1.2.2. Estudio de los Procesos Manuales - Descripción del Proceso Académico.

El Proceso Académico en la ETSUNP, se rige por el Plan Anual y plan semestral de funcionamiento elaborado por el Director, elevándolo al directorio ejecutivo para su aprobación, estos planes incluyen: la Programación Académica, el proceso de matrícula, entre otras actividades; con sus correspondientes fechas (Calendario Académico). El cumplimento de este calendario rige para los alumnos, el personal académicos y administrativo, agentes activos en las actividades académicas. A continuación se describen los procesos académicos fundamentales:

1.2.2.1. Programación Académica

Da inicio al Proceso Académico, en el cual el coordinador académico da programación a los cursos según los Planes de estudio de las diferentes especialidades. La Programación académica contiene la relación de cursos con su respectivo docente, el turno y aula.

1.2.2.2. Matrícula

La Matrícula es el proceso, en el cual el alumno formaliza su ciclo académico y da inicio a sus tareas y actividades académicas. Este proceso mediante dos modalidades:

1. Matrícula de alumnos ingresantes.-

Para realizar el proceso de Matrícula el alumno debe cumplir, entre otros requisitos, los Derecho de de Pago correspondientes.

Como parte de este proceso esta la generación del código del alumno.

Previo al proceso de Matrícula, el alumno ha rendido un examen de selección.

2. Matrícula de alumnos Regulares.-

El alumno realiza este proceso anualmente. Siendo como requisito los derecho de de pago correspondientes.

Posteriormente, se le otorga al alumno una ficha de matrícula y una ficha de inscripción de cursos.

1.2.2.3. Inscripción de cursos.

Es una actividad académica semestral realizada por el alumno, es posterior al proceso de matrícula, en el cual se registran las asignaturas a llevar por el alumno en el semestre académico.

Es el proceso más amplio, y actualmente el más laborioso por ser realizado por una sola persona: la secretaria académica, función que realiza en forma totalmente manual, con la ayuda de paquetes de oficina como la hoja de cálculo. Para la realización de este proceso, requiere la consulta de uno o varios informes académicos (tales como: planes de estudio, registros de evaluación, programación académica, etc.). Además requiere de tiempo extraordinario, para poder culminar el proceso, según indica el calendario académico.

Con la publicación de la programación, el alumno tiene la obligación de llenar la ficha de inscripción de cursos, según el plazo establecido en el Cronograma de la ETSUNP, y entregar la ficha en secretaria académica.

El proceso de Inscripción de cursos, da origen a subprocesos en el orden siguiente:

• Elaboración de listas de alumnos por cursos.-

Después de verificar las fichas de inscripción, se procede a inscribir al alumno en hojas de cálculo , que contiene los siguientes datos: el nombre de la especialidad, el ciclo académico, la promoción, el turno y el aula respectivamente

Teniendo como base esta lista, se elaboran las listas de los alumnos inscritos por curso, para ser entregado a los docentes.

• Elaboración de las Actas previas.-

Esta acta se elabora teniendo como base las listas de alumnos por curso (actualizado y depurado), entregadas de manera formal al docente.

• Elaboración de las Actas definitivas.-

Terminado el ciclo académico, se procede a elaborar las actas definitivas, otorgado respectivamente a los docentes para la respectiva calificación.

• Ingreso de notas.-

Es un proceso de vital importancia, porque a partir de este proceso se genera toda la historia e información académica para el alumno. El docente entrega las actas a secretaria académica con las evaluaciones respectivas, con éstas actas se procede al llenado y actualización de las notas promedio en un sistema manual de archivos.

• Elaboración de cuadros de merito semestral.-

Finalizado el llenado de notas en las actas definitivas, se procede a elaborar los cuadros de Merito por promoción, además se obtiene el promedio semestral para cada alumno y se elaborar el listado de alumnos con notas a cargo.

• Servicios académicos.-

Es una actividad académica consistente en emitir los resultados académicos que obran en los archivos (hojas de cálculo) de secretaria académica y que son requeridos por el alumno, entre los que se encuentran: Historial Académico, Certificado de estudios, Boleta de notas, etc. Estas actividades resultan laboriosas debido a las diversas fuentes a consultar para obtener la información requerida. A continuación se detalla la forma como se desenvuelven estas actividades.

Historial Académico.- actividad mediante el cual se obtiene la historia académica, de los cursos llevados por el alumno. Para ello se consultan las actas de dichos semestres para obtener los cursos con sus respectivos promedios semestrales y número de horas. Se realiza un resumen para obtener el promedio ponderado semestral (PPS), y finalmente obtener el promedio ponderado acumulado (PPA).

Certificado de estudios.- actividad mediante el cual se obtiene la historia académica de cursos aprobados del alumno, un resumen consistente en el número total de horas y el promedio ponderado acumulado.

Boleta de notas.- actividad mediante el cual se obtiene las evaluaciones del alumno, en un semestre académico determinado.