2.3. IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

2.3.1. Técnicas de recopilación de la Información.

Para descubrir hechos específicos, opiniones y conocer el desempeño actual del proceso académico, se han utilizado las siguientes técnicas:

a. Entrevistas

 Las entrevistas resultaron ser una buena fuente cualitativa.

 Se obtuvo la opinión del entrevistado acerca del desenvolvimiento de los procesos académicos y objetivos de la organización.

 Se recopiló información provinente del personal correspondiente, según sus actividades en el proceso académico (el detalle de las entrevistas se describen en el anexo B).

Resumen de las entrevistas

El análisis de las entrevistas indican que existen razones para llevar a cabo el presente proyecto y reunir la información suficiente para desarrollar un sistema de información que brinde soporte a la gestión académica, dicha información se resume en los siguientes requerimientos:

Académicos

 Almacenar información general de los alumnos.

 Almacenar información que presenta el alumno como requisito para su ingreso.

 Almacenar información general de los docentes.

 Almacenar información general de las especialidades que ofrece la ETSUNP.

 Almacenar y obtener reportes de los Planes de Estudio de las diferentes especialidades.

 Asignar código a las entidades identificadas: alumnos, cursos, docentes, especialidades, planes de estudio.

 Generar el código del alumno en forma automática.

 Se desea el reporte de los alumnos matriculados en un determinado semestre académico.

 Se desea consultar el listado de los alumnos inscritos por cursos en cualquier semestre académico.

 Se desea la consulta y reporte de los alumnos desaprobados en un determinado curso.

 Obtener reportes de la Programación académica en un semestre.

 Obtener reportes de la carga académica del docente en un semestre determinado.

 Registrar las evaluaciones de los cursos de una manera mas eficiente.

 Se desea consultar la evaluación del alumno al terminar el semestre académico, y reportar su respectiva boleta de notas.

 Elaborar los cuadros de mérito según la promoción de ingreso y obtener el listado de alumnos becados y semibecados, de manera rápida y eficiente.

 Se desea obtener el historial académico del alumno.

 Brindar en forma rápida y eficiente servicios académicos a los alumnos que lo soliciten.

De seguridad

 Establecer un nivel de seguridad para tener acceso al sistema, según las funciones y tareas de cada usuario.

 Se debe crear un listado de usuarios y agruparlos según sus funciones asignándoles una contraseña y un nombre de usuario.

 Establecer un número de intentos para acceder al sistema.

 El sistema debe permitir la modificación de los objetos de la base de datos, según el nivel de usuario que accede al sistema.

 El respaldo de la información es muy importante, para ello se debe considerar la realización de copias de seguridad para la Base de datos y el sistema.

 El usuario del sistema es responsable de la seguridad, manejo y confidencialidad de los datos.

 Realizar reportes y documentos impresos como respaldo a los medios magnéticos.

 Establecer Planes de Contingencia: de la Bases de datos y del sistema.

b. Revisión de Registros

 El término "Registro” se refiere a los manuales sobre las políticas, regulaciones y procedimientos de operaciones estándar que la ETSUNP mantiene.

 La revisión de los manuales proporcionó una visión sobre la forma en que la organización debe conducirse.

c. Observación

 Se observa cómo se manejan los documentos, y se conoce la forma actual de trabajo para el desarrollo de las actividades académicas.

d. Fuentes de estudio

Además se ha recurrido a las siguientes fuentes de estudio:

Sistema actual

Los procesos académicos utilizan un sistema manual, su estudio nos permite comparar las ventajas y desventajas con los sistemas mecanizados.

Fuentes internas.

Los documentos utilizados se describen a continuación:

 Documentos describen la organización de la ETSUNP:

 Manuales de métodos y procedimientos

 Organigramas

 Descripción de funciones.

 Volantes y publicidad.

 Documentos describen lo que la ETSUNP planea:

 Declaración de metas, objetivos, valores, misión y visión.

 Documentos describen lo que hace la organización:

 Reportes históricos y estadísticas.

 Archivos de Transacciones, que incluyen: matrícula del alumno, inscripción de cursos, historiales académicos, registro de notas, etc.)

 Archivos de referencia maestros, tales como: alumnos, planes de estudio, especialidades, docentes, etc.

 Ficha de Matrícula.

 Ficha de Inscripción por cursos

 Informes Académicos.

 Actas de cursos.

 Lista de Inscripción por cursos.

 Lista de la Programación Académica.

 Historiales Académicos.

 Planes de Estudio.

 Certificado de Estudios.

 Constancia de Estudios.

 Otros documentos.

Fuentes externas.

 Información de personas con experiencias sistemas similares, han sido de utilidad para el desarrollo del nuevo sistema.

 Los libros de texto, revistas entre otros referentes al tema de estudio.