiendo en muchas ocasiones, delimitar el responsable de los resultados del mismo.

Seguidamente, se presenta el Mapa de Procesos del CEEC, en los que se han empleado las agrupaciones definidas y donde para establecer adecuadamente las interrelaciones entre los procesos identificados y seleccionados ha sido fundamental reflexionar acerca de qué salidas produce cada proceso y hacia quién va, qué entradas necesita el proceso y de dónde vienen y qué recursos utiliza el proceso y de dónde proceden.

Es necesario destacar que la representación e información relativa a los procesos (incluyendo sus interrelaciones) no acaba con el mapa de procesos, sino que a través del análisis descriptivo se puede aportar información relativa a estas interrelaciones.

2.3.2. Descripción de procesos a través de diagramas y fichas

La descripción de las actividades de un proceso se puede llevar a cabo a través de un diagrama, donde se pueden representar estas actividades de manera gráfica e interrelacionadas entre sí. Estos diagramas facilitan la interpretación de las actividades en su conjunto, debido a que se permite una percepción visual del flujo y la secuencia de las mismas, incluyendo las entradas y salidas necesarias para el proceso y los límites del mismo.

En el CEEC se presenta la no vinculación de las actividades con los responsables de su ejecución por lo que no están recogidos en estos diagramas. Este aspecto es de máxima importancia, ya que permite reflejar, cómo se relacionan los diferentes actores que intervienen en el proceso.

También se puede encontrar que debido a la complejidad del proceso y/o a la extensión de las actividades que lo comprenden no se pueda representar gráficamente el conjunto de las mismas en un diagrama. Esta dificultad se solventa en la “descripción literaria clásica” del proceso.

La Ficha de Proceso se puede considerar como un soporte de información que pretende recabar todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, así como para la gestión del proceso .

La información que se incluye dentro de la ficha de proceso permite la identificación del propio proceso y de otra información relevante para el control documental, aparecen términos tales como la misión del proceso, el alcance del mismo, las interrelaciones a través de las entradas y salidas, los indicadores y variables de control, etc.

Al igual que en los diagramas, en el CEEC, se deben asignar como propietarios a las funciones pertinentes, las personas que puedan actuar en consecución de los objetivos definidos.