BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

PROPUESTA DE REQUERIMIENTOS PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL CENTRO DE ESTUDIOS DE LA ECONOMÍA CUBANA

Taymi Estevez Morera

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3.2.6. Proceso 6: Determinación de necesidades (y disponibilidades) de aprendizaje (DNA)

En el siguiente proceso se develan mediante la aplicación de técnicas de recopilación de datos y el valor de las variables definidas anteriormente, las necesidades de los usuarios en estudio. Por tanto, teniendo en cuenta lo visto hasta el momento, se propone el diseño de dos cuestionarios en correspondencia con los niveles de jerarquía y las variables identificadas para cada uno de ellos. (Ver Anexos 3 y 4).

3.2.7. Resultados

El resultado de la aplicación de los cuestionarios incide de manera directa en el proceso que le sigue, ya que luego de un análisis exhaustivo de los resultados obtenidos se estará en condiciones de proponer los requisitos para un sistema de información en el CEEC. Por consiguiente, el estudio de la información arrojada en los cuestionarios debe llevarse a cabo con un enfoque objetivo y sin perder de vista que las necesidades no siempre son reflejadas de manera explícita.

El cuestionario está estructurado en dos partes, la primera referida a las características socio-profesionales del encuestado, y la segunda desarrollada a través de 11 preguntas para usuarios internos (ver anexo 3), y 9 preguntas para usuarios externos (ver anexo 4), mide en qué medida los usuarios necesitan y utilizan la información, las vías a través de la cual la obtienen, así como las fuentes que emplean en la misma. Aborda, todo lo referido a cómo valora la comunicación informal en el centro, que le reporta la consulta de los resultados de otras investigaciones, así como qué acciones ellos proponen para facilitar la gestión de los recursos de información.

En el estudio se recogieron 30 muestras provenientes de ambos niveles investigados.

 Primer Nivel: 15

 Segundo Nivel: 15

Dentro de los criterios más representativos de los resultados de la aplicación del cuestionario se enumeran los siguientes:

Corresponde al mayor por ciento de encuestados con categoría Profesional a los usuarios internos del CEEC y a la categoría Estudiantes a los usuarios externos.

Las líneas de investigación que más sobresalen son:

Usuarios Internos

Usuarios Externos

En relación a los canales de comunicación disponibles para el envío de información, se evidenció una creciente tendencia a la utilización del correo electrónico como la vía idónea para la realización de esta actividad. En el siguiente gráfico se muestran los resultados obtenidos:

Los canales de comunicación teléfono y correo postal se utilizan en caso necesario y exclusivo de algunos usuarios. Del mismo modo, se hace uso del teléfono para brindar una información puntual y que requiere una determinada urgencia, siendo una vía alternativa para comunicar información.

Esta pregunta conllevó a sobre la tecnología disponible por parte de los usuarios. En este caso se pudo constatar que todos los usuarios internos del CEEC cuentan con facilidades tecnológicas para la recepción y envío de información, lo que representa un 100% del total. Y un 64% de los usuarios externos que visitan el Centro también. Esto facilita un mejor acceso de la comunidad usuaria a los servicios que se pueden brindar.

El tiempo que dispone la audiencia para consultar información es un punto cardinal que debe dominar todo profesional de la información; se debe suministrar una cantidad de información proporcional al tiempo real para consultarla y nunca pecar de exceso o deficiencia en el envío de la misma, ya que esto puede provocar un resultado adverso en nuestros usuarios. Por ello, se decidió formular la pregunta referida al tiempo que disponen nuestros usuarios, en la cual se detectaron los siguientes aspectos:

Como se puede observar, solamente un 27% de los usuarios externos correspondiente a la categoría de Estudiante refirió tener mucho tiempo para la consulta de información, por lo que ésta deberá ser puntual y concisa. Se trata de saber administrar el tiempo, consiguiendo que en el menor tiempo posible reciban la información que necesitan para la ejecución de sus actividades.

