2.1.5 ETAPA IV. Documentación e informe final

Objetivo: Confeccionar y preparar el Informe de la Auditoría, así como de toda la documentación final requerida.

Acciones a realizar

1. Redactar el Informe Final de la Auditoría.

a) Este informe es la síntesis final del proceso de auditoría y contiene un estado de los recursos de información, de su utilización, de los flujos de información detectados y de las recomendaciones necesarias para llevar a cabo una gestión estratégica de la información en la organización. Es decir constituye una valoración de la efectividad de la gestión informacional.

b) Debe contener de forma concreta, clara y sencilla, todas las etapas cumplimentadas a lo largo de la aplicación del procedimiento y los instrumentos, con el objetivo de revertir la situación diagnosticada, con énfasis en los factores de incidencia negativa.

c) Incluirá la propuesta de recomendaciones o medidas correctivas que constituirán el Plan de Acción, el cual deberá discutirse en colectivo con todo el grupo de trabajo, y consultado con los expertos y directivos a fin de escuchar su opinión.

d) El plan deberá contener un programa detallado de implementación y verificación de las acciones propuestas.

e) El informe se redactará con un lenguaje sencillo de forma clara y concisa y contará con la siguiente estructura:

• I- Resumen: Se expondrán los aspectos informacionales más relevantes encontrados en la auditoría.

• II- Introducción: Se incluirán los objetivos previstos en la planificación de la auditoría y una breve presentación de las características de la organización.

• III- Conclusiones: Se presentarán las causas y las condiciones informacionales que incidieron en las ineficacias y deficiencias, la infraestructura de información disponible, las necesidades de recursos de información, y el uso y valoración de los mismos. Se dará el resultado final con la evaluación de las tres variables que se midieron en el proceos y del SI en general.

• IV- Anexos: En esta sección se plasmarán todos los gráficos que ilustren el uso inadecuado de la información dentro de la organización, el inventario final de recursos y el mapa de información del Hotel.

2. Presentar el informe conclusivo al Consejo de Dirección de la organización, para su aprobación.

a) Antes de la presentación del Informe Final al Consejo de Dirección, el equipo de auditoría realizará un análisis de aquellos elementos que a partir del actual ciclo de estudio efectuado deberán ser tomados en cuenta para el enriquecimiento del procedimiento propuesto.

b) Por último, se dará a conocer al Consejo de Dirección y a los miembros de la organización los resultados obtenidos y las acciones propuestas por el equipo de auditoría, así como las posibles propuestas de modificaciones al procedimiento aplicado.

c) Los resultados y recomendaciones de la auditoría de información deben darse a conocer por medio del Informe Final conclusivo, o también, a través de una presentación oral, un seminario o un taller. En el caso de las empresas hoteleras que cuenten con una Intranet corporativa los resultados deberán divulgarse a través de ésta.

2.1.6 ETAPA V. Seguimiento y control de las acciones propuestas.

Objetivo: Confeccionar un programa de seguimiento de las recomendaciones de la auditoría.

Acciones a realizar

1. Desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones y medidas de la auditoría.

a) La auditoría, como proceso continuo, requiere de planificaciones periódicas y sobre todo de un seguimiento que controle la puesta en práctica de las recomendaciones señaladas.

b) La implementación del programa de auditoría debe seguirse y revisarse a intervalos apropiados para asegurar si se han cumplido los objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. La verificación puede ser parte de una auditoría posterior.

c) El consejo de dirección dará un seguimiento de las medidas dejadas por la auditoría periódicamente y deberá incorporar la Política de Información propuesta por la Auditoría, a la filosofía de trabajo de la empresa, pues constituye una guía para el manejo futuro de la información en la organización.