CAPITULO I: FUNDAMENTOS TEÓRICOS

1.1 Fundamentos teóricos de los Sistemas de Gestión Información

Actualmente la información ocupa un papel trascendental, no sólo como un conjunto más de datos que contribuyen a mejorar la toma de decisiones, sino como un activo estratégico que proporciona ventajas competitivas a las organizaciones que la gestionen eficientemente. Su manejo como recurso en las organizaciones que hacen uso intensivo de este, requiere de un tratamiento correcto con vistas a facilitar un mayor control y aprovechamiento en las diversas actividades que garantizarán el cumplimiento de la misión y los objetivos estratégicos de la institución.

La globalización de los mercados, el incremento de las expectativas de los clientes y el aumento de la competitividad, hacen que las empresas en general, y las hoteleras, en particular, tengan necesidad de anticiparse y adaptarse a los continuos cambios de su entorno. En este contexto, las decisiones vinculadas con aspectos tan críticos como la satisfacción y/o insatisfacción de los clientes, la tasa de consumidores o las oscilaciones de su cuota de mercado, no puedan tomarse, sin la información precisa y relevante. Ello obliga a las organizaciones hoteleras a diseñar sistemas de información (SI) integrados por personas, equipos y procedimientos, que recojan, clasifiquen, analicen, evalúen y distribuyan la información necesaria para asegurar una prestación de servicios de excelencia.

1.1.1 Sistemas de Información. Definiciones

Uno de los primeros autores en definir los SI fue Taylor (1986) al afirmar: “un sistema de información debe ser visto como un conjunto de prácticas sociales formales que contienen tres elementos: (A) Un sistema formal de procesos que agregan valor a datos. (B) Uno o más conjuntos de usuarios que establecen sus criterios para juzgar la utilidad de la información. (C) Un espacio de negociación entre sistema y usuarios, donde el sistema intenta ayudar a los usuarios en sus procesos de toma de decisiones.”

La Asociación Americana de Bibliotecarios (ALA, por sus siglas en inglés) en 1988, lo definía como: “Sistema completo diseñado para la generación, colección, organización, almacenamiento, recuperación y difusión de la información en una institución, organización u otra área institucional definida”.

Para Moreiro González (1995), “los sistemas de información se desarrollan sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización; tienen como función ofertar, regular y gestionar todo tipo de recursos informativos, para lo cual se les someten a un proceso de selección, almacenamiento, identificación, transformación, organización, tratamiento y recuperación y cada uno de los pasos interviene la tecnología”

Loudon y Loudon, (1998) plantean: “Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.”

Según Gil Pechuán (1997), “...el término Sistema de Información (SI), se tiende a asociar con una adecuada informatización de diversas funciones o procedimientos administrativos en una organización”. Y más adelante enfatiza, “...aunque una empresa informatice su contabilidad, pasando posteriormente a la gestión comercial, nóminas y almacén, esto no quiere decir que haya implantado un Sistema de Información, ya que cada aplicación independientemente, puede ofrecer un buen servicio a diferentes funciones dentro de la organización, pero es necesario la integración y coordinación de las informaciones que cada una genera por separado, para integrarlas como un todo”.

Parafraseando a este mismo autor, la autora de esta investigación considera que aunque la empresa tenga un adecuado proceso de informatización, que es la condición necesaria pero no suficiente para la construcción de un SI, este deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generadas por las distintas funciones de la organización, que garantice mejorar todos sus procesos y sirva de base para la gestión del conocimiento, y para que todos los miembros de la organización puedan aprender unos de otros.

En resumen, los SI son de vital importancia para el desarrollo exitoso de las organizaciones que cada día se enfrentan a nuevos y grandes retos como alcanzar niveles máximos de calidad y satisfacción de sus clientes, llevar una adecuada gestión de sus recursos humanos, lanzar nuevos productos al mercado y mantener y consolidar su posición. Pero para enfrentar estos desafíos, es imprescindible que posean adecuados sistemas para gerenciar y cubrir sus necesidades de información.