1.4 Las Auditorías de Información

Las Auditorías de Información facilitan la identificación, adquisición, generación, tratamiento y uso de los recursos de información internos en correspondencia con la misión y objetivos de la organización y determinan el comportamiento de los flujos o canales por los que transita la información, a fin de detectar las posibles irregularidades que puedan existir en cuanto a su utilización o subutilización, la funcionalidad y disfuncionalidad en su generación y distribución, y como esto influye en los procesos de toma de decisión.

1.4.1 La Auditoría de Información. Definiciones

El concepto de Auditoría no es nuevo, según Neuman, (2001), “existen evidencias de que algún tipo de auditoría se practicó en tiempos remotos, pues el hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas”

En sus inicios las Auditorías se enfocaban a las áreas Económico-Contables, pero actualmente, su campo de aplicación ha trascendido hacia otras áreas operativas y funcionales de las empresas, como los Sistemas de Información, debido entre otras causas, a la creciente complejidad de las estructuras empresariales, a la dinámica de los mercados, de ahí que se realizan auditorías de información, auditorías tecnológicas, auditorías sociales, auditorías de recursos humanos, auditorías económicas y auditorías medioambientales, entre otras.

Específicamente la Auditoria de Información (AI) se aplica desde que las empresas e instituciones tomaron conciencia de que la información que adquieren, conservan, procesan y emiten, es vital para su propia actividad diaria y su proyección futura. Es la herramienta que examina la forma en que las necesidades de información y la información disponible o generada, se conectan con la misión y objetivos de la Organización, además evalúa la interrelación que existe entre los distintos parámetros sobre los que se ha de construir el sistema de información de la organización.

El concepto de AI ha sido estudiado por varios autores en el mundo desde el año 1993, a continuación se muestran algunas definiciones.

 Ellis, (1993) “Revisión de los sistemas de gestión de información existentes con el objetivo de identificar problemas y encontrar soluciones a dichos problemas”.

 Dubois (1995), “la auditoría de información tiene un papel relevante en la toma de decisiones y constituye una herramienta muy valiosa respecto a la identificación, establecimiento de costos, desarrollo y racionalización de los recursos y servicios de información”. A su vez, sostiene que: …” los resultados de la auditoría pueden ser utilizados para esclarecer en que medida la información y los servicios de información influyen en el trabajo de una organización”…, lo cual es de particular importancia para la toma de decisiones.

 Buchanan and Gibb, (1998). “Proceso para descubrir, monitorear y evaluar los flujos de información, a fin de implementar, mantener o mejorar su gestión en la organización”. Estos autores ven la AI como un método para identificar, evaluar y gerenciar los recursos de información con el propósito de explotar totalmente el potencial estratégico de información.

Precisamente esta ha sido una de las definiciones más completas encontradas en la literatura, pues presenta a la AI como un proceso lógico para identificar los recursos y los flujos de información dentro de la organización, monitorearlos y evaluarlos. Dicho proceso tiene como finalidad, ayudar a la organización en el logro de la gestión efectiva de la información y la explotación máxima de sus recursos informativos.

 Orna, (1999) refiere: “es una evaluación sistemática del uso, los recursos y el flujo de la información verificada a través de las referencias de las personas y los documentos existentes para establecer el grado en el que contribuyen con los objetivos de la organización”.

 Cornella, A. (2001) “proceso de identificación y evaluación de los recursos de información necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. Se trata de un paso previo a la determinación de una estrategia de gestión de la información. De manera muy simple: el objetivo de la auditoría de la información es asegurar que la información que circulará por el sistema es la que más conviene a la organización”.

 Bel y colaboradores, (2003) la definen como: “... cualquier auditoria que cubre la revisión y evaluación de todos los aspectos (o alguna parte) de sistemas de procesamiento automatizado de información, incluyendo los procesos relacionados no automatizados, y las interfaces con ellos”.

A juicio de la autora, una de las definiciones más acertadas es la ofrecida por los cubanos Vilaragut, Carro y Orozco, (2006), quienes la ven como un “proceso para el descubrimiento, monitoreo y evaluación de los recursos de información de una organización con vistas a instrumentar, mantener o mejorar su gestión de información”.

Otra es la de Susan Henczel en su trabajo “La auditoria de información como primer paso hacia la gestión efectiva del conocimiento: una oportunidad para el profesional de las bibliotecas especiales”, quien asume y cita, a su vez, la definición de AI de la Aslib (Asociación de Gestión de información en el Reino Unido): "Una auditoría de información es una evaluación sistemática del uso, recursos y flujos de la información con una verificación referente, tanto a las personas y a los documentos existentes, para establecer la extensión en la que ellos contribuyen a los objetivos de la organización"

Resumiendo, la AI es un paso indispensable para llevar a cabo una eficaz gestión de la información en cualquier organización, al identificar, examinar y evaluar el comportamiento de los componentes del proceso de gestión de información, como los recursos y los flujos que existen, sobre los cuales está estructurada y soportada toda la información que circula en la organización, detectando duplicidades, lagunas o desequilibrios.

Este proceso consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de la organización y uno de los pasos previos antes de su ejecución es el conocimiento de los objetivos y las prioridades de ésta, su estructura, y estilos de gestión, así como sus relaciones con el entorno. Es decir que el ámbito de la auditoría abarca la identificación del uso de la información en la organización, pero además, los recursos de información que posee y cómo tiene lugar el flujo de la misma. Para ello se deben identificar no sólo qué uso se hace de dichos recursos, sino también de qué equipamiento se dispone, quién lo tiene y el valor que aporta a la organización.