Otro dato significativo que se obtuvo del estudio de necesidades es que el 89% de usuarios solicita un alto volumen de información para poder satisfacer sus necesidades de información. Tomemos en cuenta que muchos de ellos son estudiantes en formación, que requieren para culminar su carrera adquirir una serie de conocimientos que los prepare como profesionales y otro gran grupo de profesionales, siempre involucrados en la investigación, participación en eventos o simplemente sumergidos en estudios afines con la especialidad, por lo que la información certera cobra un gran valor para ellos.

Entrando en materia de preguntas dentro del cuestionario, podemos relacionar la pregunta 1 con la pregunta 3, vemos como aspectos relevantes que los usuarios cuando lo necesitan utilizan más frecuentemente las siguientes fuentes de información:

En la pregunta 8 (cuestionario de usuarios internos), se observa que el mayor por ciento de suministro de información es hacia el Director del CEEC y otras personas, entre ellas se relacionaron:

 Publicaciones

 Periodistas

 Académicos

 Organismos e instituciones

 Consejo científico

 Estudiantes

 Aspirantes

En cuanto a la valoración de la comunicación informal en el Centro como vía para que fluya la información (pregunta 5), el 100% de los usuarios en el CEEC considera que es buena y más de un 90 % de usuarios externos la valoran de excelente.

En la pregunta 6 (cuestionario usuarios externos), vemos que mas de un 50% de los usuarios opinan que el contacto directo con los profesores e investigadores es necesario para ampliar la información, encontrarla más rápidamente y también refieren necesitar orientarse con su investigación, esta variable denota la insatisfacción de necesidades informativas.

Un sistema de información, ya sea tradicional o digital, no es nada si no tiene organizada su información. Este aspecto, ha sido investigado a través de la pregunta 7 y 10 en la cual los usuarios respondieron sobre la necesidad de organizar la información. Refirieron sobre el mal funcionamiento y la poca eficiencia en la gestión de la existente, así como insuficiente relación estrategia-conocimiento-información. Más de un 50 % considero necesaria la organización de la información.

Además se exponen los elementos que le resultan mas significativos a consultar en caso que existiera una Base de Datos. El resultado de la misma actúa como punto de inicio para la confección de los uno de los requisitos indispensables para la organización de la información.

Como se puede observar, el nombre del autor, titulo de la investigación, y línea de investigación son los datos que prefieren los usuarios cuando consultan información, tomándose como referencia también para la propuesta de requisitos del diseño.

Por último se analiza la pregunta 11 donde se les pidió a los usuarios enumeraran sugerencias para facilitar la gestión informativa de forma que el CEEC se convierta en una verdadera fuente de consulta, altamente especializada y de gran actualidad.

Resumen de acciones específicas recogidas en las encuestas para un mejoramiento de la gestión informativa:

Relativas a Servicios:

 Ubicar toda la información del CEEC en un mismo sitio.

 Automatizar toda la información.

 Promover los servicios que se brindan en el Centro.

 Notificar las nuevas adquisiciones.

 Dar a conocer con que información cuenta el CEEC.

 Catalogar y clasificar la información.

 Desarrollar colecciones

 Contar con un banco de tesis

Relativas a Recursos:

 Mantener la actualización de la información.

 Buscar alianzas con centros afines.

 Asignar personal especializado en los servicios de información.

 Ampliar los recursos tecnológicos.

 Contar con una biblioteca virtual.

 Bibliografía actualizada digital y física.

 Envío del boletín por correo electrónico.

La generalidad de los usuarios internos miembros del CEEC, sugieren en primera medida la necesidad de crear un sistema para gestionar la información facilitando así el acceso a documentos que les sean de utilidad en el desarrollo de su investigación, otra propuesta es la creación de una base de datos central o, biblioteca virtual donde estén centrados toda la información que posee el Centro y desde el cual se acceda a la información actualizada o no.


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